談談旅游景區文書檔案管理工作的要點

文/九寨溝風景名勝區管理局 劉敏

談談旅游景區文書檔案管理工作的要點

文/九寨溝風景名勝區管理局 劉敏

文書檔案管理工作在保證旅游景區管理工作的正常運行、促進景區可持續發展中發揮著重要的作用。本文從做好旅游景區文書檔案管理工作的意義出發，詳細分析文書檔案的收集、整理、保管幾個工作要點，旨在保證文書檔案管理的質量，提高工作效果，為景區發展略盡綿力。

文書檔案管理；旅游景區；管理要點

一、 做好旅游景區文書檔案管理工作的意義

旅游景區事業活動的發展進程，有著其特有的規律及過程，呈現出連貫性、延續性的特征，而文書檔案管理工作系統地保存了景區管理工作全過程的資料，涵蓋了景區事業活動的發展歷史、管理活動、社會活動等諸多內容，是旅游景區管理部門的基本數據，為旅游景區管理工作得以正常運行提供重要保證，其管理工作質量直接影響到景區管理部門資料保持的完整性，關系到景區檔案資料的處理質量。旅游景區文書檔案管理工作應從實際情況出發，從基礎做起，做好文書檔案的收集、整理、保管等各項工作，穩扎穩打，在保證文書檔案管理質量的同時，進一步提高工作的效率，為旅游景區的持續發展提供有力保證。

二 、旅游景區文書檔案管理工作的幾個要點

（一）文書檔案的收集。文書檔案的收集是開展文書檔案管理工作的基礎及重要前提，收集工作開展的質量及成效直接關系到文書檔案管理的質量。隨著景區的不斷發展，各類資料、文件的數量和種類的不斷增多，文書檔案的收集工作日益繁重，加之當前現代化信息技術被廣泛應用，文檔的保持格式更為多樣，進一步加大了文書檔案的收集工作。在開展旅游景區文書檔案收集工作之時，應充分把握景區管理工作的重點及發展方向，準確定位文書檔案收集的主題，并從多方因素全面考慮，使文書檔案的收集真正服務于景區發展大計劃、戰略目標全局發展。針對當前日益豐富的文書檔案資料，管理人員可采取多樣化的收集辦法，諸如集中收集、日常收集、專題收集、追蹤收集等，增強文書檔案收集的效果。根據需要定期對特定時間段內形成的文件材料開展全方位、全過程的收集，在日常工作中養成隨時收集處理文件材料的習慣，采取專題的形式，系統、完整地收集專題文檔材料，針對某一重要問題，以追蹤的形式收集文書檔案，綜合運用多種收集辦法，能提高文書檔案收集的全面性、系統性，拓展旅游景區文書檔案管理的深度及廣度，提高文書檔案資源的利用率，為旅游景區管理單位提供服務。

（二）文書檔案的規范整理。文書檔案的規范整理是一項漫長細致、枯燥乏味的工作，需要工作人員本著服務于景區發展的思想，對工作傾注較大的熱情及耐心，循序漸進有效開展。一是要將文書檔案進行分類排序，可采用時序分類法、組織機構分類法、問題分類法三種方法對旅游景區的文書檔案進行分類。時序分類法，顧名思義，就是根據文檔形成的年度、準確時間予以歸納分類，明確標注文書檔案資料的形成時間，以保證分類的質量及效率，組織機構分類法以文檔處理的組織結構為基準，分別設置相應的文書檔案類目，問題分類法則是根據文書檔案資料內容所反映的問題及事由，將其劃分為不同的類別。二是編目加工，對已分類好的文件材料進行類號、順序號和頁號的編寫工作，并根據材料順序、類別順序編制相應目錄、頁碼，并在文件的右上部位加印檔案號章，填入檔案號碼、年份、組織代號、問題代號等內容，其中檔案號碼尤為重要，需要根據分類、保管時間，依照低級向高級的順序進行填寫，對文書檔案進行合理有序的編目，能有效提供文書檔案管理工作的效率。通過對文書檔案進行復制、裁剪、折疊、裱糊、縫紉等一系列加工過程，使之更有利于裝訂。文書檔案的裝訂同樣是規范整理工作的重要環節，具體是將檔案目錄放置在卷首，卷內的材料排序要與目錄相符，并將左邊和下邊對齊，在左側打孔裝訂。對于普通文件，可以遵照一份文件裝訂一次的原則，也可將一些文書的請示、批復合并裝訂成一份分揀，對于頁數過多的材料，可以酌情分成兩件或多件。裝訂是為了便于保存并閱讀使用，需做到齊整、結實、美觀、完整。

（三）文書檔案的保管。文書檔案保管工作的目的在于保護文書檔案的安全性及完整性，捍衛文書檔案的真實性，最大限度地延長其利用時間，這對保管條件、保管制度、安全措施提出了一定的要求。不同載體的文書檔案，對保管的條件要求也有所差異，紙質文書檔案的保管需調節好溫度、濕度，做好防光、防污染、防蟲工作，而諸如照片、膠卷、底片、錄影帶等感光材料和磁性材料的保管，則要做好密封，防光防磁，且還需控制好溫度、濕度，加強檢查，防止損壞。對于光盤材料，也應在控制好溫度、濕度的同時，保持光盤的清潔，避免損壞。文書檔案的出入、交接需進行登記，適時簽收等一系列嚴格的手續，對檔案的利用行為方式應予以規范，規避不良文書檔案管理行為的發生。為便于更好地管理，在利用檔案時，應注意維護原有的檔案順序，盡可能不隨意打亂，當需要利用到大量文書檔案時，可分多次進行使用。為保障文書檔案的安全及有效利用，管理人員還應做好檔案利用的指導監督工作，及時發現并糾正利用過程中的不當行為，使文書檔案時刻處于保護之中。為順應時代需要，旅游景區文書檔案管理工作還應充分應用現代化檔案管理技術，輔助文書檔案文件的保管工作，以延遲文書檔案保存期限，提高利用效果。

[1]徐召宏.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[A].西部發展論壇—中國船舶工業行業協會鑄鍛分會會議論文集,2016.

[2]梁明淺.談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務,2016.