論現階段企業檔案安全風險隱患的防范

文/兗礦魯南化工有限公司 劉曉丹

論現階段企業檔案安全風險隱患的防范

文/兗礦魯南化工有限公司 劉曉丹

加強檔案安全工作的重要性和緊迫性是做好檔案工作的前提。在當前檔案安全形勢依然嚴峻的情況下要從嚴依法監管，要形成治理切實有效、預防控制完備可靠、保障健全有力的檔案安全體系，有效防范和控制各項檔案安全的發生。

法律執行；政策安全；實體信息管理；保密利用風險

檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據，檔案安全工作是檔案工作的底線，直接關系到檔案工作的可持續發展和檔案作用的有效發揮。企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，是企業各項工作和活動的真實記錄，是企業資產的憑證依據和重要組成部分。但是其數據易丟失，加之黑客、病毒等諸多不確定因素的存在，都給檔案的安全保管帶來了很大的隱患和巨大的威脅。企業是一個國家經濟運行的重要實體，也是政府信息資源形成的重要主體。企業在經營管理活動中形成的各種經濟信息，都會成為國家公共經濟信息的重要組成部分。

一、法律政策執行風險治理

（一）形成統一領導、分級管理的格局。要認真學習并積極維護《中華人民共和國檔案法》，要堅持現行檔案法律、政策確定的“統一領導、分級管理”的檔案管理體制。近期國家檔案局印發了《關于進一步加強檔案安全工作的意見》的通知，并明確指出做好檔案安全工作是推動檔案事業科學發展的前提，是健全檔案工作“三個體系”、構建國家基礎性戰略資源的重要保證。按照“統一領導、分級管理”的管理體制和工作機制，要明確檔案管理部門誰分管，誰主抓，迅速啟動檔案安全風險隱患排查治理工作。

（二）堅持依法治檔，運用法治思維和法治方式。加強對檔案工作的監督指導，建立健全檔案工作基層組織網絡，形成部門聯合，專項跟進、程序合法、量罰適當、查辦及時的檔案行政執法機制。確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，這就要求檔案工作人員要熟知檔案法律法規，結合本企業工作實際編研建立健全檔案管理制度，并在實際工作中不斷完善，對檔案的形成、收集、整理起到監管效應。同時要進一步梳理權責清單，加大檔案歸檔執行力度，規范依法治檔工作。同時本公司內部可以開展形式多樣、豐富多彩的檔案法治教育活動，讓大家認知檔案，實現檔案工作由管理型向法理型轉變。

二、健全制度，保障資源安全

（一）建立健全檔案管理制度。年度要組織相關人員召開檔案管理討論會議，制定檔案工作發展規劃和年度計劃。明確工作責任指定崗位責任制，為防止檔案管理工作出現漏洞，要規范檔案歸檔、整理、統計、保管、利用、借閱、鑒定銷毀、保密及庫房管理制度等一系列檔案工作規章制度，同時積極修訂《檔案室安全生產責任制》《檔案管理應急預案》《庫房消防管理制度》《庫房安全管理制度》等規章制度，使檔案工作有章可循。對于檔案管理人員而言，保密意識不夠，責任感薄弱，都會對檔案管理的安全帶來不良的效果，所以健全信息安全制度尤為重要。

（二）保障資源的安全風險的措施。應根據本企業檔案歸檔實際，按照有關法規的要求，本著收集歸檔時“應收盡收”“應歸盡歸”，移交接收時“應交盡交”“應接盡接”的原則，合理進行文件材料的收集歸檔和劃定檔案保管期限，不斷優化檔案接收范圍，制定適合本企業的歸檔范圍，重點對《檔案（重點項目）利用登記表》《文件材料登記表》《實物交接登記表》《重大活動（項目）登記表》等文件交接清單的登記，避免因接收制度不健全和制度執行不到位造成檔案資源的安全風險，并從源頭上保障檔案資源的安全。檔案文件的完整性、真實性、可利用性關鍵都在于一線工作人員對檔案來源的具體寫照，因此我們要提升檔案工作中的責任意識，在具體的檔案工作中嚴格規范自己，絕不因為工作中的疏忽造成檔案收集的混亂。

三、檔案實體管理和信息風險治理

（一）檔案實體管理風險治理。要改善檔案保管條件，推進檔案館的建設尤其是庫房容量問題，對于那些選址條件差、庫房容量小，不符合檔案保管條件、設計不合理的，要積極整改。同時加大監管審查力度，對于綜合性檔案庫房放置了科技檔案、文書檔案、財務檔案等各門類檔案的庫房要滿足年度歸檔、項目竣工的需求，并做好預留后續檔案的歸檔容置。

在辦公條件配備上實現辦公室、閱覽室及檔案庫房三分開的原則，在硬件設施配備上庫房實行密集架整合管理，有效節約了資源空間，做到科技檔案、文書檔案、會計檔案、電子檔案的分類管理，并配備了消防器材、遮光窗簾、溫濕度測試儀、空調機、去濕機、消毒滅菌機等設備設施。檔案庫房執行《日巡檢登記制度》，定期巡查和安全專項檢查結合。每年度移交的檔案都應嚴格履行交接手續，在檔案利用的過程中嚴格執行《檔案借閱管理規定》，并盡量減少檔案原件的出庫，對于借閱的數量、檔號、事由、時間、經辦人等都進行了認真的登記，并在檔案資料入庫時予以清點確認。

（二）信息風險治理。檔案管理的最終目的是便于檢索、追溯。我們要建立標準，檔案管理信息系統的加入使其在整理資料的過程中同步使用，而不拘于一定的管理者，便可方便查找上架的各類檔案，共享數據得到了提高，同時也是數字檔案工程網絡環境下，檔案信息資源的一種整體處理模式。

但是由于檔案載體的多樣性，檔案的保護技術需要更多的專業知識，對檔案管理軟件的應用需要更多的技術維護要求，同時要保障檔案信息系統安全保護和信息保護，對查閱者做出只讀目錄供其參考，在應用數據加密的基礎上，運用故障應急方案和多種預防性技術，定期對數據維護、備份。

四、檔案保密、開放與利用風險治理

（一）檔案保密的風險治理。保守國家機密是每位公民的義務，更是檔案工作人員的神圣職責。檔案工作人員要具備較高的政治素質和業務素質，才能以較強的責任心、事業心和高度的安全意識去做好檔案保密工作。檔案工作者通過對《檔案法》《保密法》等有關國家保密法律條文及相關知識的學習，多渠道、全方位地學習、宣傳檔案保密工作。因此檔案工作管理人員要有高度的事業心、嫻熟的業務素質、豐富的職業素養、較高的理論水平和綜合能力，熟悉檔案法規，熟悉所保管的檔案內容，才能在工作中不斷創新服務理念。

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（二）檔案利用服務風險治理。檔案機構擔負著對檔案進行收集、整理、保管、鑒定、編研、提供利用等職責，對企業承擔著傳承歷史、記錄歷史、服務員工的重任，是實現檔案工作價值的主要方式，但是我們在充分利用檔案的同時，在公司運作、發展、創效中發揮的作用，做的遠遠不夠，主要體現在利用檔案的意識薄弱和檔案機構服務意識薄弱，要解決這個問題，需通過法律來明確。只有這樣才能提高檔案館的服務意識，使人們易于通過檔案館（室）獲取所需的檔案信息，激發人們的檔案利用意識。嚴格按照《檔案保密制度》規定對涉密檔案信息系統、涉密載體進行保管利用，涉及公司知識產權的檔案按照《知識產權檔案管理制度》執行。

五、結語

維護檔案的安全是檔案管理的基本要求。我們將本著對歷史負責、對企業負責的態度，切實加強各個環節的管理。從檔案行政管理到檔案實體管理，從制度建設責任分解，從傳統檔案到新型檔案，從檔案接收到管理、到開發利用，每個環節、每個人都要明確對檔案安全所承擔的責任，采取切實有效的防范措施，并實施必要的監督檢查，確保檔案的保管萬無一失。

[1]譚必勇.電子政務環境下政府信息資源的形成及采集研究[J].檔案學通訊,2011(6):17.

[2]曹宇,孫沁.《加拿大圖書檔案館法》講述及其對我國《檔案法》建設修改的啟示[J].檔案學通訊,2011(01):42.