試論醫院文書檔案管理的辦公自動化應用

文/連云港市中醫院 顧豪

試論醫院文書檔案管理的辦公自動化應用

文/連云港市中醫院 顧豪

在新形勢下，醫療衛生體制改革日漸深入，對醫院文書檔案管理已提出全新的要求，需要在加大管理力度的基礎上，提高辦公自動化水平。因此，本文從不同角度客觀闡述了醫院文書檔案管理的辦公自動化應用。

醫院；文書檔案管理；辦公自動化；應用

在醫院檔案方面，文書檔案是不可忽視的重要組成部分，傳統管理模式已無法滿足新時期醫院文書檔案客觀要求，急需進一步優化完善。在文書檔案管理過程中，醫院要客觀分析存在的問題，多層次正確認識辦公自動化，科學管理文書檔案，提高文書檔案信息的利用價值，提高醫院文書檔案管理的工作質量。

一、醫院文書檔案管理中辦公自動化應用的重要性

在醫院文書檔案管理過程中，辦公自動化的應用利于彌補傳統管理模式的缺陷，降低文書檔案管理難度，簡化管理流程，利于檔案管理人員科學分散工作量，避免出現積存大量文書檔案的現象，提高文書檔案管理工作的效率與質量。辦公自動化的應用利于降低醫院文書檔案檢索查找方面的難度，促使海量的文書檔案得到合理化利用，充分展現文書檔案多樣化價值，避免出現嚴重的資源浪費現象。同時，辦公自動化的應用利于實現文書檔案資源共享。在新形勢下，醫院檔案體現在多個方面，會計檔案、人事檔案、實物檔案等，文書檔案是重要組成元素之一，檔案資源共享顯得尤為重要。在辦公自動化作用下，醫院檔案卷級進一步細化，檔案管理得以優化，系統化管理順利實現，文書檔案可以和其他各類檔案相互作用，科學整合的基礎上，共享檔案信息資源，檔案管理人員能夠隨時了解文書檔案及其檔案管理中存在的問題，采取針對性措施科學解決，科學管理文書檔案。

二、醫院文書檔案管理中辦公自動化應用的有效途徑

（一）優化文書檔案管理制度。在日常運營過程中，醫院要根據文書檔案性質、特征、作用等，結合辦公自動化具體要求，優化完善文書檔案管理過程中制定的制度，將辦公自動化內容融入其中，比如，文書檔案的收集制度、編目鑒定制度、統計檢索制度，使其相互作用，處于統一的網絡體系中，確保辦公自動化作用到文書檔案管理，有重要的制度保障，促使文書檔案管理更加規范、合理。醫院要根據文書檔案管理制度，明確辦公自動化要求，科學調整相關崗位工作內容，優化文書檔案管理方法、手段等，堅持相關管理原則，科學開展文書檔案管理工作，對各類文書檔案進行自動化、系統化管理，最大化提高文書檔案管理水平。

（二）構建全新的辦公自動化系統。從某種角度來說，在醫院文書檔案管理過程中，辦公自動化水平的提高和管理信息系統緊密相連。醫院要根據自身發展目標、發展方向等，客觀分析文書檔案管理中出現的各類問題，加大信息化管理力度，要優化利用先進的技術，構建全新的辦公自動化系統，實現文書檔案信息數字化采集，在掃描儀器的作用下，科學掃描并識別文書檔案，以數字化形式呈現出來，出現在醫院檔案信息系統中。同時，醫院要借助構建的辦公自動化系統，優化文書檔案管理流程，促使文書檔案分類鑒定、排序、歸檔等合理化，促使文書檔案檢索以及辦公輸入具有鮮明的信息化特征，為信息使用者檢索并使用文書檔案信息提供便利。在實現文書檔案資源共享的基礎上，提高文書檔案信息利用率，巧妙利用互聯網技術，優化辦公自動化系統，構建全新的信息集中處理系統，對文書檔案進行合理化歸類，并對其進行合理化處理，確保文書檔案歸檔、保管等一系列工作順利開展。此外，在構建辦公自動化系統中，醫院要根據內外網運行情況，合理設置物理隔離，以路由器為核心，將屏蔽的IP地址、IP服務過濾掉，科學保護辦公自動化系統，要巧妙利用防火墻技術，動態監督辦公自動化系統網絡內容，禁止非法訪問，促使辦公自動化系統處于安全、穩定的運行中，充分發揮自身多樣化作用，科學管理醫院文書檔案。

（三）提高檔案管理人員的綜合素養。在應用辦公自動化方面，醫院文書檔案管理已被提出更高的要求，檔案管理人員已有的綜合素養已無法滿足其客觀要求。醫院必須高度重視檔案管理人員培訓工作，將其落到實處，根據文書檔案辦公自動化要求，對檔案管理人員進行系統化培訓，掌握必要的文書檔案辦公自動化理論知識，掌握多樣化技巧，比如采集、整理、歸檔，能夠熟練操作計算機，在多樣化實踐中不斷提高檔案管理人員辦公自動化能力，科學管理文書檔案，具有較高的自動化管理水平。在此基礎上，醫院要注重先進檔案管理人才的引進，借助多樣化形式，留住優秀人才，科學調整檔案管理人才結構，實現文書檔案自動化管理，提高文書檔案管理工作效率以及質量。

三、結語

總而言之，在日常運行過程中，醫院要高度重視檔案管理，將文書檔案自動化管理放在關鍵性位置。醫院要客觀分析文書檔案管理中出現的各類問題，根據新時期辦公自動化要求、功能作用等，優化完善文書檔案管理制度，科學構建辦公自動化系統，提高檔案管理人員綜合素質等。以此確保在辦公自動化作用下，醫院文書檔案處于高效管理狀態，提高醫院文書檔案管理效率與質量，具有較高的自動化管理水平，將文書檔案靈活應用到實踐中，確保日常相關工作的順利開展，促使醫院不斷向前發展，走上長遠發展的道路。

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