檔案信息化管理存在的問題與措施

文/延安市安塞區政府電子政務辦公室 邊曉紅

檔案信息化管理存在的問題與措施

文/延安市安塞區政府電子政務辦公室 邊曉紅

信息技術在檔案管理工作中起著重要的作用，各級檔案部門也對檔案信息化管理高度重視，在管理過程中積累了豐富的經驗，檔案管理信息化程度越來越高。檔案服務效率和管理水平也因檔案部門信息技術的運用而提高。有些地方和部門同時建立了數字化的檔案館，培養管理人才，開發檔案管理軟件，這些措施都為政府的決策和社會的經濟建設提供了重要的依據。我國在檔案信息化管理的過程中，雖然取得了令人驕傲的成績，但是也存在著一些問題，需要進一步完善。

檔案；信息化管理；問題；措施

隨著社會的進步，信息化的不斷發展，各行各業對信息技術的應用也越來越普遍，人們的生產生活已經離不開信息技術。這些年，我國在檔案信息化建設中逐漸加快了步伐。每個單位和部門首要的任務就是檔案管理工作。信息技術在檔案管理工作中起著重要的作用，各級檔案部門也對檔案信息化管理高度重視，在管理過程中積累了豐富的經驗，檔案管理信息化程度越來越高。檔案服務效率和管理水平也因檔案部門信息技術的運用而提高。有些地方和部門同時建立了數字化的檔案館，培養管理人才，開發檔案管理軟件，這些措施都為政府的決策和社會的經濟建設提供了重要的依據。我國在檔案信息化管理的過程中，雖然取得了令人驕傲的成績，但是也存在著一些問題需要進一步完善。

一、檔案信息化管理存在的問題

1.我們各單位和部門首要的問題是信息化程度不高，信息資源并沒有得到充分的利用，檔案信息資源反映出來的信息量根本不能滿足社會的需要，信息化管理還需要進一步完善。

2.檔案信息化的網絡環境存在安全風險。數字化的管理本身就存在一定的安全保密問題，包括檔案丟失和檔案信息泄密的問題，網絡計算機軟件管理系統自身存在的技術原因也是信息安全的風險之一。

3.檔案信息化管理說到底是人的行為在操作，所以需要專業化人才。檔案信息化管理的成敗是人才的培養與建設，但是我國的檔案信息化管理對人才的需求與人才的數量是很不平衡的，目前對在崗的工作人員也沒有明確的行業標準和規范，這就造成了工作人員的業務能力和素質參差不齊。

二、檔案信息化管理的措施

1.在檔案信息化建立之時，我們就要清楚建設網站的目的是什么，我們建設網站的目的就是服務于民，網站的設計很重要，所以我們就要考慮大家登錄網站最想干什么，最想了解到哪方面的信息，我們要根據訪問者的需要來制作網站內容。想要吸引大家瀏覽，準確而充足的信息動態是關鍵。檔案信息資源要豐富但適中，不能讓人感覺眼花繚亂，分類要準確。使檔案信息資源得到充分利用，滿足社會的需要。檔案信息化的完成必須要投入大量的人力、物力來保障數據信息管理設施的配置，用資金的投入來帶動和加快檔案信息化的進程，這需要和上級主管部門的積極溝通，想方設法地加快檔案信息化的發展。

2.我們首先要對管理人員和檔案信息化管理負責人。對管理人員進行思想品德審查，禁止品質不好的人、對工作不負責任的人參與到電子文件管理的工作崗位中來。把責任都落到實處，從源頭上確保電子檔案的安全性。思想教育工作要常抓不懈，使工作人員養成對工作認真負責的態度和一絲不茍的工作作風。除了這些，還要建立崗位責任制，把責任和任務落實到每個人，保障檔案信息化的安全性和有效性。建立完善的獎懲機制，對于非法操作查看電子檔子黨的人員應給予懲罰，加強數據庫的保密工作。檔案信息化管理的最大威脅就是病毒，管理人員要根據自己單位數據庫建立的實際情況建立起病毒防護，不斷升級病毒防護網，根據面對的現實問題提出相應的解決方法。不斷地對管理人員進行這方面的培訓，提高病毒防護的安全意識。

3.檔案信息化是由人來制作和管理的，檔案的信息化管理缺少的就是人才，所以在這方面我們應盡快完善崗位制度。使熱愛崗位有才能的求職者能夠有這個工作的機會，并且有和其他人同臺競爭的機會，使每一個從業人員在競爭的舞臺中都能有一個積極進取的目標。這就要求管理者對檔案信息實施科學的組織管理，現在的檔案管理人員大多沒有主動提高自身水平的意識，這也影響了檔案信息化管理的進程，所以及時地對管理人員進行培訓，不斷學習，不斷研究電子文件和工作機理，來應對檔案信息化管理中存在的工作風險顯得尤為重要。因為就算你擁有了高質量的設備，沒有高質量的人才，檔案的信息化管理也得不到發展，人員管理是信息化建設的關鍵因素，檔案管理信息化歸根到底依靠的還是人。依靠的是會熟練操作計算機的人才，并且是愛崗敬業的高素質的人才。對檔案信息化管理工作進行監督能夠提高檔案信息化管理工作的質量，保障工作的監督和管理過程，進一步推進管理工作的規范。

三、總結

檔案信息化建設是各級檔案部門順應社會發展趨勢的一項重要地舉措，需要科學地規劃，建立一套完整的檔案信息化建設體系，提高檔案信息化建設的質量。檔案信息化管理對檔案建設工作起著舉足輕重的作用，檔案管理信息化建設雖然取得了一定的成績，但是還是有一些問題需要解決，提出問題解決的措施才能順利完成信息化的發展。綜上所述，要把檔案信息化的建設與發展納入檔案工作長期發展計劃，努力做好相關的工作，加快建設來適應經濟發展的需要。

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