提高醫院人事檔案管理效率的途徑分析

文/山西省臨汾市人民醫院人事科 任吉芳

提高醫院人事檔案管理效率的途徑分析

文/山西省臨汾市人民醫院人事科 任吉芳

醫院人事檔案管理工作是醫院管理工作中的一項重要組成部分，醫院人事檔案管理工作的效率十分重要。提高醫院人事檔案管理工作的質量和效率，意義重大。

醫院人事檔案；信息化建設；策略；研究

人事檔案，主要是指對一個人的專業特長、學歷背景、政治面貌以及社會經歷等信息的真實而又詳細的記錄，有效地實現資源的整合，既是對個人基本情況的反映，也是單位在人才選聘和考核過程中的重要參考。

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

人事檔案在新的市場形勢下，由于社會治理及企業管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也相應發生了巨大的變化，需要在新的板塊中加以升級和更新。

一、人事檔案管理的現狀

相關領導對人事檔案管理工作的重視程度遠遠不夠，缺乏資金支持，人手不足等問題限制了人事檔案管理的長遠發展，缺乏專業化的管理意識及知識，落后的管理方式及體系，不合理的管理架構，使管理工作中的問題不斷顯露出來，因此，提高醫院人事檔案管理水平及效率已成為迫在眉睫的問題，對醫院人事檔案管理進行規范化、系統化、信息化管理，才能使醫院人事檔案管理的水平以及效率得到提高。

二、提高醫院人事檔案管理水平及效率的途徑分析

（一）提高人事檔案管理人員的綜合素質。檔案是重要的知識財富，涉及黨和國家、單位以及個人的秘密，一旦泄露會造成人財損失。作為人事檔案管理人員，首先要提高自己的政治意識，堅定自己的政治立場，認真學習黨的十八大、十八大三中、四中、五中、六中全會、十九大和習近平總書記系列講話重要精神。其次，樹立強烈的責任心和積極的工作態度以及敬業精神，將人事檔案管理視為重要并且崇高的事業。最后，不斷學習，提高自己的專業知識理論，并將理論與實踐相結合，用檔案管理的基本方法和技能，指導實際工作，合理收集、整理、鑒定、保管、統計、利用檔案，為需求者提供全方位的服務。

（二）實現檔案資料系統化管理。進一步對醫院的人事檔案進行梳理和分類，結合實際，逐步理順檔案的歸屬關系，抓住重點，突破難點，找準方向，循序漸進。實際管理中，在檔案工作環節和一些具體的操作手段上需找革新點。一方面立足制度創新、工作手段改進，盡量簡化檔案管理長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期。另一方面，從只整理保管紙質檔案中解脫出來，實現由封閉的以實體管理為主向開放的電子信息網絡管理轉變，由重管輕用向重用促管轉變，由單純的檔案管理職能向信息與知識綜合管理職能轉變。同時建立結構合理、種類齊全、質量優化的檔案體系，為領導決策提供高質量的檔案服務。

（三）建立健全長效管理機制。首先建立人事檔案管理人員績效考核機制，對工作人員的工作情況進行定期及不定期抽查、考核，追蹤人事檔案管理人員的任務完成情況并予以評價、反饋，將人事檔案管理人員的經濟利益同效率進行掛鉤，進行按勞分配，有助于提高工作人員的積極性，以提高其工作效率。其次，對人事檔案進行分類管理，全方位收集每一個工作人員的素質水平、個人業績及道德素養等資料，如技能水平、學術貢獻、醫德醫風考評、滿意度、新技術新項目及等資料。再次，強化甄別檔案的能力，在涉及經濟利益的情況時，不可避免會出現一些虛假信息，在資料保管之前將虛假信息及過時信息篩查出來，可以節省人力、物力，有效地降低管理成本，提高效率。最后，加強檔案管理人員的培訓力度，對檔案管理人員進行管理素養及管理能力的培訓，建立長期培訓制度，并通過派出學習及邀請檔案局的專業講師進行現場指導的方式，使檔案管理人員的管理能力及業務水平得到提升。

（四）對人事檔案管理進行信息化建設。隨著經濟社會的發展，信息化越來越普遍，醫院的人事檔案管理工作也要與時俱進，符合社會發展的趨勢。目前檔案管理的軟件市場很成熟，對于醫院而言，利用信息化的存儲方式及大數據的挖掘功能對現有檔案進行分析、統計，提供個性化檔案服務，由粗放服務轉變為精細化服務，減少了搜索檔案信息的時間，避免了人力、物力等資源的浪費，并且能夠幫助用戶在海量的信息數據中，快速找到所需的檔案數據信息，顯著提升檔案管理的工作效率及管理水平，降低人力、物力等資源的投入。

（五）做好人事檔案的保密工作。醫院人事檔案管理人員應在日常工作中認真學習《檔案法》及《保密法》等法律，做到學法、守法、懂法、用法，增強法律意識及保密意識，落實檔案保密工作的有關規定、制度，杜絕泄露人事檔案的情況，確保人事檔案的安全性。此外，還應設立專門的人事檔案庫房，專人看管，從而加強醫院人事檔案的保密工作。

（六）樹立人事檔案管理人員的服務意識。檔案管理工作是一項服務性工作，檔案工作人員想要做好這項工作，必須樹立強烈的服務意識，甘于奉獻，兢兢業業，服務人民，服務單位，服務社會。并且對服務手段進行更新，通過計算機、網絡、信息技術等來提高服務效率。此外，還可以通過學術交流等多種方式，推動本單位的人事檔案管理工作不斷創新發展，提高人事檔案管理水平及效率。

三、結束語

隨著人力資源在企事業單位中所起到的作用不斷提升，人事檔案管理工作也受到越來越多的重視。人事檔案管理在醫院人力資源管理中起到重要作用，是提高醫院綜合水平和競爭力的有力保證和根本支撐，醫院在進行人事檔案管理工作中首先要重視人事檔案的重要性，并采取有效措施提高醫院人事檔案管理的工作質量及效率，進一步提高人事檔案在醫院運行中的實用價值。

[1]蘇荃.試論事業單位改革與人事檔案管理的創新[J].辦公室業務(上旬刊),2017(03):132.