大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理探討

文/福建省立醫院設備處 唐麗琴

大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理探討

文/福建省立醫院設備處 唐麗琴

大型綜合性醫療機構在購置、安裝、維修、運行各種醫療設備的過程中，會產生不同形式的醫療設備檔案。大型綜合性醫療機構的醫療設備檔案數量往往較大，為了發揮檔案資料的作用，必須對其進行電子化管理。本文對大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理的意義進行了簡要的分析，并找出了當前醫療設備檔案管理中存在的問題，提出了醫療設備檔案電子化管理的相關措施。

醫療設備檔案；電子化管理；醫療機構

在醫療衛生事業發展的過程中，大型綜合性醫療機構的發展非常迅速，為社會提供了優質的醫療服務資源。為了保證醫療的效果，大型綜合性醫療機構往往需要購置和更新醫療設備，在這個過程中產生了數量較大的醫療設備檔案。通過對醫療設備檔案進行電子化管理，能夠有效地提高醫療設備檔案資源的利用率，同時提高大型綜合性醫療機構的內部管理水平。

一、大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理的重要意義

在大型綜合性醫療機構中，醫療設備更新的周期不斷縮短，各種新型診查設備的數量和種類不斷增加。在對各種醫療設備進行購置和更新時，對于各種形式的醫療設備檔案應該進行電子化保存和管理。醫療設備檔案是一種非常特殊的檔案，其能夠為醫療機構的采購部門提供有價值的數據參數，在醫療設備的后期維護、驗收、安裝、采購中都可以利用這些檔案，提高對醫療設備維護的針對性，縮短停機時間，減少醫療設備故障率，提高醫療設備的開機率，發揮其治療效果。

醫療設備檔案中最為重要的就是采購合同，其明確了買賣雙方的權利和義務具有一定的約束作用。如果在醫療設備購置的過程中發生糾紛，醫療機構可以以醫療設備檔案作為佐證，保護自身合法權益。對醫療設備檔案進行電子化管理是醫療機構信息一體化管理模式的一個重要組成部分。與傳統的紙質檔案相比，電子化檔案能夠節約存儲空間，具有更高的檔案復制率，管理起來更加簡便高效，而且能夠通過網絡進行便利的傳遞。

二、大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理存在的問題

（一）對醫療設備檔案電子化管理的重視程度不足。盡管越來越多的大型綜合性醫療機構已經認識到了對醫療設備檔案進行電子化管理的重要性，但是對其重視程度尚有不足。一些醫療機構仍然存在重醫療、輕檔案的錯誤傾向。一些醫療機構的領導認為檔案工作不能帶來直接效益，屬于輔助性工作，在醫療設備檔案電子化管理的資金投入、人員培訓方面還存在一些欠缺，無法充分地開發醫療機構的檔案信息資源。

（二）醫療設備檔案電子化管理缺乏統一的標準。要保障醫療設備檔案電子化管理的規范性和科學性，就必須制定相應的規范和標準。然而一些大型綜合性醫療機構在庫藏檔案業務方面尚存在不足，加之醫療設備歸檔文件資料種類繁多、歸類不清、數量較大，當前的分類方法和檔案整理方法的相關規定已經不能適用于電子化管理。

（三）沒有配備完善的電子化管理設施。正是由于一些大型綜合性醫療機構沒有對醫療設備檔案電子化管理產生足夠的重視，導致該方面的投入不足，不能保障醫療設備檔案，電子化管理的順利實施。對于當前檔案管理手段落后、辦公設施更新不及時、安全保管不到位、檔案庫房面積不足等問題，沒有進行妥善的解決。很多大型綜合性醫療機構都開始應用多媒體技術、網絡和計算機技術來進行日常工作，但是在檔案工作中尚未完成管理手段的現代化轉變，對于檔案電子化管理工作中所需的管理軟件、掃描儀、計算機等相關電子設施的配備不足，不能體現檔案電子化管理的優勢。

（四）檔案管理人員的綜合素質有待提高。一般而言，大型綜合性醫療機構的檔案人員普遍具有較高的綜合素質，但是要進行醫療設備檔案電子化管理，就必須對當前的檔案人員提出更高的要求，要求其具備更高的技術層次，具備熟練的操作技能和更加完善的知識結構。由于檔案工作不能產生直接的經濟效益，因此一些大型綜合性醫療機構往往不重視對檔案管理人才的引進和培訓，導致檔案管理人員往往沒有經受系統的專業培訓，缺少復合型、高層次、具備現代高科技技術水平的電子檔案管理人員，一定程度上限制了醫療設備檔案電子化管理水平。

三、推進大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理的具體措施

鑒于醫療設備檔案對于大型綜合性醫療機構日常運行和發展的重要意義，為了進一步提高醫療設備檔案的管理水平，必須積極推進檔案電子化管理。

（一）轉變思想，提高認識，規范制度。在大型綜合性醫療機構的日常工作中，檔案管理是一項日常性的工作，也是一項基礎性的管理工作。管理工作不能產生直接的經濟效益，但是檔案資源能夠為醫療機構的管理和經營提供必要的決策參考和研究依據。因此大型綜合性醫療機構必須認識到檔案管理工作的重要性，認識到要使醫療機構的整體管理水平得到提高，就必須進行醫療設備檔案電子化管理。要做好醫療設備檔案電子化管理工作，首先就應該制定相應的電子檔案管理制度，對電子檔案的歸檔、整理、搜集、制作的方法和時間進行明確，并對不同醫療設備的檔案保管期限進行劃分，對檔案文件的載體格式、規格、形式進行統一規定。只有這樣才能保障醫療設備檔案資料的完整性和有效性。在存儲檔案時，必須同時存儲該醫療設備的背景信息，并填寫歸檔電子文件登記表，并定期檢查所有的醫療設備電子檔案，抽查移動硬盤和計算機。每4年必須進行光盤機讀檢查，通過制度的形式來提高醫療設備檔案電子化管理的規范性和科學性。

（二）加大投入，保障醫療設備電子檔案的安全性。大型綜合性醫療機構應該為醫療設備檔案的電子化管理工作配備相應的物質基礎，主要包括檔案管理軟件和檔案信息管理網絡、服務器、刻錄機、掃描儀、計算機等軟硬件設施，通過網絡使醫療機構的各項工作都能夠與檔案管理系統進行連接，從而便利地進行電子檔案的搜集和整理。在這個過程中還應該注意保障醫療設備電子檔案的安全性，要配備專門的計算機對醫療設備電子檔案進行存儲，由專人負責。為了避免檔案丟失和錯漏，應該對網絡運行情況、信息發布情況、電子檔案歸檔情況進行定期和不定期的抽查。為了規避網絡風險，醫療機構還應該制定電子檔案拷貝制度，有條件的醫療機構應該推行紙質歸檔和電子歸檔的雙軌制。要建立覆蓋醫院各個部門的醫療設備資源共享平臺，使各部門能夠便利地查找和利用檔案信息。

（三）提高電子檔案管理人員的綜合素質。對于當前已有的檔案管理人員，應該對其進行集中培訓，要求其能夠掌握信息技術知識，提高自身的工作責任感。培訓的主要內容應該是電子檔案管理的業務知識和理論基礎，以及相關的法律法規、管理標準和規章制度，提高電子檔案管理人員的業務技能。檔案管理人員還必須了解電子信息管理系統的各種功能，能夠進行熟練的計算機操作。大型綜合性醫療機構應該制定針對醫療設備檔案電子化管理人員的考核制度和獎懲制度，同時加大人才引進的力度，優化檔案管理的人才結構。

四、結語

在大型綜合性醫療機構運行和發展的過程中，醫療設備檔案發揮著非常重要的作用，必須對其進行妥善的管理。醫療設備檔案的電子化管理能夠極大地提高醫療設備檔案資源的利用效率，發揮醫療設備檔案資源的重要作用，這就需要醫療機構采取有效的措施，積極推進醫療設備檔案電子化管理工作，不斷提高醫療設備檔案電子化管理的水平。

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