檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用

文/哈爾濱航運學校 賈茹

檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用

文/哈爾濱航運學校 賈茹

基礎管理工作作為檔案管理體系的關鍵，能夠在基礎環節實現數據信息處理的標準化，保證數據記錄、檢索的準確性，提高數據庫的使用效率，是實現現代檔案管理的重要方法。

標準化；檢索效率；人員素質

一、當前階段檔案管理基礎性工作的重要作用

檔案的基礎性管理工作是有效提升管理效率、加強管理工作專業性、實現現代化管理的重要前提。檔案基礎管理工作的意義主要體現在以下幾方面：

（一）對檔案工作進行標準化管理。檔案工作的基礎性管理可以有效提升管理體系的標準化，加強各環節的工作效率。現代化檔案管理的標準化程度是對檔案管理水平進行評價的重要參考，其中，基礎性的管理工作主要包括對文字、照片等數據進行分類、歸檔、記錄。通過基礎工作對無用檔案進行管理，核實模糊的數據，剔除無用數據，并將檔案資料在全面分析的基礎上系統進行整合、分類，提升檔案管理流程的規范化程度，從而加強管理體系的運行效率，是當前階段檔案管理單位實現現代化管理的重要前提。明確的數據歸檔能夠在保證檔案處理、記錄完整性的同時，加快檔案數據的查找效率，完善檔案體系的建設。基礎性的檔案管理工作是決定檔案管理標準化的根本要素。

（二）保證數據記錄、檢索的準確性。對復雜、龐大的數據進行系統性處理、記錄，將其輸入到檔案管理的系統中，并進行有效的歸類是檔案管理基礎性工作的重要內容，也是提升數據信息檢索效率的基礎。對數據進行檢索主要是通過網絡信息系統對關鍵詞進行搜索，檢索到相關信息。現代化信息技術的廣泛應用使得檔案管理系統中逐步將過去的紙質數據信息錄入模式轉化為電子化數據輸入模式，將信息以電子數據的模式存儲在信息庫中，方便對信息的調用。而對數據進行有效檢索的基礎是準確信息錄入、合理的歸類管理，一旦這些基礎環節的某一部分出現問題，極有可能降低檔案檢索的準確性，影響檔案系統的運行。

（三）可以有效加強重點環節的管理效率。檔案管理按照不同的錄入、處理、歸檔、檢索等工作的類型不同，劃分為不同的管理體系，信息管理的輕重緩急程度也有所不同。通過基礎性管理工作將信息的重要程度進行劃分，對較為重要、期限緊張的檔案優先進行處理，對不重要的數據信息在后期進行加工，能夠有效提升信息的利用率。與此同時，在檔案管理系統中對數據庫中的檢索功能進行優化升級，提高重要信息的顯示位置，將其置于檢索結果的前端，能夠有效提升數據使用的效率，使得檔案信息的查找更加精確。

二、現代檔案管理工作中面臨的挑戰

做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率的基本前提，為了更好地促進企業的管理基礎工作的正常運行，我們必須要加大力度做好檔案管理基礎工作，從而促進檔案管理領域的全面發展。

（一）對檔案管理基礎工作不夠重視。檔案信息里包含著單位員工的日常表現、平日功績及處罰等重要資料，對企業和員工來說都是至關重要的。各企業相關工作人員自然應當加強對檔案信息的基礎管理，負責任地對待每一份檔案，盡力避免檔案信息丟失等問題。

（二）檔案管理的不合理分類。一個企業的員工成百上千，企業需要管理的檔案信息自然也數不勝數，這就要求工作人員必須要提高檔案管理的效率。正確的分類存檔會大大提高檔案管理基礎工作的效率、為企業檔案的后期整理分類工作節省了大量的時間。

（三）檔案管理人員素質不高。隨著科技的發展，檔案管理對其工作人員的素質要求越來越高。各單位對檔案管理人員的選擇也存在著矛盾，年輕的檔案管理人員缺乏檔案管理工作經驗，年齡大的檔案管理人員對先進的管理知識不夠了解。如果單位檔案管理人員年齡整體偏高，久而久之，單位的檔案信息就達不到現代檔案管理的規范水平。

三、提升檔案管理基礎性工作效率的重要策略

（一）加強管理人員對檔案管理基礎性工作的重視程度。檔案的基礎性管理工作主要是對檔案信息進行管理，而信息數據檔案管理體系運行的基礎。為實現現代化的檔案管理，相關單位應提升管理人員對基礎性工作的重視程度，引進先進的檔案管理技術，實現對信息處理基礎環節的全方位管理。與此同時，職員應將對基礎工作的重要認知落實到實踐環節，做好日常工作，保證數據收集、處理的準確性、完整性。

（二）提升員工的專業水平與職業素養。檔案基礎管理員工的專業化水平是實現現代化檔案管理的基礎，然而，由于當前階段檔案管理的專業型人才儲備不足，管理工作的結構不合理，影響了基礎管理工作的順利開展。為此檔案管理單位應合理改善工作結構，適當引入年輕的管理人員，提升管理階層的活力；為工作人員提供短期培訓項目，提升員工的專業化信息檔案管理水平等。

（三）加強檔案信息管理系統的優化升級。數字信息的快速發展，電子化的檔案管理模式逐步被更廣泛地適用于基礎管理領域。信息化系統需要根據現代化技術的發展與管理的實際需求不斷進行優化升級，才能保證基礎管理工作的高效、準確。完善檔案的管理系統，首先應對數據的檢索功能進行強化，對檢索信息進行科學的羅列。其次，應加強分類功能的建設，按照不同的標準對基礎數據進行詳細的歸類，提升信息檔案的利用率。

四、結語

針對當前階段基礎管理工作中存在的問題，相關單位應提升管理階層的專業化技能水平，加強對先進管理技術的引進，以期為檔案管理行業的健康、穩定發展提供充足的保障。

[1]王霞,董輝.如何提高檔案管理的工作水平加強領導重視,強化自身建設[J].新教育時代電子雜志(教師版),2015(23).

[2]宋雨薇.基層民政檔案管理中的問題與對策——以吉林省靖宇縣為例[J].中國民政,2015(21).