淺談中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

張志偉

摘 要：在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展下，使中等職業(yè)學(xué)校每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越大，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，無法滿足現(xiàn)代學(xué)校發(fā)展的需求。將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，能有效提高工作質(zhì)量，保障工作效率，實現(xiàn)其應(yīng)有的效益。對此，本文對中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)進行了分析。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校；檔案管理工作；信息化建設(shè)

隨著新課改的發(fā)展，要求中等職業(yè)學(xué)校發(fā)展現(xiàn)代化教育，促使信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于教育管理工作中。尤其是對于學(xué)校檔案管理工作來說，能有效改變傳統(tǒng)管理理念的限制，發(fā)展一體化管理模式，有利于提高檔案管理人員的工作效率，降低工作量，從而提高檔案管理效果，實現(xiàn)其應(yīng)有的效益。

1 我國中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏重視程度

我國很多中等職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，過于注重培養(yǎng)學(xué)生的專業(yè)知識，往往會忽略檔案管理工作的重要性，片面的認(rèn)為只是收集數(shù)據(jù)信息。在這種情況下，使學(xué)校缺少相應(yīng)的管理措施，無法提高檔案管理質(zhì)量。另外，很多中等職業(yè)學(xué)校開始將信息化設(shè)施應(yīng)用在教育管理上，在檔案管理方面投入較少。

1.2 缺乏正確的管理理念

目前，許多中等職業(yè)學(xué)校在檔案管理工作方面配備了信息化設(shè)施，但還缺少相應(yīng)的開發(fā)力度。其信息化技術(shù)只停留在數(shù)據(jù)的收集與管理上，無法提高工作效率。另外，很多檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的影響較深，仍在使用手工管理模式，使其工作質(zhì)量、效率受到了限制。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)水平低

加強學(xué)校檔案信息化建設(shè)，不僅需要完善的信息化設(shè)施，還需要專業(yè)的信息化人才，能自主進行維護、開發(fā)、管理等多種工作。但很多管理人員的素質(zhì)水平較低，缺少專業(yè)的管理能力和信息化水平，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢[1]。

2 我國中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1 提高重視程度

很多中等職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視程度，不能正確了解其作用和意義，無法正常開展檔案管理信息化建設(shè)工作，使管理效率受到了影響。而檔案管理工作，能準(zhǔn)確的將學(xué)校的經(jīng)營數(shù)據(jù)收集起來，并進行數(shù)據(jù)管理，有利于領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校的實際發(fā)展現(xiàn)狀，從而制定正確的發(fā)展決策，對學(xué)校的發(fā)展有重要的推動作用。因此，要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)強化學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，以提高檔案管理信息化的建設(shè)水平。例如，一是，學(xué)校應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)列入年度發(fā)展計劃當(dāng)中，有利于提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度。當(dāng)進行年度總結(jié)時，可對實際發(fā)展情況進行分析，找出存在的問題，并制定相應(yīng)的解決策略，有利于提高信息化水平，從而保障學(xué)校檔案管理效率。二是，學(xué)校應(yīng)將檔案信息化建設(shè)的投入納入預(yù)算中，有利于管理人員及時更新軟硬件設(shè)施，使用先進的信息化設(shè)備，保障檔案管理工作順利進行。三是，很多中等職業(yè)學(xué)校在信息化檔案管理工作上缺少相應(yīng)的管理制度，不能對管理人員形成約束力，無法提高其工作積極性，使其工作效率受到了影響。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)制定相應(yīng)的管理措施，對檔案管理工作進行績效考核，有利于提高監(jiān)管力度，從而保障工作質(zhì)量。

2.2 轉(zhuǎn)變管理理念

現(xiàn)階段，很多檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念的影響比較嚴(yán)重，仍在使用手工管理模式，導(dǎo)致現(xiàn)有的信息化設(shè)施成了擺設(shè)，無法實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。同時，既不能提高工作人員的管理效率，也造成了嚴(yán)重的資源浪費，對學(xué)校的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。因此，要求檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理理念，發(fā)展信息化管理模式，以提高管理效率。例如，隨著現(xiàn)代教育的發(fā)展，大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校都配備了完善信息化設(shè)施，檔案管理人員可利用校園網(wǎng)絡(luò)來收集檔案信息，并根據(jù)實際需要建立網(wǎng)絡(luò)資源共享數(shù)據(jù)庫，將其與校園網(wǎng)進行對接，有利于進行查詢、檢索、管理等工作。同時，檔案管理部門應(yīng)與其他部門加強合作，可通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸數(shù)據(jù)，比如圖片、文本、視頻、音頻等多種資源，有利于提高檔案管理效率。另外，傳統(tǒng)的手工管理模式，容易出現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，使檔案的安全性受到了影響。而利用信息化技術(shù)，可設(shè)置用戶權(quán)限，能有效避免其他人隨意查詢機密資料，從而保障檔案信息的安全性。但需要注意的是，信息化系統(tǒng)容易受到病毒、黑客的攻擊，因此，還應(yīng)安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻、殺毒軟件等程序，以保障系統(tǒng)的安全性。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

第一，學(xué)校應(yīng)加大人才引進力度，提高檔案信息化人才建設(shè)水平。比如，學(xué)校可開展招聘活動，并根據(jù)實際需要來提高招聘門檻。要求應(yīng)聘人員不僅具備相應(yīng)的專業(yè)能力，還要有良好的信息化水平，以滿足現(xiàn)代化管理的需要[2]。

第二，學(xué)校應(yīng)對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓(xùn)，以強化工作人員的信息化能力，促使其高效完成檔案管理工作。對此，學(xué)校可開展內(nèi)部培訓(xùn)工作，提高管理人員信息化技術(shù)的運用能力，便于熟練操作檔案信息管理系統(tǒng)，以強化檔案管理信息化水平。

第三，學(xué)校可組織檔案管理人員去外部進修，學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)和方法，促使其與實際管理需要相結(jié)合，以開發(fā)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從而提高中等職業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)水平。

3 結(jié)束語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，使中等職業(yè)學(xué)校每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越多，給檔案管理工作帶來了很大的難度。因此，要求學(xué)校提高檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，促使工作人員轉(zhuǎn)變管理理念、創(chuàng)新管理方法，以提高工作質(zhì)量和效率，推動中等職業(yè)學(xué)校快速發(fā)展。

參考文獻

[1]賀莉莉.中等教育學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策研究[J].科技資訊，2017，15（09）：156+256.

[2]邱振嘉.中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校檔案信息化建設(shè)安全問題探討[J].人才資源開發(fā)，2015，（24）：154-155.endprint