淺談人事檔案管理

牛賡　慈健　張君

[摘要]人事檔案是記載個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)等多項內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要依據(jù)。因此，加強人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平都是現(xiàn)在至關(guān)重要的問題。

[關(guān)鍵詞]人事檔案 重要性 普遍問題 對策研究

目前人事檔案工作在單位中似乎成為“排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的一個工作部分，但是干部人事檔案卻又充當著重要而不可替代的作用，所以我們應該對人事檔案高度重視，使其發(fā)揮最大作用，保證每本檔案都是一本合格的檔案。所謂“合格”，包括形式上的規(guī)范有序以及內(nèi)容上的真實完整。現(xiàn)就人事檔案工作中存在的問題及一點思考作出以下分析。

一、人事檔案的概念和特征

王法雄先生把人事檔案簡單的定義為“凡記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的檔案，就是人事檔案。”隨著人事檔案載體種類的多樣化，朱玉媛將人事檔案的概念豐富為“在組織人事管理活動中形成，并經(jīng)組織審查或認可的，記錄、反映人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等原貌，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案，它是國家檔案的重要組成部分。”

人事檔案具有現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、專門性、集合性、機密性、認可性等特征。

二、人事檔案的重要性

人事檔案是選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)，也是編寫人物傳記、進行歷史研究的寶貴資料，更是人力資源開發(fā)的重要信息來源。同時，與職稱申報、職務定級、政審、戶口等問題緊密相連，養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)保險等國家推行的福利政策也與人事檔案息息相關(guān)。

三、人事檔案管理中存在的普遍問題

1、缺乏完善的法律體系支撐

我國的檔案工作，除了《憲法》和《檔案法》，我國目前沒有制定專門的《個人信息法》，個人信息在收集和利用的過程中容易發(fā)生各種糾紛；更重要的是缺少個人信息權(quán)力、隱私權(quán)方面的法律法規(guī)，這使得我們在探討人力資源檔案開放式管理模式時，缺少有效的法律依據(jù)，同時也為權(quán)限的設置形成了難題。

（1）個人信息權(quán)缺乏保障

“個人信息”是指所有能識別出個人或者同個人相關(guān)信息相結(jié)合的信息。“個人信息權(quán)”則是指個人在信息資料收集、處理和利用過程中本人對其信息資料所享有的排他性的支配權(quán)或控制權(quán)，包括個人信息決定權(quán)、個人信息保密權(quán)、個人信息查詢權(quán)、個人信息更正權(quán)、個人信息封鎖權(quán)和個人信息刪除權(quán)。而人事檔案所記載的信息正是關(guān)于個人的信息，在缺少《個人信息法》的情況下，個人的知情權(quán)、更正權(quán)和監(jiān)督權(quán)都難以保證，這也是即使人事檔案實行封閉式管理仍有很多問題，但卻一直未能從法律上解決。

（2）檔案所有權(quán)的歸屬界定困難

根據(jù)《物權(quán)法》規(guī)定，“所有權(quán)”解釋為所有人對自己的不動產(chǎn)或者動產(chǎn)，依照法律法規(guī)享有占有、使用、收益和處分的權(quán)利。而檔案的占有權(quán)主要是指檔案的保管權(quán)；檔案的使用權(quán)是指檔案的利用權(quán)，分為對檔案的閱覽、復制和摘錄；收益權(quán)是指通過對檔案的利用或處分而獲得效益的權(quán)利；處分權(quán)是指對檔案進行公布、開放、銷毀的權(quán)利，非國家所有檔案的處分權(quán)還包括出賣、轉(zhuǎn)讓、贈與的權(quán)利。一直以來，我國都未對人事檔案的所有權(quán)歸屬作出明確的規(guī)定，導致了人才服務機構(gòu)就保管人事檔案服務高額收費，部分單位為了限制員工離開本單位隨意扣留其人事檔案，“棄檔族”等事件頻頻發(fā)生。

2、管理體制不夠科學和完善

（1）管理體制上的多頭管理

我國目前的人事檔案管理體制中存在著嚴重的分散性，縣級以下機構(gòu)的人事檔案歸多頭管理，隸屬混亂，參加主管的部門有組織、人事、勞動等部門，兼管的部門還有教育、醫(yī)療衛(wèi)生等部門；高校人事檔案大多實行分散管理，有關(guān)材料分別存放于組織部、人事部、辦公室、科研處、學生處等部門。多頭管理造成的后果包括“棄檔”、“死檔”數(shù)量不斷增多；不利于對其進行標準化和現(xiàn)代化管理；易造成職責不清，互相推諉扯皮的現(xiàn)象；不利于查找，人為地破壞了檔案間的有機聯(lián)系；不符合效益原則，造成人力、物力和財力的浪費。

（2）檔案部門的管理缺位

檔案部門的管理缺位是指人事檔案管理與檔案業(yè)務指導機構(gòu)關(guān)系疏遠，出于分離狀態(tài)。這種現(xiàn)象會造成一些不利的后果。比如，會使得人事檔案工作缺乏長期的監(jiān)督機制，使得人事檔案工作的統(tǒng)一性、規(guī)范性和真實性都無法得到保證。同時不利于分散檔案的規(guī)范化管理。而且檔案部門的缺位使得《人事檔案保管期限表》至今仍未制定。這些都會使得檔案管理不夠規(guī)范，不夠嚴謹。

3、管理觀念及管理手段相對落后

無論是干部檔案管理還是人事檔案管理仍舊停留在檔案管理和提供依據(jù)上，并沒有真正樹立圍繞人事改革的各項政策進行人事檔案的建設，對人事檔案管理改革的建議也總是將干部檔案盒流動人員檔案分開討論，而且管理理念上還存在著封閉性的問題，過度強調(diào)政治性，而忽視服務性。

目前，全國還有不少人事檔案管理部門還處于手工填寫、拆裝的重復無效勞動中，缺乏基本的管理設備與手段。大部分企事業(yè)單位的人事管理還僅限于紙面管理，較好的單位也僅采用了電子數(shù)據(jù)庫管理，而沒有涉及到聲像管理。但是隨著社會的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的記錄職工所有經(jīng)歷和資料，建立聲像檔案必將是一種趨勢。

4、人事檔案管理隊伍問題

人事檔案管理隊伍中長期存在著人員編制不足、隊伍不穩(wěn)定和管理人員素質(zhì)問題。目前大部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員都是兼職，主要精力都放在其他工作上，而只是一個擁有檔案室鑰匙的保管員，并沒有使得檔案得到真正管理。同時人事檔案管理人員學歷和專業(yè)素質(zhì)偏低，其中受過檔案專業(yè)教育的也很少，具有高級職稱的人數(shù)也是寥寥無幾。所以，這些都是檔案管理中需要提高的部分。endprint

四、解決人事檔案問題的對策研究

1、加強檔案的法制化

（1）人事檔案的歸屬問題

目前有三種關(guān)于檔案歸屬問題的說法，第一是“國家所有說”，把人事檔案定位為“是國家檔案的重要組成部分”，《檔案學詞典》中將人事檔案解釋為公務檔案中的一種，排除了人事檔案作為私人檔案的可能性，因而認定其是歸國家所有的。第二是“本人所有說”，認為“個人信息本人是個人信息的來源，為保護其在個人信息上承載的人格利益，對個人信息理應享有支配和控制的權(quán)利”。第三是“用人單位所有說”，即根據(jù)用人單位性質(zhì)不同，國有性質(zhì)的單位，人事檔案歸國家所有；非國有性質(zhì)的單位其檔案歸單位所有。

檔案所有權(quán)的界定關(guān)系到檔案管理機構(gòu)的選擇，關(guān)系到所有人和非所有權(quán)的權(quán)利分配，關(guān)系到人力資源檔案工作的科學性和合理性，所以必須對人力資源檔案所有權(quán)的歸屬加以明確。

（2）加大對檔案法規(guī)的宣傳力度

提高廣大人民的檔案法制意識，要加大對《檔案法》的宣傳力度，通過宣傳教育，進一步增強公民的法制觀念，提高政治覺悟，認清制假危害。我們要樹立這樣一種觀念：不管是什么情況，不管其職務高低，要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應的檔案制度，并認真貫徹執(zhí)行，才能有效的避免虛假檔案的產(chǎn)生。

2、加強規(guī)章制度建設，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。并且應順應時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3、各級領(lǐng)導從思想和行動上要重視人事檔案

組織人事部門和有關(guān)單位相關(guān)領(lǐng)導要從思想上認識到人事檔案的重要性，真正把干部檔案工作作為組織人事工作的一項重要基礎(chǔ)工作，列入議事日程，定期聽取人事檔案工作的匯報，提出要求，具體指導，杜絕人事檔案管理工作中出現(xiàn)的種種問題。要安裝檔案的相關(guān)規(guī)定，及時給檔案管理部門配備必要的基礎(chǔ)設施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門開展工作。同時也可以通過制定相應的機制來提高檔案工作人員的積極性。

4、變革管理方式，加快人事檔案信息化建設

所謂“信息化”，就是要求把原先的紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，使整個人事檔案工作實行數(shù)字化操作，數(shù)字化管理。所謂“網(wǎng)絡化”，就是利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)，使人事檔案的信息“活”起來、“動”起來，在一定范圍內(nèi)傳播起來。人事檔案信息化進程中的關(guān)鍵就是人的因素，所以加強復合型人才的培養(yǎng)和引進至關(guān)重要。

5、檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)

檔案工作人員是檔案工作的主體，提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學文化素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。要不斷加強職業(yè)道德修養(yǎng)，來增強自己的使命感和責任感，通過責任心的加強，提高檔案管理的服務質(zhì)量和服務水平。

五、小結(jié)

綜上，人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、晉升、薪酬、福利等多項內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工三齡一歷的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要依據(jù)。因此，加強人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備、提高人事檔案管理水平都是解決人事檔案工作現(xiàn)有問題的很好方法，這樣不僅使得每一本檔案都變成一本合格的人事檔案，又能讓這些合格的檔案發(fā)揮出其最大作用，企業(yè)們又何樂而不為呢？endprint