電子辦公環境下文書檔案的管理分析

文/寧夏水利廳水土保持局 齊曉磊

電子辦公環境下文書檔案的管理分析

文/寧夏水利廳水土保持局 齊曉磊

電子辦公環境下文書檔案是利用計算機網絡和通信等現代科學技術手段，實現管理自動化、高效化、合理化。現代通信技術不斷發展，文書檔案管理手段正在進行深刻的變革，檔案管理如何實現現代化、在電子辦公環境下合理進行管理，取決于是否能夠認識到電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題，并能夠找出解決問題的相應措施。

電子辦公環境；文書檔案；管理措施

文書檔案信息化是科技信息化時代的新興管理模式。在于把電子技術融入檔案整體的開發和利用中，實現檔案管理的時代性和先進性，有效地縮短管理時長，提高管理工作效率。實際上，在檔案管理工作中仍存在著一些問題，它影響著電子辦公的效率，制約著辦公自動化技術的發展，體現不出電子辦公的優勢，是需要關注和解決的主要問題。

一、電子辦公環境下文書檔案管理的優缺點

（一）電子辦公環境下文書檔案管理的優點。1.辦公自動化系統主要通過信息處理實現檔案的高效管理。以往傳統檔案管理工作從收發、歸檔、分類到編號、入庫等都需要大量人力，花費時間大。而辦公自動化技術可以使檔案管理流程簡化，使檔案管理變得更方便快捷。2.傳統的文件檔案容易發生內容外泄、遺失等情形，文件因距離、天氣、人員管理等因素，傳送時長較長。而電子辦公環境下的文書檔案傳遞只需要在線完成即可，可以是電腦，也可以是手機，既快捷又省時。3.傳統的文書檔案保存受環境、氣候影響，容易造成毀壞，而電子版文書檔案受外因制約較小，保存更加方便，毀壞的可能性降低，具有顯著的穩定性。4.傳統的文書檔案經過時間的累積會造成資源的浪費，使管理變得十分不易。應用辦公自動化技術實施管理工作，建立完善的管理體系，實現信息共聯，可以促進檔案的信息共享，文書的合理利用。

（二）電子辦公環境下文書檔案管理的缺點。1.電子版文書檔案的保密性問題是一大隱患。電子文書檔案可以被修改，因條件通用，修改者可根據需求設置文書檔案的字體顏色和大小，不會留下修改痕跡，遭到破壞難以辨別是原件還是復印件。因此，電子版文書檔案容易被修改成為檔案管理工作的一大挑戰。2.因受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理員素質相對不高，無法完全掌握電子技能，即使引進辦公自動化設備也不能發揮作用。所以，提高文書檔案管理者的計算機技能是電子辦公環境下文書檔案管理工作面臨的另一問題。

二、電子辦公環境下文書檔案管理存在的問題

（一）未能及時轉變觀念。信息時代人們開發信息的意識很強烈，但在實踐中，電子文書檔案管理起步比較晚，滯后于電子辦公環境的改造，一直處于封閉及半封閉的狀態，是個被遺忘的角落。單位對辦公自動化技術文書檔案管理認識還跟不上信息時代的變化要求，檔案管理員還沒有豐富的電子管理實踐經驗，導致電子辦公環境下文書檔案管理工作得不到及時更新和提升。

（二）未能克服電子信息技術阻礙。電子信息技術對文書檔案管理工作的要求很高，需要專業系統保障，計算機知識涉及面廣、技術密集和更新速度快給文書檔案的管理工作帶來了一定的難度。所以，為保證文書檔案的真實性和完整性，信息安全技術是非常重要的，需要相關法律來保證其電子文件信息的安全。我國的相關法律法規尚未確立，因此暫時難以保證電子文書檔案的安全。同時電子文書檔案所涉及的個人隱私問題及信息管理、數據壓縮的技術尚未普及，也成為電子文書檔案管理工作中的阻礙。

（三）未能及時更新換代基礎設備。電子辦公環境下的文書檔案管理需要獲得最新計算機等電子設備的支持。在實際工作中，為順應時代的發展，電子辦公環境下的文書檔案管理雖然配置了一些基礎設施，但因經費影響，大多是單位淘汰的陳舊設備，其他服務器、終端電子文件管理系統的建設和使用根本沒有更新換代，還停留在紙質文書檔案管理時代，從而導致電子辦公環境下的文書檔案工作難以發展，管理工作效率低下。

（四）未能更新電子文書檔案管理配套規章制度。為了確保電子文書檔案管理的規范統一，國家層面要及時更新出臺相關配套的電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全等方面的檔案管理規章制度和技術規范。目前，我國雖然已經有成熟的文書檔案管理標準，但已遠遠不能適用快速發展的電子辦公環境下的電子文書檔案管理模式，所以要通過調研，結合實踐總結的經驗，及時制定修改完善各項管理標準和技術規范，把電子檔案管理過程的每一環節都納入管理標準范圍中，檔案管理就會更具有科學性。

三、電子辦公環境下對文書檔案進行高效管理的對策

（一）將文書檔案管理觀念數字化。不同于傳統紙質檔案的管理，信息化時代的文書檔案管理需要全面革新，全面升級改版，要樹立信息化、數字化的文書檔案管理觀念，要適應并依托信息化社會日益增長的現代信息技術，數字化的文書檔案管理建設要與電子辦公、區域電子政務、單位信息化建設相銜接，不能脫離。同時，數字化的文書檔案管理也應該是高素質的，各級檔案管理部門對檔案管理者應加大培訓教育力度和頻次，有效融合計算機網絡技術，促進檔案管理方式的改革和技術創新。

（二）制定適用于文書檔案管理的標準和制度。計算機網絡技術的發展使文書檔案管理趨向科學高效，但同時文書檔案載體的多樣化，為電子辦公環境下的文書檔案管理完善相應法律法規創造了條件。首先，嚴格規范電子檔案建立過程，使其規范化。其次，修訂完善相關的制度配合文書檔案管理工作逐漸程序化、制度化，以此來提高管理工作的有效性。

四、結束語

電子辦公環境下文書檔案的管理是新的改革契機，我國相關部門要牢牢抓住此次機遇，走上信息化管理的新道路，為今后的文書檔案管理工作打開一個新局面。

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