以工匠精神雕琢檔案
——關于對檔案利用服務工作的幾點思考

文/廣東體育職業技術學院 劉媛

以工匠精神雕琢檔案
——關于對檔案利用服務工作的幾點思考

文/廣東體育職業技術學院 劉媛

建立檔案的目的是為了利用，不僅是為了收藏。檔案的收集、鑒定、整理、保管、利用、編研等任何環節都要一絲不茍。在這些環節中，檔案利用服務工作是重中之重。在當今新形勢下，檔案工作者應如何秉持工匠精神去雕琢檔案呢？本文將就此作以下幾點思考。

檔案利用；服務理念；檔案外借

根據國家檔案局頒布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定，第四章檔案的利用，第二十二條《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄。建立檔案的目的是為了利用，不僅是為了收藏。檔案的利用由此引出兩個不同的概念：一個是利用檔案，另一個是檔案利用服務工作。利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案；檔案利用服務工作是指檔案館（室）為滿足利用需要向利用者提供檔案材料，也就是為利用者服務的工作。《說文》里記載：“匠，木工也。”今天作為文字的“匠”，早已從木工的本義演變為心思巧妙、技術精湛、造詣高深的代名詞。它褒揚匠人對產品精雕細琢、精益求精的理念,點贊其鉆研技能、打造品牌、堅守信仰的精神和態度。所謂“工匠精神”，就是指作為一名工匠，要有良好的敬業精神，不斷雕琢自己的產品，不斷改進自己的工藝，對每件產品、每道工序都要凝神聚力、精益求精，“即使做一顆螺絲釘也要做到最好”。在雕琢檔案過程中，需要做到四個要點，如樹立服務理念，圍繞利用需求，注重檔案外借，堅持求真務實。

一、樹立服務理念

服務是檔案工作的生命線。目前，檔案利用服務是指被動服務，提供未經加工的檔案信息，對利用者需要的檔案材料不了解，存在一定的缺陷。

在工匠精神下，檔案工作者要樹立服務理念，根據利用者對檔案材料的需求，要求檔案服務改變服務理念和方式，由被動服務向主動服務轉變，主動了解檔案形成過程，對檔案信息進行挖掘，有針對性地提供知識服務。

二、圍繞利用需求

圍繞利用者對檔案材料的需求，要求檔案信息深度挖掘，主動進行知識服務，信息快速準確傳遞。目前檔案部門傳統檔案信息加工為編研和展覽等，如學院大事記、學院成果等，偏重重現歷史，信息挖掘深度較為有限，已無法滿足需求。

在工匠精神下，檔案工作者要圍繞利用需求，自覺地將滿足利用者需求作為各環節工作的出發點，無論是收集、整理、保管、利用，還是編研工作都要圍繞利用者需求進行創新和重構。其次, 檔案的使用價值取決于檔案信息資源的開展規模和程度。一份檔案文件價值如何，在于它對國家和社會有多大的利用價值，也就是體現在人們對它的開發利用程度上。

三、注重檔案外借

檔案部門是保管和利用檔案的中心，它所保存的檔案成分復雜、內容多樣，利用者不可能詳盡了解。利用者為查閱檔案而來，能否及時查到他們所需要的檔案，是衡量檔案部門服務質量的重要標志。在工匠精神下，檔案工作者要注重檔案外借，檔案外借是檔案利用的輔助手段，利用者在辦理一定的批準和借閱手續后，可以將檔案借出館（室）外閱看，但外借檔案應有相應的規章制度。

首先，檔案外借必須履行嚴格的批準手續和登記手續，本單位部門必須填寫借閱單。外單位還應持有單位介紹信，寫明借閱人身份、借閱目的、借閱范圍和借閱期限等，經主管檔案領導批準后方能借出。

其次，檔案借出后，應做好外借管理：時間限制，應堅持越短越好原則，一般不超過一個星期；借出時登記手續必須清楚。案卷的標題、卷號、份數、借閱用途、借期，都必須一一登記，借閱人必須簽字；必須填寫代卷卡，要在被借閱案卷的位置上，設置醒目的代卷卡，卡上標明借閱卷號、日期、借閱部門姓名，以便檢查和催還；必須向借閱部門和借閱人提出要求，維護被借閱檔案的完整與安全，不得損壞丟失。

最后，檔案歸還時，檔案工作者要認真清點和仔細檢查文件狀況，并及時登記歸還日期，才能把好檔案安全關。

四、堅持求真務實

檔案使用中難以避免加速檔案的老化和磨損，為了方便利用者重復使用檔案材料，提高原始文件使用壽命，應將原始文件制作檔案復制本，檔案復制是檔案使用過程中有效保護檔案原件的最好管理辦法。檔案復制本的優點：擴大了檔案的服務面，利用者可以長期、重復使用，保護了檔案原件，延長了檔案的使用壽命，擴大了檔案工作的社會影響，提高了利用效率。但檔案復制本也有它的局限性，利用者看不到檔案原件，對這些憑證，往往覺得真實感不足。

在工匠精神下，檔案工作者要堅持求真務實，指的是復制本必須和檔案原件仔細核對，避免出現錯處，影響利用者的使用，并在復制本目錄備注檔案原件來源，以方便利用者查閱使用。

檔案利用服務工作是整個檔案工作的中心環節，獲得有關檔案管理的反饋信息，能夠比較客觀地發現和了解檔案工作各環節的工作質量。如收集的檔案是否齊全、整理是否科學、鑒定是否準確、檢索工具是否適用、保管是否安全等。從而促使我們強化責任擔當意識，增強緊迫感，扎扎實實做好這個中心環節的工作，不斷提高檔案利用服務水平。

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