新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式探討

文/溫州市婦女兒童活動中心 黃躍曼

新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式探討

文/溫州市婦女兒童活動中心 黃躍曼

在新形勢下，事業單位的檔案管理工作要求不斷提高，之前的檔案管理模式都存在一定的弊端，亟須進一步解決。通過對檔案管理工作和服務模式進行創新，可以促進檔案管理工作的規范性和科學性，更好地發揮出其服務價值，從而促進事業單位的發展。

新形勢；事業單位；檔案管理；服務模式；信息化

對于事業單位來說，檔案能夠記錄事業單位開展活動和服務的過程，通過保存這些文件資料，就能了解事業單位的發展過程，因此，事業單位要加強檔案管理，從而確保相關工作能夠有序運行。從我國當前的事業單位檔案管理現狀來看，檔案管理工作還存在著操作不規范、效率低下和質量不高等問題，所以事業單位要通過檔案管理創新和服務模式創新來解決這些問題。

一、事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作認識不足。開展科學的檔案管理工作能夠提高事業單位的工作效率，推動事業單位的快速發展，但是受到傳統觀念的影響，事業單位一直把工作重心放在業務上，對于檔案管理這一塊缺少重視，工作人員也認為檔案管理工作并不能為單位創造直接的經濟效益。在這種錯誤的觀念影響下，事業單位在檔案管理方面投入的人力和物力都嚴重不足，檔案管理工作效率低下。此外，檔案管理工作比較枯燥，在缺乏監督的情況下，工作人員并沒有嚴格按照規定開展工作，所以檔案管理工作還存在很多不規范的地方。

（二）檔案管理人員素質偏低。檔案管理是一項比較系統的工作，工作人員必須具備專業的管理知識，還要擁有耐心、細心和認真等工作素質。但是，事業單位的管理人員大多是其他部門人員兼任，即使是全職也會因為待遇不高缺乏工作積極性。在這種情況下，事業單位的檔案管理工作效率往往較低。另外，有些檔案管理人員是通過向他人學習來從事該工作，缺乏專業知識作為支撐，也沒有完全掌握檔案的歸檔操作規范和操作流程，在檔案分類、保管期限劃分方面存在明顯的不足。

（三）檔案管理手段不科學。在信息技術傳播日益廣泛的條件下，以信息技術為基礎的檔案管理系統開始在事業單位得到廣泛應用。但是，事業單位在利用計算機信息技術的時候，沒有同步發展電子檔案管理，也沒有相匹配的管理人才和軟硬件設施等。即使建立了電子檔案系統，檔案管理人員無法正確操作也是白費功夫，檔案管理工作更無法得到規范化保障，很多先進的系統都無法投入使用。

二、新形勢下事業單位檔案管理的創新路徑

（一）完善檔案管理制度。新形勢下，事業單位受到了各方面的沖擊，檔案管理工作也出現了流程混亂、結構松散和責任劃分不清等情況。為了避免這些現象的出現，事業單位應建章立制，從以下幾個方面來加強檔案管理，讓檔案管理工作能夠有序開展：一是完善制度建設。制定切合各單位實際的文件材料歸檔制度，明確具體操作標準；制定通過同級檔案行政管理部門審核的事業單位歸檔范圍和保管期限表；制定相應的檔案分類方法。二是明確責任機制，將檔案的收集、整理、鑒定、保管、保密、統計、共享等工作流程進行細化，并將任務落實到具體的員工身上，從而增強員工的責任意識。三是完善考核并建立監督機制。從過程和結果兩個方面來考核員工的工作情況，并將員工的評優、晉升、評職與工作掛鉤，從而調動他們的積極性；由領導、部門負責人組成監督小組，對檔案管理工作進行指導和監督，從而及時發現檔案管理工作中的問題并盡快解決，以防留下隱患。

（二）加強檔案管理設施建設。為了滿足新形勢下對檔案管理工作的要求，事業單位應從兩方面來改進檔案管理的基礎設施建設：一是加強傳統場地建設和設備投入。建設檔案管理辦公室、接待室和檔案庫房，而且三者需要獨立開來，從而提高檔案管理工作的服務質量；劃撥資金為檔案管理部門購置電腦、電動檔案密集架和干燥箱等設備，從而提高管理效率。二是數字檔案室建設的設備投入。包括檔案信息化所需的加工和存儲設備、網絡環境構建、網絡連接設備、服務器，數據庫系統和檔案管理系統，為檔案信息化提供有力保障，提高檔案利用率。

（三）創新檔案服務模式。事業單位應順應信息時代需求，加強檔案信息資源的建設、管理和利用，從三方面創新檔案服務模式：一是制定信息化建設方案，把每一個建設階段的任務規劃好，分步實施。二是建立檔案數字庫，通過電子形式保存檔案，實現檔案的共享，也可以隨時對檔案數據進行分析和處理。三是建立檔案信息網站，為人們提供在線的檔案信息查詢、調取和填報等服務，提高檔案的利用率。

（四）提高管理人員素質。檔案管理工作人員是檔案管理創新的主體，因此，事業單位要努力提高檔案管理人員的素質，重視人才引進，盡量選用有能力、有經驗、有學歷的優秀人才，從而優化檔案管理隊伍，促進工作效率的提高。同時，要重視對人才的培養，對在職管理人員進行崗位培訓，讓他們吸收先進的理念、技術和知識，積極推進檔案管理工作的創新。

三、結語

隨著時代的不斷進步，事業單位的檔案管理工作也要做到與時俱進，不斷創新工作模式，改變原有的狀態，這樣才能更好地為事業單位提供服務。首先檔案管理人員要轉變思想，認真對待這份工作。其次是創新檔案管理服務模式，這樣才能提升工作實效。最后是加強基礎設施建設，引進信息化手段開展多樣化服務，從而提高檔案管理工作的效率。

[1]李愛美,劉玉章.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革新策略[J].科學與財富,2017,21(17):18-19.

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