軍工企業電子文件管理現狀分析及對策研究
——以上海航天技術研究院為例

文/上海航天技術基礎研究所 謝敏；上海機電工程研究所 武志鵬

軍工企業電子文件管理現狀分析及對策研究
——以上海航天技術研究院為例

文/上海航天技術基礎研究所 謝敏；上海機電工程研究所 武志鵬

本文以作者所在的單位為研究背景，結合了在電子文件管理方面的實際現狀，分析了該院在電子文件管理過程中遇到的問題，并就問題的原因作出闡述，針對這些原因提出了加強電子文件管理的思路。

軍工企業；電子文件；生命周期

上海航天技術研究院又稱航天八院，簡稱八院，是我國國防科技工業的骨干力量，下轄23家企事業單位，同時也是一家集設計、生產、制造、加工為一體的大型科研生產聯合體。作為一家“老字號”的科研生產單位，特別是在近幾年隨著國家對國防事業和航天事業加大投入的基礎上，航天八院承擔了眾多的型號科研任務，設計水平和生產技術取得了突飛猛進的提高，各類設計系統和業務管理系統在日常工作中得到應用，隨之而來的就是電子文件的數量呈現出幾何倍數的增長，電子文件的管理也成為目前一個不可忽視而又亟待解決的問題。

一、電子文件管理現狀

（一）電子文件的來源、數量、類型以及速度都在不斷地增長。隨著信息化技術的快速發展，信息技術在型號任務研制過程中得到了廣泛的應用，型號研制過程中產生的技術文件早已脫離20世紀手工編寫和手工繪圖的年代，幾乎所有技術文件的產生都依賴于計算機，CAD軟件技術在型號研制過程中的應用率已經達到相當高的比例，CAD電子文件的形成、管理和利用已經是非常普遍的事實。受經濟利益的驅動，在型號研制過程中，設計制造一體化也在不斷地推廣，各種設計輔助軟件在設計平臺中的集約化程度越來越高，如八院目前所應用的設計平臺PDM系統中就包含了多種設計軟件。除了CAD電子文件以外，三維數據的產生、管理和利用也是一個不容忽視的問題。在增量電子文件產生的同時，八院下屬的部分企業已經開始了對存量紙質檔案的數字化掃描工作，館（室）藏檔案的數字化工作也在很大程度上促進了電子文件數量的增長。為了工作效率的提高，以及無紙化辦公觀念的推行，企業內部的辦公自動化系統的建設也取得了長足的發展，如OA公文管理系統、合同管系統、財經管理系統、保密管理系統、涉密信息綜合管控系統等等，已經是企業內部日常工作所依賴的重要管理系統。一些事務性的工作通過管理系統的應用形成了電子版的文件，而且類型具有多樣性。

（二）電子文件管理具有較好的軟硬件環境。在硬件上，八院各軍品單位的檔案部門都已實現了現代化的辦公手段，有專門的檔案管理系統，同時配備了打印機、復印機、掃描儀等設備，甚至部分單位為檔案管理系統配備了獨立的服務器。各軍品單位的檔案管理系統與企業內部的設計平臺系統和部分業務管理系統實現了系統的對接，可實現電子文件的實時在線歸檔。良好的硬件環境為電子文件的管理提供了物質基礎。在軟件上，整個八院的軍品單位采用了同一套檔案管理系統，這為八院在電子文件管理的頂層設計提供了有利的條件，也為各單位之間在電子文件數據采集、保管、利用等方面的交流和學習提供了極大的便利。

（三）檔案部門已經參與電子文件管理過程。型號檔案是八院各軍品單位館（室）藏檔案的主體，在型號檔案的管理上也非常重視。八院的各軍品單位檔案部門都已經參與型號現行文件的管理，最為通常的做法就是電子文件在進入檔案管理系統之前，檔案部門人員在AVDIM設計系統中對電子文件的基本屬性信息進行把關控制，如對電子文件的格式、頁碼、編制日期、編寫者信息、文件摘要以及文件的簽署信息等基本屬性信息進行控制，這就在很大程度上保證了電子文件在進入檔案管理系統前屬性信息的準確性。同時在文件輸出方面，幾乎所有單位都采用“集中輸出”的方式，技術文件的輸出都必須有檔案部門控制輸出，檔案部門承擔了技術文件藍圖的復制、分發工作，這對于技術文件歸檔的規范性、準確性、完整性起到了很好的推進作用，前端控制思想型號現行文件的管理中得到了很好的體現。八院檔案管理部門介入型號現行文件管理的模式有兩種：一種是縱向的管理模式，即在型號研制開始之時就設定了專門的檔案管理人員負責整個型號研制過程中技術文件的管理，一直到型號研制結束后型號檔案提供利用管理以及庫房管理，也就是對文件整個生命周期的管理。這種管理模式的好處在于檔案管理人員對整個型號比較了解，對型號技術文件的了解比較深入，在工作分工上職責分明。缺點在于在檔案人員數量有限的情況下，型號任務增多，會直接影響工作效率，如果發生人事變動，由于彼此業務不熟悉，工作效率更難以保證。另一種是橫向管理模式，根據型號文件管理工作的時間順序分為現行文件管理、檔案組卷整理以及型號檔案的提供利用管理等環節，每個人負責不同的環節。這種管理模式的優點在于每個檔案管理人員在各自的環節上發揮各自的優勢和專長，保證各個業務環節工作的高質量、高效率，一個人可以負責多個型號的文件，并且各環節人員具有可替代性，人員的變動不會對工作效率造成直接的影響。缺點在于對于同一個型號，各個業務環節上可能會出現不相銜接的現象，參與型號文件管理的人員對整個型號的研制過程無法做到整體的把握。在八院的內部單位中后者的管理模式居多。

二、電子文件管理中突顯的問題

（一）依舊重視紙質文件管理。八院在檔案管理方面經過幾十年的發展，對于紙質文件的歸檔管理已經形成了一套成熟的、規范的管理體制，但是電子文件的管理與紙質文件管理已經存在很大的差距。目前八院在型號研制過程中幾乎所有的技術文件都是通過設計軟件產生，并在設計系統中經過流轉批準有效的文件。但出于多種原因，這些電子文件依舊是以紙質文件歸檔為主。一是出于安全的考慮，安全因素是雙套制并存的首要因素，相對于紙質文件，一來電子文件在計算機系統中的信息內容皆以二進制代碼的形式存在，是一種純粹的數字化信息，它對計算機系統具有很強的依賴性，同時電子文件的信息具有易更改性，在管理的過程中數據丟失、無法存取、無法還原等問題存在比率還是比較高的。二來從電子文件載體特性來看，電子文件又具有載體與信息的可分離性、信息存儲的高密度性和載體的不穩定性等特點，電子文件在技術上仍然存在難以長久保存的問題，上述原因導致了八院在電子文件歸檔上具有保守的做法而更依賴于紙質歸檔。二是傳統的利用習慣難以在短時間內改變，八院在型號的研制過程中實現了高度的信息化，但仍然存在實際工作業務環節的不配套，特別是在生產制造環節，大部分工作人員還是習慣于以紙質的圖紙指導生產，只在極少數的生產環節實現了無紙化加工，同時，也存在大量的大幅面圖紙難以在較小的計算機屏幕上清晰顯示，利用過程中更傾向于紙質文件，這也是實際利用中非常典型的例子。三是異地異質備份的需要，像八院這樣類似的傳統軍工企業，在型號研制結束后，上級機關有明確的要求對在型號研制過程中產生的重要技術文件向上級檔案管理部門或軍事主管部門進行移交，并且以紙質文件為主。

（二）電子文件缺乏統一管理。如前文所述，八院在型號研制和日常業務辦公中已經采用了多種設計系統和業務管理系統，如PDM系統、TDM系統、TDS系統、OA系統、合同管理系統等，經過調研，除了型號研制過程中的技術文件最后一般都有相應的紙質文件輸出，其他管理系統中產生的電子文件，大都存儲在各自產生的系統中，也進行相應的離線歸檔或其他形式的歸檔。大量的電子文件處于分散管理的狀態，缺乏集中統一的管理，這些電子文件簡單地依賴于服務器而存在，一旦依賴的軟硬件環境失衡，電子文件的風險性就大大增加，甚至造成無法挽回的結果，電子文件這種分散狀態既不利于電子信息資源的積累和共享，又不利用檔案信息資源的開發利用。

（三）電子文件管理缺乏頂層設計。在八院的下屬單位中，檔案管理部門絕大部分已經介入到了電子文件的前段管理，在電子文件形成階段就已經對電子文件的基本屬性等幾大要素進行控制管理。而且部分單位也實現了技術文件設計系統AVDIM與檔案管理系統的對接，技術文件在AVDIM系統中批準生效后，自動進入檔案管理系統，實現了電子文件的實時在線歸檔。同時OA公文管理系統也實現了與檔案管理系統的對接，在文書的年度歸檔中，電子文件與紙質文件可一并完成歸檔。在八院的推動下，OA公文管理系統、AVDIM技術文件設計系、瀚海之星檔案管理系統等幾大系統已經成為各軍品單位的標配。在這有利的軟硬件環境下，在整個八院層面上，仍然缺乏對于電子文件管理的頂層設計，各家對于電子文件的管理仍然是各自為政，電子文件管理范圍的多少和管理的標準各不相同。缺乏電子文件管理的統一標準和規章制度，所以也就造成了各家檔案管理部門參與各系統前期部署時對電子文件歸檔要求各不相同。

三、電子文件管理的對策

（一）強化電子文件全生命周期的管理。八院各下屬單位檔案管理部門在介入電子文件前期管理上已經承擔了大量的工作，比如電子文件完整性和準確性的審查、電子文件的分發管理以及更改的管理等等。這些工作使得檔案部門在保證電子文件準確性、利用的時效性上發揮了重要的作用，在前期利用上，電子文件的利用率遠遠超越紙質文件的利用率。但同時又存在另一普遍的現象就是，當電子文件在線自動歸入檔案管理系統時經常會發生數據無法導入或數據丟失的現象，又因為存在雙套制的管理模式，電子文件在原生系統上也仍然存在，檔案人員在接收紙質檔案時，管理的重點往往又轉移到了對紙質檔案的管理上，對一些無法歸入檔案管理系統的電子文件也就不了了之，檔案部門在電子文件生命周期維護階段并沒有發揮更好的作用。檔案部門應當強化電子文件管理思想，提升電子文件長期保存的能力建設。檔案管理部門與加強應信息系統管理部門、業務管理部門的溝通與統一協調，在制度層面做好體系化建設和規劃，在電子文件管理上建立健全資源的共享機制，真正加強對電子文件全生命周期的管理，擴大電子文件后期的利用范圍和利用效率。

（二）加強電子文件管理制度化建設。2002年以來，國家從法律、行業標準、國家標準及行政規章制度四個層面出臺了各類電子文件歸檔與電子檔案管理相關的規范性文件，如《電子檔案移交與接收辦法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子文件管理暫行辦法》等等。制度的建設是根本，八院在整個層面應充分利用良好的軟硬件環境，本著統籌規劃、資源共享、安全可靠的原則，在嚴格執行相關標準規范的基礎上，確保電子文件收集齊全、格式規范、元數據合理有效，應與各單位檔案管理部門及信息技術部門共同制定最優化的電子文件歸檔方案，包括符合企業實際的電子文件管理辦法、建立電子文件管理的綜合高效的管理體系。

（三）建立電子文件管理評價機制。俗話說無規矩不成方圓，電子文件的規范管理離不開制度規范的保證，更依托于通過管理激勵手段來促進電子文件管理水平。電子文件管理評價對象一是電子文件管理系統，通過技術指標特點對電子文件管理系統進行測評，進一步強化信息系統對電子文件管理的支撐作用，完善對這些信息系統的評估標準。二是對電子文件管理本身進行測評，加強對電子文件管理各環節的監管，從技術及管理等方面，評價要素需包含電子文件從概念階段到設計階段最后到維護階段的三方面內容，通過評價機制從而保障了電子文件管理的各項工作得到落實，從企業角度來說其成本投入也產生了效果。

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[3]劉越男.在夾縫中成長的幼苗——關于改制企業電子文件管理情況的調研報告(續)[J].山西檔案,2002(02).