機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化管理

王燕

[摘 要]機(jī)關(guān)檔案是對(duì)機(jī)關(guān)人事資料、成長(zhǎng)歷程中的榮譽(yù)和事件的有效記錄，是管理層決策的重要依據(jù)，管理得當(dāng)能為領(lǐng)導(dǎo)層決策增添客觀性因素，同時(shí)能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)其他部門(mén)開(kāi)展工作提供很好的輔助作用，因此做好機(jī)關(guān)檔案管理工作，對(duì)機(jī)關(guān)發(fā)展具有重要的意義。本文就機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作展開(kāi)論述，重點(diǎn)對(duì)現(xiàn)代化和信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)論述，并提出幾點(diǎn)建議性措施，希望對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作起到一定的促進(jìn)作用，供廣大機(jī)關(guān)工作人員參閱。

[關(guān)鍵詞]機(jī)關(guān)檔案；現(xiàn)代化；信息化；管理措施

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.109

[中圖分類(lèi)號(hào)]D630；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）22-0-02

1 機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的意義

機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，通過(guò)運(yùn)用科學(xué)的管理模式和技術(shù)方法，能夠充分發(fā)揮檔案工作者的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，打破傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案信息管理的模式，最終實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理。此外，在管理模式、手段以及硬件設(shè)備等達(dá)到一定現(xiàn)代化程度的基礎(chǔ)上（綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效整合，完成檔案信息的存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳遞、快速檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)以及初步的智能管理等），機(jī)關(guān)單位對(duì)所有的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一的整理、共享，有利于為社會(huì)提供全方位的信息服務(wù)，并將傳統(tǒng)檔案信息資料的復(fù)雜、繁瑣的運(yùn)行機(jī)制轉(zhuǎn)變成為方便、快捷的方式，極大程度地提高了機(jī)關(guān)單位的管理水平和工作效率。因此，機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作，能夠有效節(jié)約資源，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位的高效化、規(guī)范化發(fā)展。

2 機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)過(guò)程中面臨的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)現(xiàn)代化和信息化認(rèn)識(shí)的觀念陳舊，重視程度不夠

在機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層的取向?qū)τ跈C(jī)關(guān)內(nèi)各項(xiàng)發(fā)展有重要影響，有時(shí)候甚至是決定性的，得到領(lǐng)導(dǎo)的重視就會(huì)有充足的資源，對(duì)其建設(shè)和發(fā)展都有重要的意義。目前，在機(jī)關(guān)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視程度明顯不足，具體表現(xiàn)就是資金投入不足，遲遲不能落實(shí)一些硬件設(shè)施的建設(shè)工作。此外，一些領(lǐng)導(dǎo)階層的觀念陳舊，對(duì)新事物有抵觸和排斥心理，甚至認(rèn)為進(jìn)行檔案資料的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)會(huì)出現(xiàn)檔案資料的泄露風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏“大刀闊斧”性的突破和建設(shè)決策。

2.2 機(jī)關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)工作欠缺

機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，要為后續(xù)的信息化建設(shè)工作做好準(zhǔn)備，但就目前機(jī)關(guān)檔案管理發(fā)展的狀況來(lái)看，不論是在現(xiàn)代化建設(shè)方面（主要體現(xiàn)在硬件配套設(shè)施方面）還是在信息化建設(shè)方面（主要體現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案資料網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面），都不夠規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。具體來(lái)說(shuō)，首先，硬件配套設(shè)施、管理模式和技術(shù)方面在不同的機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)中存在明顯的差異性，導(dǎo)致在實(shí)施資源的共享環(huán)節(jié)中，出現(xiàn)嚴(yán)重脫節(jié)。其次，檔案信息資料的收集和整理也存在顯著的差異性，這些都成為了機(jī)關(guān)檔案資料管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作的桎梏。最后，由于檔案資料在傳輸和共享的過(guò)程中出現(xiàn)各種阻礙因素，導(dǎo)致檔案資料信息的有效整合失去意義，造成檔案資料信息存在大量重復(fù)，甚至有些已經(jīng)廢棄（對(duì)原檔案資料進(jìn)行了更新），但由于資源共享存在問(wèn)題，舊的檔案資料仍未得到及時(shí)更新，造成在調(diào)閱檔案資料過(guò)程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤（以舊當(dāng)新），甚至作出錯(cuò)誤的信息判斷。

2.3 在檔案管理的人員隊(duì)伍建設(shè)方面存在著欠缺

新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案信息管理工作，和傳統(tǒng)意義上的資料文件的收集和整理存在著很大的區(qū)別，它已經(jīng)作為一項(xiàng)獨(dú)立的工作職能部門(mén)而存在。檔案管理人員需要具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還要會(huì)操作一些現(xiàn)代化的管理工具。

目前，在機(jī)關(guān)檔案管理工作崗位上任職的人員多是一些瀕臨退休，或是從其他部門(mén)“無(wú)奈”調(diào)到檔案管理部門(mén)，說(shuō)管理人員隊(duì)伍為“老弱病殘”都不為過(guò)。這部分人大多都沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的或是相關(guān)的管理知識(shí)和技能，大多只能從事一些資料和文件的收集和整理工作，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案資料信息的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)可以說(shuō)是“毫無(wú)價(jià)值”。檔案管理人員素質(zhì)低是導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案資料管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢的重要因素。

3 機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)措施

3.1 針對(duì)觀念意識(shí)和重視程度不足等問(wèn)題采取的有效措施

“意識(shí)決定行為”，機(jī)關(guān)單位要想轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)人員尤其是機(jī)關(guān)高層管理人員的意識(shí)，并非一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，需要進(jìn)行統(tǒng)籌安排，逐步轉(zhuǎn)變這些人員的意識(shí)。首先，機(jī)關(guān)單位要對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行全面宣傳，引起機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理工作的足夠重視，然后領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，帶動(dòng)全員重視檔案管理工。其次，機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對(duì)從事檔案管理工作的人員的意識(shí)教育，促進(jìn)其全身心投入檔案管理工作中去，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極探索切實(shí)可行的檔案管理現(xiàn)代化模式，創(chuàng)造性地開(kāi)展各項(xiàng)工作，推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

3.2 針對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)水平問(wèn)題采取的有效措施

“一切行為都是人的行為”，檔案管理人員是檔案管理工作的主體，是檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的關(guān)鍵。機(jī)關(guān)單位可以從兩個(gè)方面提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，首先，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并制定相關(guān)的考核制度，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理人員提高自身綜合素質(zhì)水平；其次，機(jī)關(guān)單位要積極的引進(jìn)具有專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和技術(shù)的人才，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作的全面開(kāi)展。

3.3 針對(duì)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問(wèn)題采取的有效措施

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，機(jī)關(guān)單位要為檔案管理工作的順利、有序開(kāi)展提供一定的制度保證。一方面要規(guī)范機(jī)關(guān)檔案資料管理的流程，對(duì)每一項(xiàng)具體的操作環(huán)節(jié)都安排專(zhuān)人來(lái)完成，另一方面要制定相應(yīng)的崗位責(zé)任制度，從客觀上保證檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。endprint

3.4 其他建議性措施

首先，機(jī)關(guān)單位要將機(jī)關(guān)檔案資料管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作提上日程，將其作為一項(xiàng)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)來(lái)執(zhí)行，才能保證現(xiàn)代化和信息化建設(shè)工作的貫徹落實(shí)。其次，機(jī)關(guān)單位要投入一定的資金。俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之炊”，說(shuō)的就是這個(gè)道理，沒(méi)有一定的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)保證，任何建設(shè)工作都是“紙上談兵”。再次，機(jī)關(guān)單位要開(kāi)放，不能采取“閉關(guān)鎖國(guó)”式的建設(shè)方法。最后，機(jī)關(guān)單位要積學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和管理方法，取其精華，舍其糟粕，最終成就自己。

4 結(jié) 語(yǔ)

機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有積極投身到建設(shè)工作中去，才能最大程度上發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性功能，才能更好地為社會(huì)、為人民服務(wù)。

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