淺析新形勢下檔案管理信息化建設問題及有效途徑

摘 要：在當前社會上各個單位發展過程中，檔案資源已經成為十分重要的資源，在單位發展過程中占據十分重要的地位，因而加強檔案管理工作也就具有十分重要的作用及意義。在現代社會發展新形勢下，為能夠使檔案管理工作得到更加理想的效果，應當注意加強檔案管理信息化建設，從而使檔案管理水平及質量得以提升，促進檔案管理進一步發展，進而保證檔案資源得以更好應用。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設；途徑

隨著現代社會不斷發展，社會上各個方面對于檔案資源也越來越重視，實施檔案管理工作對單位及部門發展也具有重要作用及意義。在當前社會不斷發展的新形勢下，對于檔案管理要求也不斷提升，因而提升檔案管理效果也就十分必要，而檔案管理信息化建設可使這一目標得以較好實現。作為檔案管理工作人員，應當對檔案管理信息化建設加強認識，并且應當通過有效途徑及策略積極實現信息化建設，進而使檔案管理效果得以更好保證。

1 新形勢下檔案管理信息化建設的必要性

首先，檔案管理信息化建設屬于現代社會發展的必然趨勢。在當前社會發展過程中，檔案管理有著越來越重要的作用；只有在檔案管理信息化得以實現的基礎上，才能夠使檔案管理增強便捷性、準確率。對于傳統檔案管理工作而言，很容易導致管理人員在實際工作過程中出現倦怠情緒，從而可能會造成文件遺漏、檢索效率低、查詢速度慢等相關情況存在；而在檔案管理信息化的基礎上，可使檔案管理質量得以提升，使工作人員勞動強度得以很大程度降低，可有效避免出現文檔存積情況出現，可使工作人員在輕松、愉悅狀態下開展工作，從而在實際工作中投入更多精力，使檔案管理工作效率能夠得以有效提升。

其次，在新形勢下檔案管理信息化建設屬于必然需求。在現代社會經濟快速發展及政治民主化進程不斷加快的新形勢下，隨著現代社會不斷發展，檔案信息用戶數量也在不斷增加，同時檔案類型也越來越復雜；在實施檔案管理工作中，人們檔案意識也不斷提升，檔案信息用戶數量也在不斷擴大，這種情況下必然用戶類型增加，而不同類型檔案用戶需要選擇不同方式實行管理，傳統檔案管理模式已經無法滿足實際需求。在檔案管理信息化建設得以實現的基礎上，可實現對不同檔案信息的更好分類管理，可依據不同檔案類型選擇不同管理模式，可從多個方面入手實現檔案高效管理，從而使檔案管理效率能夠得以提高，使檔案管理實際需求得以更好滿足，促進檔案管理工作進一步發展[1]。

2 新形勢下檔案信息化建設中存在的問題

2.1 檔案信息化建設認識不充分

就當前檔案管理實際情況而言，很多單位及部門對于檔案管理工作均未能夠充分重視，對于檔案管理工作的重要性未能夠充分認識，由于這種錯誤理念的存在導致在檔案管理信息化建設方面的資金支持及政策支持也就比較缺乏，在實際管理工作過程中也就會有資金不足問題出現。然而，由于在資金方面缺乏投入，很多檔案管理部門未能夠對老舊設備及時進行更換，這對檔案管理信息化建設的實現必然會造成影響。同時，由于缺乏資金投入，相關工作人員的工資待遇也就比較低，導致相關專業人才流失情況比較嚴重，最終對檔案管理信息化建設的實現造成阻礙，因而對檔案管理工作缺乏重視已經成為影響檔案管理信息化得以較好實現的重要因素。

2.2 檔案信息化管理水平比較差

在當前社會不斷發展的新形勢下，大部分的單位及部門內雖然已經開始實行檔案管理信息化建設，然而其信息化程度相對而言仍舊比較低，導致檔案管理信息化水平比較差。就當前檔案管理信息化建設實際情況而言，相關工作人員雖然對檔案信息在相關電子存儲設備中進行錄入，然而并未能夠依據實際情況變化對相關信息內容實行及時有效更新，導致很多檔案信息資源仍處于原始狀態。由于這種情況的存在，很多檔案信息并未能夠真實反映，這對檔案管理工作質量及效率必然會產生不良影響，從而影響檔案管理信息化建設的較好實現。比如，某單位檔案管理部門內部的相關檔案資源仍處于2016年之前相關信息，對于近兩年有關檔案信息未能夠及時錄入，并且以往所發生的一些檔案信息變化，并未能夠及時更新，從而影響了檔案管理信息化管理水平。

2.3 檔案信息化專業知識比較差

對于檔案管理信息化建設而言，其屬于現代社會信息技術發展及應用的具體體現，同時也是社會發展的一種必然趨勢。在檔案管理信息化建設新形勢下，要求相關工作人員需要具備較全面檔案管理知識，并且要掌握相關現代化信息技術，在此基礎上才能夠使自身素質及能力得以提升，才能夠為檔案管理信息化建設的較好實現提供人才支持。然而，面對新形勢下檔案管理信息化建設實際情況而言，當前大部分檔案管理部門工作人員檔案信息化建設專業知識均比較差，對于現代化檔案管理知識及相關信息技術并未能夠較好掌握及應用，在實際工作過程中仍選擇傳統管理方式，導致檔案管理質量較差，并且對檔案管理信息化建設的較好實現十分不利。依據長汀檔案部門的調查發現，在當前檔案管理部門內部，高級專業人員數量比較少，所占比例仍舊低于10%，而普通專業人員比例大約為30%，其他管理工作人員均為非專業人員，因而現代化檔案管理工作人員嚴重缺乏，影響檔案管理信息化建設效果及發展[1-2]。

3 新形勢下檔案管理信息化建設有效途徑

3.1 轉變檔案管理工作理念

在當前檔案管理工作過程中，為能夠使檔案管理信息化建設得以較好實現，十分重要的一個方面就是應當轉變檔案管理工作理念，對檔案管理信息化建設加強重視。在當前社會發展的新形勢下，檔案管理信息化建設的實現已經成為必要需求及要求，在檔案管理實際工作過程中，為能夠使這一目標得以較好實現，檔案管理部門及領導均應當對檔案管理信息化的重要性加強認識，在此基礎上才能夠為檔案管理信息化的更好實現奠定理想的基礎。所以，在檔案管理工作實際開展過程中，應當對檔案管理信息化建設加強宣傳教育，使相關工作人員均應當對檔案管理信息化建設加強重視，從而使所有工作人員均應當積極投入檔案管理工作中，同時在對檔案管理信息化建設加強重視的基礎上，也能夠在檔案管理信息化建設中加強政策、資金支持，從而使檔案管理信息化建設能夠更好實現相關設備的更新和維護，進而保證檔案管理信息化建設更好實現。endprint

3.2 提升檔案管理信息化水平

在檔案管理信息化建設過程中，還應當進一步提升檔案管理信息化水平，在此基礎上才能夠保證檔案管理信息化得以更好實現。在實際檔案管理工作過程中，檔案管理部門及工作人員應當積極探索新形勢下檔案管理工作信息化及現代化建設的發展途徑，不但要對檔案管理信息化相關基礎設施加大建設力度，并且對于電子檔案應當實施科學化及規范化管理，對于檔案信息數據庫應當加大建設力度，積極促進檔案數字化進程發展，同時應當積極開展檔案信息網上查詢等相關信息化服務，建立并健全信息化檔案管理標準體系及相關安全保障體系，在檔案管理網絡及信息化得以實現的基礎上，為檔案的使用獲取更大收益。另外，還應當建立檔案信息網站，并且使網站與單位內部互聯網及局域網相連接，從而使檔案信息共享交流能夠得以較好實現，使檔案信息資源利用范圍能夠得以進一步擴展，使傳統封閉服務能夠轉變成為開放服務，從而使檔案信息化水平能夠得以有效提升，進而促使檔案信息化建設能夠得以提升實現，促進檔案管理工作更好發展。

3.3 加強檔案管理工作隊伍建設

在檔案管理信息化建設工程中，除對以上兩個方面加強重視，還應當注意加強檔案管理工作隊伍建設，提升檔案管理工作人員素質及能力，從而為檔案管理信息化建設提供更好人才支持。在檔案管理工作過程中，單位及檔案管理部門應當對檔案工作人員加強教育培訓，從而使檔案工作人員能夠全面掌握新形勢下檔案管理信息化建設技術，使其能夠運用檔案管理信息化技術開展好檔案管理工作，使檔案管理工作信息化水平得以提升。另外，還應加強檔案工作人員在職業道德素養方面的培訓、教育，使其職業道德水平能夠得以提升，保證能夠更加積極投入檔案管理工作過程中，這對檔案管理信息化建設的較好實現十分有利[2-3]。

4 結語

在新形勢下檔案管理工作過程中，檔案管理信息化建設已經成為必然要求及必然趨勢，因而積極實現檔案管理信息化建設也就十分必要。在當前檔案管理信息化建設過程中，檔案工作人員應當積極探索有效途徑及策略，積極實現檔案管理信息化建設，從而使檔案管理信息化建設水平及質量得以提升，促進其更好發展。

參考文獻

[1]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創新思路探析[J].辦公室業務，2016，（24）：79.

[2]楊旭.論新形勢下檔案管理的信息化建設與實踐[J].通訊世界，2016，（21）：212-213.

[3]寧寧，徐秀英，李兆丹.新形勢下事業單位檔案管理的信息化建設[J].辦公室業務，2016，（07）：46.

作者簡介

鐘斌輝（1977-），男，漢族，福建省長汀縣，本科，館員（檔案）研究方向：檔案管理。endprint