企業(yè)檔案收集工作存在的問題及對策初探

文/山東能源龍礦集團(tuán)萊州龍?zhí)犭娪邢薰?周芯妍

企業(yè)檔案收集工作存在的問題及對策初探

文/山東能源龍礦集團(tuán)萊州龍?zhí)犭娪邢薰?周芯妍

在企業(yè)管理工作中，檔案的收集管理是一項(xiàng)最基本的工作，它既是檔案管理工作可以順利開展的基礎(chǔ)，也是企業(yè)檔案建設(shè)的關(guān)鍵。隨著我國社會不斷地發(fā)展，對企業(yè)檔案管理有了更高的要求，企業(yè)如何順應(yīng)時代的發(fā)展建立健全檔案管理制度，促進(jìn)企業(yè)檔案的高效管理成了企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)。本文就企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策進(jìn)行初步的探討以期為相關(guān)工作人員提供借鑒。

企業(yè)檔案管理；檔案收集；問題；對策；探究

檔案的收集工作是企業(yè)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，只有在收集工作完成之后，后續(xù)的檔案整理、歸檔、保管等工作才能順利地進(jìn)行。但是目前，企業(yè)在檔案的收集過程中還存在著一些問題，這就要求我們進(jìn)行積極的探索，找出問題并提出相應(yīng)的策略。

一、企業(yè)檔案收集工作中存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)對檔案收集的重視度不夠。企業(yè)的經(jīng)營管理和經(jīng)濟(jì)收益通常都是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理重心，往往疏于對企業(yè)的檔案管理，甚至有的管理者會選擇放棄檔案管理的崗位設(shè)置來節(jié)約開支，也有的企業(yè)雖然有相關(guān)的檔案管理制度，但卻沒有嚴(yán)格執(zhí)行，因此很多企業(yè)出現(xiàn)了企業(yè)檔案管理混亂甚至是空白的現(xiàn)象，這都不利于企業(yè)的長久發(fā)展，所以企業(yè)必須對檔案管理工作給予高度的重視。

（二）檔案收集管理制度不完善。有些企業(yè)認(rèn)為檔案的收集工作就是浪費(fèi)人力資源和物力資源，是一項(xiàng)沒有必要的工作，所以他們沒有制定一套完善的檔案管理制度，工作人員也不重視檔案的收集工作，對企業(yè)檔案的收集工作都采取蒙混過關(guān)的方式，所以很多企業(yè)檔案都沒有及時收集，以至于很多檔案也就沒有歸檔，造成企業(yè)檔案的混亂。

（三）人員流動頻繁，檔案的收集難度增加。企業(yè)的檔案管理工作人員頻繁的流動，使企業(yè)檔案管理工作的難度增加。一方面，很多檔案管理人員在變更崗位或辭職時，沒有進(jìn)行相關(guān)的工作對接，導(dǎo)致后續(xù)的工作人員對檔案的管理難度增加。另一方面，由于人員的流動過于頻繁，剛剛?cè)肼毜膯T工短時間內(nèi)不熟悉檔案的管理流程和具體工作，所以在進(jìn)行檔案的管理過程當(dāng)中就很難得心應(yīng)手。

（四）檔案的收集工作人員缺乏工作主動性。由于在企業(yè)中，檔案的管理并不受管理者的重視，所以相關(guān)的檔案管理人員的工作積極性不高，對手下的員工也是采取放任自流的管理方式。所以大部分的檔案收集工作人員對工作缺乏主動性，從不主動收集資料，往往都是出于被動的狀態(tài)，相關(guān)人員進(jìn)行上交則進(jìn)行檔案的整理和歸檔工作，無人上交則任由檔案流失。因此，造成了企業(yè)檔案收集不及時，很多重要檔案流失，給企業(yè)的發(fā)展造成了嚴(yán)重的損失。

二、解決企業(yè)檔案收集工作存在問題的對策

（一）提高員工檔案收集意識。企業(yè)的檔案管理部門，要經(jīng)常有計劃有組織地進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作的宣傳，如通過廣播電視、培訓(xùn)會議等形式進(jìn)行宣傳，增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案收集工作的重視，提高相關(guān)工作人員的檔案收集意識，推動企業(yè)管理工作的良好開展。

（二）完善相關(guān)的檔案管理制度。健全的企業(yè)檔案管理制度，是企業(yè)檔案資料收集工作順利開展的保障，可以確保企業(yè)檔案收集的及時性和完整性。因此企業(yè)管理者必須重視檔案管理工作制度的建立和健全，企業(yè)檔案管理工作者要從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)自身企業(yè)的特點(diǎn)以及發(fā)展?fàn)顩r制定適合本企業(yè)的檔案管理制度，并依法建檔。定期對檔案收集工作人員進(jìn)行業(yè)績考核，實(shí)施崗位責(zé)任制，將具體的責(zé)任都落實(shí)到每位員工身上，如果發(fā)現(xiàn)檔案資料不完整，相應(yīng)員工對其負(fù)主要責(zé)任，這樣可以提高員工的檔案收集意識和工作積極性，從而保證企業(yè)的檔案資料的完整性。

（三）提高檔案收集人員的素質(zhì)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)也有了更高的要求。因此，企業(yè)要重視對檔案收集人員的素質(zhì)培養(yǎng)，讓他們了解企業(yè)文化和企業(yè)項(xiàng)目以及企業(yè)發(fā)展方向，并熟悉企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，提高員工的業(yè)務(wù)水平，在檔案的收集工作中可以更加得心應(yīng)手。同時主動關(guān)心企業(yè)的發(fā)展，主動收集企業(yè)發(fā)展過程中的相關(guān)檔案資料，并做好整理、歸檔、保管等相關(guān)的工作，推動企業(yè)的檔案管理工作與企業(yè)同步快速發(fā)展。

（四）開展多渠道的檔案收集工作。很多企業(yè)的不同檔案資料其收集方式也會有所不同，企業(yè)檔案收集方式必須靈活多變，針對不同的檔案資料運(yùn)用不同的收集方式，以確保資料的及時性、真實(shí)性和完整性，以及檔案管理工作的高效進(jìn)行，如一些特殊部門的檔案資料，就要采用相應(yīng)的檔案收集方式進(jìn)行檔案資料的收集，并在本部門工作人員的協(xié)助下完成資料的收集、整理和歸檔工作。多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎(chǔ)上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。

三、總結(jié)

企業(yè)檔案管收集是檔案管理工作中的基礎(chǔ)，但在企業(yè)的發(fā)展中卻發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。針對企業(yè)檔案收集工作中存在的問題，企業(yè)要建立相關(guān)的制度，管理者要開闊思路，采取靈活多變的收集方式，通過有效的檔案收集方法，對企業(yè)的檔案資料及時進(jìn)行收集，不斷推動企業(yè)的檔案管理工作的發(fā)展，并促進(jìn)企業(yè)的蓬勃發(fā)展。

[1]王淑改.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].檔案天地,2012(2)：58-59.

[2]陸華.新時期企業(yè)檔案收集工作中存在的問題及對策[J].中國管理信息化,2014(13)：58-59.