談企業電子檔案的歸檔管理

趙容

摘 要：隨著我國信息化社會建設水平的不斷提高，在社會生產經營活動中建立起一個科學合理的檔案管理工作體系越來越重要。在企業開展各項生產經營活動的過程中往往會產生大量的具備一定價值的數據以及資料，而對于這些數據及資料的歸檔工作十分重要，能夠有效幫助企業進行工作總結，同時為決策提供必要的信息支持。同時，隨著信息時代的帶來，電子檔案逐漸成為企業檔案管理工作中的重要對象。但是，目前由于我國企業在檔案管理工作方面建設不夠完善，導致電子檔案的歸檔管理工作還存在一定的問題，因此需要企業管理人員做好電子檔案歸檔的方法討論以及創新工作。

關鍵詞：歸檔；電子檔案；保管；利用

1 電子檔案應用主要特點

1.1 電子檔案易保存、易查找

與傳統檔案相比較電子檔案的特點是：檢索快、易儲存、易攜帶、同時滿足多人翻閱等特點。相比傳統檔案，可以通過計算機直接對電子文件進行修改，大大地提高了文秘人員的辦公效率，也大大提升了電子檔案的收發速度。

1.2 電子檔案對設備的依賴性高

脫離了網絡、計算機等電子設備，就不能傳遞電子檔案，不能查閱電子檔案。所以傳遞、查閱電子檔案必須借助于特殊的設備和相關的硬件設備才能查閱和利用。沒有相關設備和軟件支持，電子檔案就會喪失其利用價值。

1.3 電子檔案易修改、存在危險因素

電子檔案技術的快速變化和依賴特殊儲存設備等特點，也導致了電子檔案的危險因素增加，比如，存儲設備容易壞，電子檔案易修改。雖然電子檔案的出現使檔案儲存載體發生了很大變革，傳播材料走向無形化，但在網絡環境中儲存和傳遞易受到病毒感染、木馬盜取，造成信息無法查閱或被篡改等不良后果。

2 電子檔案歸檔的方法

2.1 促使檔案管理者與計算機的聯合歸檔

隨著辦公自動化、信息化、數字化進程的不斷加快，計算機系統朝著集中、統一的管理模式發展，摒棄了以往的檔案管理模式，將重心放在了工作效率的提升上。而這些目標的實現需要檔案管理工作者和信息管理工作者彼此加強交流與協作，創建統一的網絡平臺，實現電子檔案管理的統一化，使信息管理系統成為電子檔案的匯集點，然后將檔案歸檔工作交由熟練計算機技術的檔案管理者負責，以此來保證檔案管理的有效性。這里需要說明一點，任何的歸檔都必須嚴格根據檔案館的基本要求來明確具體的文件，從而產生統一的標準，為檔案管理者的歸檔、分類、整理等工作提供便捷。檔案管理者在獲取相關文件后，應及時將該文件輸入到硬盤中并保存，不可在網上進行下載，以免降低檔案數據的真實性。

2.2 構建完善的電子檔案歸檔制度

電子檔案歸檔部門實際工作中應做到以下幾點。首先，培養檔案管理工作者的互聯網意識。由于大部分檔案管理工作者從事檔案管理工作的時間較長，延用著過去的檔案管理理念，而隨著檔案信息資源的豐富化，使其勞動強度增加，這不但影響了整體的工作效率，還降低了其工作的積極性。所以，電子檔案歸檔部門有必要培養工作人員的互聯網意識，充分認識電子歸檔的重要性，從而掌握更多先進的技術，保證工作的時效性。其次，建立健全詳細的制度。一套完善的、切實可行的電子檔案歸檔制度為檔案管理工作的有序開展提供了堅實的保證，也有助于增強檔案管理工作者的工作效率，降低錯誤率。最后，將檔案歸檔制度落到實處。只有制度得到貫徹和落實，電子檔案歸檔工作才能循序漸進地進行，所以要求有關部門要采用監管機制等手段，促使檔案歸檔工作者將制度落到實處，這也是提高工作效率的前提條件，不容忽視。

3 電子檔案管理創新途徑

3.1 管理設備統一調配

為了讓檔案變得方便查閱且具有流動性，并將紙質檔案信息逐步轉化為數字化信息，這就要依靠網絡化設施的配備來實現計算機網絡部門的全覆蓋。檔案管理系統要得到充分運用：因為其功能有檔案的自動編目以及檢索、檔案自動全文存儲與檢索等相關的信息化工作流程。因此，檔案管理信息化的硬件保障要求必須使用型號和規格統一的計算機。計算機內存要滿足數字信息化所需的大容量載體。在各單位檔案數量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時面臨紙質檔案老化以及人員管理不科學造成的損壞，所以大容量的載體運用能夠有效地解決這一問題。

3.2 管理機制規范化

檔案信息化建設中，應明確相關的責任，確保網絡以及數據的安全運行，需要從實際情況出發，制定相關管理制度。檔案管理部門關鍵是要嚴格根據國家的相關政策進行制度建立，以期建立適應信息化建設的檔案管理制度。一是對檔案管理的流程以及技術進行管理和規范，建立有關檔案保管、分類、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，將工作環節和工作流程細化，確保了檔案管理的規范化和制度化。二是制定相關安全管理措施和檔案管理標準，尤其在電子文件以及電子檔案這部分，確保檔案的安全完整性。三是規范檔案管理職責，制定相應的檔案人員崗位責任制度，要求檔案管理人員認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，工作人員要有高度責任感和服務意識。

3.3 建設復合型的管理隊伍

檔案信息化建設的基礎是檔案管理人員隊伍，檔案管理人員應當是復合型人才，具備檔案管理專業知識和相應的計算機能力。所以，檔案部門一方面要加強對現有人員的職業技能培訓，通過對外學習交流、檔案專業知識和信息技術培訓等方式拓寬知識面、掌握新技術。同時，嚴格考察新增人員的業務素質和信息技術能力，盡量把有專業理論知識，掌握計算機信息技術、技能和綜合素質的人才充實到檔案隊伍。檔案部門也要舉行相關的業務培訓交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時的工作感悟，有好的經驗大家可以一起分享，并創造條件聘請專家進行上門業務指導以及座談交流會，在工作交流和經驗分享中，取長補短，提升自身的工作能力和工作效率。

4 總結

企業的電子檔案是企業經營過程中的重要資產，通過對電子檔案進行科學合理的開發利用能夠有效提高企業的經營管理水平，從而促進企業的健康持續發展。但是目前，在企業的電子檔案歸檔管理工作中，還存在一定的問題，導致企業無法完全發揮電子檔案的作用。因此，就需要企業建立科學合理的電子檔案歸檔管理體系，提高電子檔案的管理水平，實現電子檔案歸檔工作的創新。

參考文獻

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