淺談人事檔案管理工作中存在問題及對策

文/四川內江市不動產登記中心 鄒麗

淺談人事檔案管理工作中存在問題及對策

文/四川內江市不動產登記中心 鄒麗

人事檔案是以個人為載體，是單位人事部門對個人管理的重要憑證，是單位開展各種工作的基礎。本文通過自已在工作中的不斷摸索，發現管理中存在的一些問題，提出一些改進的對策，為人事檔案管理工作提供借鑒。

人事檔案管理；問題；對策

人事檔案是以個人為載體，通過各種真實的文字、表格及其他形式的歷史資料，記錄個人從讀書到參加工作的一段人生的軌跡和從事社會活動的文件，是單位人事部門對個人管理的重要憑證，是全面考察了解個人的一個重要依據，是單位開展各種工作的基礎，對單位考察和識別優秀人才、加強規范化隊伍建設起到重要作用。

筆者今年5月份調入辦公室人事科工作，正式開展對人事檔案的管理。通過一段時間的人事檔案管理工作，深深體會到人事檔案管理的重要性，同時發現管理中存在的一些問題，通過自已在工作中的不斷摸索，提出一些改進的對策，以期為人事檔案管理工作提供借鑒。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理人員業務水平不熟。由于單位合并機構調整，原有的人事檔案管理人員崗位變動快，接任的管理人員沒有經過專業系統的檔案知識的培訓，對于人事檔案管理的重要性、檔案工作的細則和工作要求不能充分了解，出現一些問題：首先，在人事檔案管理中，歸檔材料內容收集不及時，材料收集不完整，不能真實反映每個人的具體情況。其次，在檔案的歸檔、整理、裝訂中也存在材料裝漏裝錯的情況，嚴重影響了檔案的管理水平。

（二）檔案室硬件設備配備簡陋。檔案室的一些必要的硬件設施配備不全，防火、防潮、防盜的手段相當落后，在遇到突發情況時，往往不能快速有效地解決問題。同時在對檔案材料的檢索調閱時仍然采用人工操作，速度慢，出錯的幾率高，同時因為反復調閱紙質的檔案，給檔案安全管理帶來不便。

（三）人事檔案管理的信息化程度不高。當前，快速發展的科學技術讓計算機被普遍運用到多個領域，特別是在現代化辦公中，更是起到至關重要的作用。但是在人事檔案管理上，我們發現并沒有充分挖掘與發揮出一些先進的技術手段，可以說人事檔案管理中還沒有充分運用起計算機技術，如此便大大影響了人事管理效率，導致資源浪費的情況出現。

二、人事檔案管理工作中存在問題的改進措施

（一）提高人事檔案管理人員的業務水平。首先，單位領導應重視人事檔案管理工作，這是提高人事檔案管理的必備條件。同時完善人事檔案管理的各項規章制度，做到依法制檔是保證檔案工作健康的重要手段。其次，在人事管理人員的選擇上必須做到選擇有強烈的責任心、認真學習肯干踏實的，對他們進行定期業務知識的培訓學習，使其掌握新的知識和檔案管理的技術。并通過政治思想教育使管理人員意識到檔案管理工作的重要性，使其在思想上認識到自身工作的價值和意義。

（二）更新檔案室硬件設備。針對于檔案室硬件設備配備簡陋、管理手段落后問題，首先，應該以防為主，建立人事檔案安全檢查制度，積極爭取領導的重視，發現問題和隱患及時報告。配備高質量的檔案柜，對于防火應做到檔案室不準有明火，并配套消防器材，管理人員應做到熟練掌握，做到責任到人，措施到位。檔案室密集架不得直接接地，配備除濕機，以防檔案潮濕。其次，根據需要，檔案管理應配備計算機、掃描儀、數碼相機等現代化的設備，將檔案管理實行計算機管理，逐步減少手工的操作，以減輕管理人員的勞動強度提高工作質量和工作效率。同時對于人事檔案的文字、圖片等進行數據轉換，逐步從手工過渡到信息化操作，逐步發展成為網絡中資源共享。

（三）加強人事檔案信息化管理。檔案是一項有效的信息資源，要想讓檔案的價值在信息社會中得到充分體現，就必須將現代化管理手段充分利用起來。當前，信息飛速發展對檔案管理工作可以說帶來了機遇和挑戰，筆者認為，若在處理和管理利用檔案信息時發揮出計算機的作用，方可實現信息化的檔案數據處理，讓信息傳遞與信息利用的范圍、速度等均邁入一個新的時期。具體可從以下三點入手：

1.加強檔案管理中計算機的應用，建立人事信息庫，方便隨時隨地對所有干部職工的歷史和現狀資料進行查詢，將準確的數據提供給人事部門。

2.對各種人才信息數據庫予以建立健全，將平時的儲存管理落到實處。創新意識是信息化管理所具備的，檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案技術，還需對人事教育管理、計算機技能等充分了解，讓人事檔案工作更好地服務于單位發展。

3.建立收集歸檔聯系制度，對新的人事管理數據全面收集，對檔案材料內容不斷充實。檔案管理人員在平時的工作中應對職工學習新知識、新技能的情況做到隨時掌握，并在第一時間將其補入檔案中，這是開展信息化管理工作最先需要完成的。

三、結語

人事檔案管理工作是我國人事管理制度的重要組成部分，它對于每個人的一生都有重要憑證價值和參考價值。隨著社會的不斷進步，人事檔案的管理將進入信息化時代，而作為以人為載體的人事檔案有了更加廣闊的發展空間。我們只有與時俱進，加快發展，對人事檔案的管理不僅從制度上進行更新，更要從思想觀念上進行更新，只有這樣人事檔案的前景才能走得更遠更好。

[1]于建平.淺談人事檔案管理中存在的問題及對策[J].前沿,2013(03):131+145.

[2]連美琴.淺談人事檔案管理中存在的問題及對策[J].河套大學學報,2012(01):96-98.