基于“互聯網+”的企業檔案管理創新實踐

文/中冶南方工程技術有限公司 彭森

基于“互聯網+”的企業檔案管理創新實踐

文/中冶南方工程技術有限公司 彭森

本文探討了“互聯網+”背景下檔案管理理念、組織模式和技術應用的改變，對基于“互聯網+”理念的企業檔案管理案例進行分析，指出“互聯網+”背景下企業檔案管理應以用戶需求為最終目標，重構檔案館管理服務價值鏈，打造“互聯網+檔案管理”平臺的新理念和新模式，為企業檔案管理提供有效的創新路徑。

互聯網+；檔案管理；管理創新

企業檔案信息資源對企業決策和管理起著非常重要的作用，為企業管理活動服務是檔案開發與利用的根本出發點。當前的“互聯網+”成為了檔案館領域新的發展模式，將推動檔案館服務理念、信息技術和服務模式的轉變。“互聯網+檔案”是以一種互聯網思維介入到檔案工作中，促進檔案思維的轉化，是對社會記憶的生產與傳承模式進行重新的構建。“互聯網+”時代要構建“雙眾”循環開發圈，實施大眾參與檔案數據管理、檔案創意定制服務。要從建立檔案工作平臺、提高檔案工作人員的綜合素質和提供標準化的檔案工作三個方面構建檔案工作的服務模式。

一、“互聯網+”對檔案管理的改變

“互聯網+”的核心理念是互聯網思維。“互聯網+”與檔案管理更多的是“互聯網+”對檔案管理思維、服務模式和基礎架構的融合與創新。實際工作中，“互聯網+”背景下檔案信息資源建設和科技檔案管理進行創新，將“互聯網+”應用到實際的檔案管理業務范圍中，取得了較好的示范效果作用。

“互聯網+”理念下的檔案管理要求從互聯網角度變革思維與理念，強調以數字化、網絡化形式，實現用戶的普遍獲取并借助新的媒體為用戶提供方便快捷的服務，運用網絡化實現綜合服務創新，建立多元化、知識化的服務模式。

“互聯網+”理念對檔案管理組織模式的影響則是依靠互聯網技術重新鍛造業務結構、關系結構和文化結構等價值鏈，將企業檔案管理與企業公眾化、個性化需求相結合，構建協同融合、智慧互聯的新的管理與服務模式，從而提升企業檔案管理的文化價值功能。

“互聯網+”為企業檔案管理帶來了新的信息技術，進一步推動了數字檔案、智慧檔案館、大數據知識服務平臺的發展，利用互聯網的信息技術開展管理與服務，能夠構建一個“開放、平等、協作、分享”的多主體的企業檔案管理平臺。

二、“互聯網+”檔案管理創新實踐

中冶南方工程技術有限公司（簡稱“中冶南方”）是集雄厚的專業技術實力、工程實施能力和資源整合能力于一體的綜合型工程公司。企業檔案管理利用“互聯網+”技術對企業范圍內歸檔的各種分散的檔案信息進行整合，并努力創新檔案管理服務。

一是“+互聯網”。公司檔案館在企業信息化建設基礎上，在網絡、軟硬件和接口等方面全面提升了檔案管理信息化基礎設施水平，并開發建立了統一的檔案管理信息平臺——文檔和設計過程管理平臺。該平臺融合了原有各類檔案業務分散的管理系統，實現文檔業務流程和管理的全方位、全過程的管理，能夠最大限度發掘公司內部檔案的信息與資源價值，為企業生產經營管理服務。

二是管理服務價值鏈的重構。中冶南方利用互聯網信息技術打造了全過程的檔案管理服務體系，使檔案業務從傳統文檔的收集、整理、保管、利用階段提升到文檔產生、流通和交互的源頭開始檔案管理，實現文檔與檔案替換；檔案管理與企業各個部門及用戶的關系不再是歸檔與提供利用的關系，而是全過程的指導、文檔整合與提供利用服務的關系，搭建了雙向通道的文檔平臺。

三是形成大檔案、大資源的發展路徑。即利用“互聯網+”技術豐富檔案資源，拓展檔案工作主體和資源類型，建立資源共建共享機制和平臺。在組織體系上，檔案館組織體系呈現向組織分散轉變的趨勢，對公司研發、設計、業務建設等成果文件，總承包項目現場檔案等都專門設立了組織體系；在人才配備與培養上，年輕檔案管理人員都是具備檔案學、信息管理方面的專業碩士水平，能夠很好地接受互聯網思維創新，并能夠為企業用戶提供檔案信息咨詢和綜合服務等。

三、結論

“互聯網+”背景下的企業檔案管理要積極導入“互聯網+”思維，改變企業檔案管理與服務發展觀念，利用互聯網技術打造智慧檔案館、開放的大數據知識服務檔案館；同時，要關注用戶需求的變化，重構管理服務價值鏈，不斷提升高端咨詢+綜合服務能力，創新管理服務新模式，最終形成“互聯網+檔案管理”新模式。

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