數字檔案館建設的若干思考

文/中國航發湖南動力機械研究所 劉進

數字檔案館建設的若干思考

文/中國航發湖南動力機械研究所 劉進

本文首先闡述了數字檔案館的功能和作用，并對數字檔案館和傳統檔案館的關系進行了分析。對目前數字檔案館建設提出了一定的看法，并對未來數字檔案館的發展趨勢進行了分析。

數字檔案館；傳統檔案館；實體檔案；電子檔案

隨著信息化建設的不斷深入與推進，文件形成電子化、傳遞網絡化、存儲數字化、管理動態化已經成為日常業務工作的主要模式，電子檔案在線接收、歸檔、異地分發、利用、備份與安全存儲等都對檔案工作提出了新的更高的要求。數字檔案館的建設已成為必然趨勢，這也給傳統的檔案館帶來了嚴重的挑戰，為了更好地適應信息化的發展水平，持續健康地引導數字檔案館的發展，筆者提出了自己的看法。

一、數字檔案館的功能與作用

數字檔案館是指各級各類檔案館為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息技術，利用數字化手段，以綜合檔案信息處理為核心，對電子文件和數字檔案信息資源進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案集成管理系統。

（一）數字檔案館的功能與作用。1.為研究所檔案管理提供有力的平臺。數字檔案館建設為研究所的檔案管理提供了更加方便有效的保管平臺和基礎環境條件。傳統的檔案保管環境已不能適應快速發展的社會需求，辦公自動化和信息技術的發展要求改變傳統的檔案管理模式。數字檔案館建設從保管條件、存儲介質和存儲空間上都能夠適應現階段的發展趨勢，不僅能夠滿足檔案信息資源日益增長的量的存儲空間，也能夠為檔案利用提供更高效的服務。2.實現所內信息共享，提高工作效率。研究所數字檔案館的建設，使得所內檔案信息資源共享成為可能。傳統的進館借閱查閱檔案的利用方式已經明顯不適應目前社會的發展方向和工作效率。通過信息化技術的應用，數字檔案館建設一方面使檔案的價值有了更大的發揮途徑，另一方面節約了查閱檔案信息的時間，為科研工作提供了更有利的途徑并且推進了科研工作的進步。3.提高檔案服務水平，提升研究所管理水平。數字檔案館平臺的建設，使檔案信息資源有了更可靠的存儲空間，海量的檔案信息資源中，如何快速有效地提升檔案利用水平就成了檔案館需要考慮的問題。但是，數字檔案館能夠在海量的數據中按照一定的規則分類，通過高效快捷的分類方法準確迅速地為研究所科研發展提供服務，從而提高研究所的管理水平。

（二）數字檔案館與傳統檔案館的比較。數字檔案館與傳統檔案館是共生關系，數字檔案館不僅僅是將館藏檔案進行數字化處理的過程，更是一種全新的基礎設備和信息環境，是檔案館與社會融合的過程，是與國際接軌的新走向。1.館藏結構不同。傳統檔案館的館藏是以檔案實體為中心，其館藏結構與館藏能力都極其有限，不能對其包含的信息內容及相互關系進行深層挖掘和揭示。而數字化檔案館因豐富的館藏信息資源，構建了現實和虛擬的數字化館藏，因而從根本上擴展和提高了服務范圍和服務能力。2.管理模式不同。傳統檔案館的管理模式是在各項工作完成之后進行的，而數字檔案館是基于電子文件的出現誕生的，電子文件的前段控制和全程管理決定了數字檔案館的管理模式為適時管理、超前管理。3.傳統檔案館是數字檔案館的基礎。數字檔案館的檔案信息資源，一部分來源于各業務系統產生的現行電子文件的收集歸檔，另一方面來源于傳統檔案館館藏檔案進行數字化處理后形成的數字全文數據，因此，傳統檔案館檔案資源是數字檔案館信息資源的基礎。4.數字檔案館是傳統檔案館在數字時代的孿生姊妹。數字檔案館和傳統檔案館并行發展，共同記錄著社會發展的進程，傳承著人類社會的文明歷史。

二、對數字檔案館建設的思考

（一）對目前數字檔案館建設的看法。實體檔案與電子檔案的關系。有些人認為電子檔案可以代替紙質檔案。筆者持相反的想法。其一，電子檔案與紙質檔案的區別在于信息與載體的分離性。電子文件長久保存后信息的完整性、可讀性、易讀性還沒能解決，若干年后這些電子文件或許全部變成了不可讀、不可用的電子垃圾。其二，電子檔案的法律效力仍是當前電子檔案管理的難題，電子簽名、數字認證、指紋認證等多種技術均缺乏成熟產品?；赑DM等數字管理系統的電子文件雖具有有效性的認可，但前提是同機制平臺的統一建設與使用，電子文件有效性才能得以承認，同機制平臺的前提，影響電子檔案的有效推送。再者無論是認證平臺、還是PDM等數據管理系統，存在著自身的不斷升級，因此電子檔案的長期有效性存在一定的不確定因素。諸多原因說明，一定時期內依然需要紙質檔案，它的原始性、憑據性是其具有存在與保存價值的關鍵。因此，紙介質檔案在一定時期依然有著重要價值，從實體檔案管理到實體檔案與電子檔案雙軌管理，再到電子檔案管理，這是檔案管理的必經趨勢。

（二）對未來數字檔案館建設的思考。隨著時代的不斷發展，檔案工作的內涵、目標、業務和服務范圍將不斷變化擴展。對此我們必須探尋新時期數字檔案館持續建設之路，以需求驅動變革，持續、深入進行數字檔案館建設，著力提升檔案信息化發展軟實力。1.深化服務范圍，實現館際資源共享。探索基于單位內部局域網、集成多種平臺與工具的綜合信息服務平臺以及工具的綜合信息服務架構，實現圖情檔等多種信息資源的集成檢索和利用，全面提升單位綜合信息管理與共享能力，以敏捷、集成服務快速響應新時期的變化。2.開展電子文件和電子檔案管理、利用與安全等研究。結合單位信息技術的應用和管理流程再造要求，加強對新時期電子文件、電子檔案的政策、技術、方法、標準以及系統開發等方面的探索與實踐，研究既適應信息系統管理，又具有安全保存、便捷利用電子文件與電子檔案的方法。3.融入科研，推進檔案管理流程顯性化、規范化、自動化。隨著研究所科研項目廠所協同設計、制造研發模式的深入推進，在中航工業發動機公司研發協同平臺建設相關規范的指導下，繼續深入優化廠所協同平臺環境下數據的共享及相關信息的反饋流程等；進一步優化與規范數字電子文件歸檔、發放、更改流程，借助信息化手段，使業務流程顯性化、規范化、自動化，努力通過優化工作流程來提高檔案工作水平。4.發揮團隊作用，持續推進數字檔案館建設。數字檔案館是持續穩定發展的機構，它必須基于網絡基礎技術為支撐，著力對軟硬件基礎平臺的不斷擴展，對標準的不斷更新，對系統平臺的持續升級，對信息技術的持續跟蹤，對電子檔案真實性和完整性的安全保障，以確保數字檔案館建設持續發展?？傊?，數字檔案館的建設在面對新空間、新思路的同時，也會面臨許多問題和困難。這就需要檔案人員保持與時俱進，堅持研究與實踐，不斷給數字檔案的發展注入新的生命力。