縣級檔案館資源建設(shè)的幾點看法

文/山東省臨沂市沂南縣檔案局 楊世秋

縣級檔案館資源建設(shè)的幾點看法

文/山東省臨沂市沂南縣檔案局 楊世秋

文章分析了當(dāng)前加強檔案館資源建設(shè)的緊迫性，并有針對性地提出了加強縣級檔案館資源建設(shè)的一系列創(chuàng)新性舉措，為政務(wù)公開、社會信息化建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。

檔案館；資源建設(shè)；舉措

檔案資源建設(shè)是檔案館對檔案信息資源進(jìn)行合理配置、分類加工，形成具有一定價值的檔案信息資源的活動。這一具有系統(tǒng)性、創(chuàng)造性的工程，對于處于基層的縣級檔案館而言尤其重要。

一、加強縣級檔案館資源建設(shè)的緊迫性

加強縣級檔案館資源建設(shè)，對發(fā)展檔案事業(yè)、實現(xiàn)政務(wù)公開、促進(jìn)社會信息化建設(shè)有著重要意義。

（一）加強檔案館檔案資源建設(shè)是發(fā)展檔案事業(yè)、為社會民生提供服務(wù)的需要。檔案是人類文明的真實記錄，這些原創(chuàng)的、真實的信息資源，通過系統(tǒng)開發(fā)、挖掘、整合、編纂才能滿足社會各界的利用需求，并最終體現(xiàn)檔案記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的價值，檔案事業(yè)才能得到社會的認(rèn)可和支持。

（二）加強檔案館檔案資源建設(shè)是實現(xiàn)政務(wù)公開的需要。隨著政務(wù)公開、行政公開的不斷深入，檔案館需要及時為廣大人民群眾提供各類政務(wù)信息，便于人們了解和監(jiān)督政務(wù)。檔案館工作從封閉、半封閉走向公開，走向民眾，這不僅增加了人們的知情權(quán)、監(jiān)督權(quán)，也最終實現(xiàn)了黨和國家民主政治公開的目的。

（三）加強檔案館檔案資源建設(shè)是促進(jìn)社會信息化發(fā)展的需要。我國要不斷發(fā)展社會主義經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)社會和諧，必須擁有大量的檔案信息資源，只有這樣才能實現(xiàn)社會的信息化。檔案作為一種信息資源，具有獨特的優(yōu)勢：一是作為黨和國家的檔案信息源，占據(jù)了社會信息資源總量中的絕大多數(shù)。二是檔案信息資源是人類活動最真實的記錄，具有可靠的實用價值，是一種不可替代的信息資源，同時還能開發(fā)出新的信息源，因此，檔案的這種重要的信息資源地位，必將對我國社會信息化發(fā)展起到促進(jìn)作用。

二、重視檔案資源體系建設(shè)

加強和完善檔案資源體系建設(shè)是縣級檔案館資源建設(shè)的基礎(chǔ)，是新時期檔案事業(yè)實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的前提。建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，需要從以下三個方面努力：

（一）擴(kuò)大檔案資源總量。要樹立“大檔案”意識，即所有記載歷史信息的東西都叫檔案，都有必要接收進(jìn)館。要大幅度擴(kuò)大進(jìn)館檔案的范圍，大幅度縮短進(jìn)館檔案的時限，打破關(guān)于范圍和時限的限制，大幅度增加綜合檔案館的資源總量。這是檔案資源體系建設(shè)的重中之重。

（二）優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會多元化發(fā)展的要求，檔案資源必須要在“多元化”上做文章，在“綜合”二字上下功夫，大幅度增加新型載體檔案門類，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建設(shè)內(nèi)涵豐富、門類齊全的綜合檔案館。這是檔案資源體系建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。

（三）優(yōu)化空間布局。要科學(xué)劃分綜合檔案館、專業(yè)檔案館和部門檔案館（室）的職能，完善檔案的形成機制和運轉(zhuǎn)程序，要科學(xué)劃分各級綜合檔案館的職能，明確各級綜合檔案館的任務(wù)及相互關(guān)系，使各級綜合檔案館成為反映本地區(qū)歷史全貌的名副其實的綜合檔案館。這是檔案資源體系建設(shè)的根本之策。

三、將地方特色融入檔案資源建設(shè)中

檔案館加強檔案資源建設(shè)，離不開地方特色檔案資源的融入，只有建立起內(nèi)容豐富、配置合理、具有地方特色的檔案資源，才能滿足社會各方面的需要。沂南縣作為智圣故里和紅嫂家鄉(xiāng)，有著豐富的歷史人文資源，在檔案資源建設(shè)的過程中，沂南縣檔案館就一直有針對性地注重對這類資源的收集整理。

（一）從檔案形成的源頭抓起，加大地方特色檔案接收力度。做到凡能接收的檔案資料早接、多接，打破接收時間、范圍的界限，對移交檔案有困難的單位和個人，派出工作人員幫助解決困難。

（二）加大特色檔案征集力度。為了進(jìn)一步開展特色檔案征集工作，沂南縣檔案館明確專職檔案征集人員，主動尋找特色檔案征集線索。例如跟蹤收集我縣舉辦的“諸葛亮文化節(jié)”等重大節(jié)會活動材料，并及時對材料進(jìn)行分類整理。

（三）優(yōu)化地方特色館藏檔案結(jié)構(gòu)。針對過去特色館藏檔案門類單一、內(nèi)容匱乏的狀況，沂南檔案館先后建立了名人、重大活動、人口普查、家譜族譜、照片檔案等全宗，初步形成了多種類型、內(nèi)容豐富的地方特色館藏體系。

四、加強檔案資源的利用

（一）有計劃地整合開發(fā)檔案資源。保存檔案資源的根本目的是為黨和政府、為社會發(fā)展提供利用。檔案館有計劃地開發(fā)整合檔案資源，是加強檔案館檔案資源建設(shè)的需要。在這方面，青島市的一些檔案館作出了有效的實踐：一是計劃性地匯編黨委、政府的重要文件。二是與新聞媒體聯(lián)合開發(fā)館藏檔案資源。三是利用館藏優(yōu)質(zhì)檔案資源舉辦各種展覽。

（二）建立多種有效的檔案檢索體系。建立多種有效的檔案檢索體系是加強檔案館檔案資源建設(shè)的有效措施。縣區(qū)檔案館為給廣大利用者提供準(zhǔn)確、便捷的服務(wù)，一方面將館藏檔案檢索工具進(jìn)行有效整合編制多種門類的專題目錄。館藏開放檔案案卷目錄全部實現(xiàn)計算機檢索，一些重要全宗檔案實現(xiàn)文件級目錄檢索。另一方面，在利用方式上，除來館查閱檔案外，還可以開展來電、來函查詢，電子郵件查詢，印制利用咨詢卡向社會發(fā)放，定期在檔案信息網(wǎng)上公布開放檔案目錄和已公開現(xiàn)行文件等方式，使檔案的利用工作由被動變主動，利用方式由單一變多樣。經(jīng)過這一系列努力，必將提高查閱檔案的滿意度，從而贏得社會各界的認(rèn)可。

[1]唐家彬.對企業(yè)檔案數(shù)字化前鑒定的思考[J].四川檔案,2011(05).

[2]孫紅芳.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案創(chuàng)新服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1).