基于網絡環境下企業檔案信息化建設的對策研究

文/雅礱江流域水電開發有限公司二灘水力發電廠 肖玲

基于網絡環境下企業檔案信息化建設的對策研究

文/雅礱江流域水電開發有限公司二灘水力發電廠 肖玲

文章以網絡大環境作為主要背景，首先說明了對電力發電企業而言，檔案信息化建設具有的重要意義，然后又列舉了檔案信息化建設現階段存在的幾點不足，最后通過理論與實際相結合的方式，有針對性地提出了彌補電力發電企業檔案信息化建設不足的有效措施，希望能夠在某些方面為相關人員提供幫助。

網絡大環境；電力發電企業；檔案信息化建設

對電力發電企業而言，檔案信息化建設的含義指的是，電力發電企業根據實際情況對科學的管理方法和組織思想加以利用，對現有的有效資源和互聯網技術進行科學利用，完成對企業檔案管理進行全面建設的工作，以此來保證對電力發電企業內部的檔案信息進行科學整理，并在最大限度上強化信息資源處理、傳輸的數字化和網絡化。實踐結果表明，檔案信息化建設不僅能夠提高相關工作的效率，還能夠為電力發電企業提供更加信息化的檔案管理方案。

一、檔案信息化建設對企業的意義

對電力發電企業而言，想要實現企業的信息化，關鍵步驟在于對檔案進行信息化管理，可以說檔案信息化管理與企業發展命脈之間存在著直接聯系。電力發電企業所涉及行業和工作內容的特點決定了與其他企業相比，在檔案信息方面稍顯復雜，管理人員如果想要通過提高服務質量的方式，促進企業管理水平的提高，加快信息化管理的步驟是很有必要的。管理人員應當根據企業實際情況對檔案人員進行相應的削減，這樣做可以提高檔案管理工作效率，促使檔案管理部門的管理模式由傳統向現代進行轉化。實踐結果表明，檔案信息化建設相關工作的順利開展，不僅能夠使企業檔案資源得以最大化發揮，還能夠實現企業檔案資源的實時、有效共享。

二、企業檔案信息化建設存在的不足

（一）不具備對檔案進行信息化管理的條件。通過調查可以發現，現階段，部分電力發電企業在開展檔案的信息化管理工作時，存在資金不足、人才稀缺、不具備投資條件等諸多問題。另外，缺少基礎環節、人們重視程度不夠、認知存在偏差、信息化程度較低等情況同樣不容忽視。對于正處于轉型關鍵時期的企業而言，管理人員往往存在忽略檔案管理工作重要性的問題，自然也就不存在加大投資力度的主觀意愿。總的來說，我國絕大多數電力發電企業均面臨著缺乏資金以及技術支持的困境，檔案管理工作因此而處于停滯不前的狀態。這對于企業的發展和行業的進步來說，都是非常不利的。

（二）檔案信息化管理缺乏均衡性。調查結果表明，大部分電力發電企業，在開展與檔案信息化建設相關的工作時，均存在缺乏有效管理的問題，甚至有少數企業存在尚未針對企業檔案開展管理工作的情況。另外，電力發電企業內部裁員的問題，也會在一定程度上對檔案部門工作的開展產生影響，進而對企業發展帶來危害。對電力發電企業而言，檔案管理工作一旦受到危害，就無法保證信息化建設工作的高效開展。對上文所提及的內容進行歸納可得出以下結論：檔案信息化管理缺乏均衡性，會給檔案管理信息化相關的建設工作帶來無法忽視的影響。

三、彌補企業檔案信息化建設不足的有效措施

（一）管理人員需要對檔案的信息化管理引起足夠重視。想要保證檔案信息化的建設工作取得應有的成果，電力發電企業內部管理人員需要對相關管理工作的設計引起足夠重視，根據企業實際情況對管理軟件進行研發，并在實踐過程中不斷完善，真正做到將企業檔案與企業內部其他部門的管理工作進行結合。實踐結果表明，將企業檔案與部門管理相結合，能夠在最大程度上對檔案整合、傳遞、控制和歸檔工作的開展效率加以保證。在對檔案的信息化管理工作進行設計時，管理人員應當對循序漸進的分層設計原則進行嚴格遵守，保證根據相關工作所建立系統的全面性和科學性，為檔案信息化管理工作的順利進行奠定基礎。

（二）強化對檔案進行管理的力度。對檔案管理力度進行強化的目的，是保證電力發電企業所應用檔案管理系統，能夠在最大程度上保證相關系統能夠在網絡的大環境中實現其應有的信息化。想要達到上述目標，需要電力發電企業在開展檔案管理活動的過程中，結合自身實際情況對多媒體技術進行科學利用，通過不斷升級管理系統的方法，保證數據庫信息的實時、高效更新，這樣不僅是為檔案管理工作順利開展提供應有的基本保障，更是為檔案管理工作的集中處理以及統一規劃提供便利。避免企業檔案資源被聚集在某一點之上，強化檔案管理工作在電力發電企業發展過程中具有的實際作用。能夠對檔案進行管理的電子系統，以其較高的技術含量，為企業發展開辟了更加廣闊的天地，可以說正是由于電子管理系統的存在，才使檔案管理工作實現了真正的自動化，將電子系統應用在企業檔案管理工作的過程中，最突出的作用在于對檔案信息的全方位保護。除此之外，在傳統觀念中對檔案信息進行記錄的載體為紙張，但是對由大量紙張所構成的書面材料進行保管，不僅工作量較大，工作難度也更高，當然，對大量紙張進行存放需要耗費的空間也會在某種程度上導致企業不必要支出金額的增加。與傳統記錄方法相比較而言，電子檔案系統無論是在所占據空間還是在查閱便捷程度方面，都具有明顯的優勢，由此可以看出，電子檔案系統的合理應用，在很大程度上起到了節約企業資源的作用。

（三）構建與企業實際情況相契合的檔案管理制度。在網絡的大環境下，想要實現企業快速、穩定的發展，管理人員應當將工作重心放在構建與企業實際情況相契合的檔案管理制度方面，通過構建制度的方式，促使企業檔案管理工作向更加規范、更加標準的方向前進。規范化、標準化和制度化不僅是保證電力發電企業順利開展檔案建設工作的核心要求，更是檔案建設過程中不可缺少的條件，因此，對電力發電企業而言，對檔案管理制度進行構建是很有必要的。

（四）提高管理人員整體素質與水平。想要保證在網絡大環境下，電力發電企業內部所開展的檔案信息化建設工作能夠取得應有成果，僅僅具備科學、完善的制度是不夠的，更關鍵的一點在于對管理人員整體素質進行提升，通過根據企業需求大量引進高素質人才的方式，保證企業員工隊伍整體水平的提高。另外，企業管理者還應當針對企業員工開展以檔案信息化建設為核心內容的技術培訓工作，這樣做的目的主要是對檔案管理人員自身的技能進行強化，以此來保證管理人員能夠全身心地投入到工作過程中，保證檔案的信息化建設能夠取得應有的成果。在過去較長一段時間內應用的檔案管理方法，已經無法滿足網絡大環境下，企業檔案信息化管理具有的要求，想要避免這一情況帶來的不利影響，管理人員需要根據實際情況對先進技術進行研究，并將其應用在對企業檔案進行管理的過程中。現階段，已經有部分電力發電企業，在開展檔案管理活動時，結合自身情況對以計算機為代表的多媒體技術進行合理應用，并取得了良好的管理成效。可以說隨著科學技術的發展，檔案管理工作實現信息化和無紙化指日可待。需要管理人員注意的一點是，在開展企業檔案管理工作的過程中，管理人員應當將工作的側重點放在為用戶查閱檔案提供便利的方面，這樣做能夠保證用戶工作效率的大幅度提升。

四、結論

通過對上文所敘述的內容進行分析可以發現，對電力發電企業而言，檔案信息化建設是保證檔案建設工作順利開展的前提。電力發電企業管理人員可以通過對互聯網資源加以利用的方式，完成對企業檔案的建設工作，另外，將互聯網與企業自動化辦公進行結合，不僅可以在電力發電企業內部建立用以對檔案進行接收和管理的部門，還可以對企業管理平臺進行建立健全，進而提高企業檔案接收、歸檔和保管的有效性，為檔案管理工作的順利進行奠定基礎。

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