醫院人事檔案管理的局限性及改進策略

胡恒

摘 要：醫院人事檔案利用率偏低，要使靜態的數據在動態的醫院發展中發揮作用，是人事檔案管理者的責任，既往的醫院人事檔案管理尚未發揮應有的作用，急需改進。

關鍵詞：醫院人事檔案；管理；改進

1 現階段醫院人事檔案管理存在的問題

1.1 工作人員管理意識較為淡薄。醫院管理者特別是人力資源管理者對人事檔案管理的認識較為消極是醫院人事檔案管理中最為常見和突出的問題。大多數醫院的人事部門弱化對人事檔案的定位，片面認為干部人事檔案僅僅是人力資源管理中的日常工作，檔案管理人員兼職者居多，未將人事檔案管理和選用人才、人才整合、人才開發和培養及員工動態績效考核有機結合起來。

1.2 人事檔案管理制度不健全。我國早在上世紀末就已出臺了人事檔案管理規則、保管制度等一系列規章制度，對檔案管理的環境和硬件設施都有嚴格的規定，但很多醫院降低了人事檔案管理標準和配置。常見的情況有人事檔案管理無獨立的保密場所、溫度濕度不達標，從業人員兼職或不符合上崗資質，保密制度不健全或形同虛設。

1.3 人事檔案管理業務滯后。大多數醫院人事檔案管理工作手段較為落后，主要體現在人事檔案的收集、歸檔、整理和分類保管方面，絕大多數醫院對人事檔案管理尚停留在紙質的管理層面，純手工管理過程也常存在差錯。如職稱晉升或個人業務資質考試等，人事檔案利用過程中不及時歸檔而造成材料遺失、缺項、錯放、漏放等。

1.4 人事檔案的數據和利用不足。人事檔案具有全面性、現實性，準確了解醫院工作人員的成長經歷，使之為醫院人力資源提供基礎數據，在培養人才和搭建梯隊及動態績效考核等方面提供翔實準確的信息。而目前大部分醫院在選人、用人等關鍵環節往往忽視了人事檔案的重要價值，利用工作僅僅限于職稱晉升、提供證明等事務性工作。

2 提高醫院人事檔案管理水平的建議

2.1 提高人事檔案管理人員的思想水平和業務水準。人事檔案管理應嚴格按照《檔案法》《人事檔案管理制度》《干部檔案工作條例》等法律法規要求執業。人事檔案管理人員應不斷加強學習和實踐能力的培養，單位要建立對從業人員定期檢查考核制度。提高對人事檔案的收集、歸檔、整理等業務水平。

2.2 加強人事檔案的收集力度和材料鑒定。人事檔案管理部門應協同醫院加強對醫院人事檔案工作的重視，增強及時移交檔案材料的宣教力度，并強化與人事檔案材料形成部門的溝通與聯系。同時，及時做好檔案材料的收集工作，確保人事檔案內容的真實、可靠，為人力檔案信息資源的開發做好扎實的基礎工作。

2.3 細化檔案分類，提高人事檔案的利用率。組織部門已于2014年頒布了新的人事檔案標準，新標準在原分類的基礎上對四類、九類等類目進行了細化和微調，并對檔案用紙規格進行了規范，人事檔案管理人員應按照規則對人事檔案逐份逐項進行整改，以確保人事檔案的準確性和權威性。

2.4 創新人事檔案的管理模式，以適應國家醫療改革的新趨向。建立人事檔案數據庫，加強人事檔案信息化管理，為國家新一輪醫療改革制度的順利推行提供信息服務，醫院人事檔案應由原來的靜態管理逐漸向醫院人力資源管理和績效考核動態化管理模式轉變。今年的醫療改革新動向是推動全民健康和有效整合利用醫療資源，調動和充分發揮各級醫院人力資源的作用。2016年實現執業醫師的多點執業使得醫療人力資源得以充分運用，今年河南《關于開展公立醫院薪酬制度改革試點工作的指導意見》的頒布，促使醫院人事檔案工作與時俱進，探索建立新的行之有效的績效考核管理辦法，以適應新的分配制度。這就要求醫院人事檔案管理工作要積極創新管理方式和方法，對檔案進行信息化管理，建立醫院人力資源數據庫，充分發揮信息系統的存儲、檢索、查閱、掃描、印制等功能的便捷性，提高醫院人事檔案的制作與利用率。

參考文獻：

[1]褚麗娜.人事檔案管理體會[J].蘭臺世界， 2013（10）.

[2]吳小蕓.淺析醫院人事檔案管理現狀與對策[J].中醫藥管理雜志，2012（6）.

[3]王鸝.高校人事檔案信息化思考[J].經濟師，2011（6）.

（作者單位：駐馬店市中醫院人事科 來稿日期：2017-08-18）endprint