檔案業務指導工作中的問題及對策

文/昭通市檔案館 王萍

檔案業務指導工作中的問題及對策

文/昭通市檔案館 王萍

檔案館開展檔案指導工作的過程中，應將檔案業務中的問題指出來，提出解決問題的方案，這是檔案業務順利開展的有效途徑。本文將簡述檔案業務指導工作中存在的問題，并提出了具體可行的解決對策。

檔案業務指導；問題；對策

檔案業務指導是一項細致、精細和復雜的工作，是檔案管理工作中的關鍵內容，只有做好檔案業務指導工作，才能有效保證檔案管理質量。檔案業務指導是檔案管理工作的重要組成部分，在檔案行政管理中處在主體地位與前沿位置，需要加強檔案業務指導工作，不斷提升檔案管理的標準化、規范化與制度化水平，從整體上保證檔案管理質量。但是從當前檔案業務指導工作來看，有諸多問題急需解決，是影響檔案事業發展的重要因素。對此需要相關人員提高重視程度，不斷改進檔案業務指導方法。這樣才能真正發揮出檔案業務指導的作用，促進檔案事業的長遠、穩定和健康發展。

一、檔案業務指導工作中的問題分析

檔案業務指導工作有著復雜、細致和繁瑣等特點，業務指導工作開展成效對檔案工作質量影響很大，關系著其速度和發展前途，在檔案業務中處于關鍵的位置，在促進檔案管理制度化、標準化和規范化上發揮著巨大作用，是提升檔案管理水平的有效手段。受各種因素的影響，現階段檔案業務指導工作還存在很多問題：一是檔案業務指導人員數量不足，被指導單位過多，任務繁重。這樣只可以在檔案收集、分類、組卷和編號等工作上提供指導，不能深入指導檔案保管期限劃分、編研材料編寫等問題，導致工作上發生疏漏。二是因為檔案管理人員流動性很強，導致指導工作必須重復開展，為檔案管理工作的順利開展帶來了不利影響。因此需要檔案館引起高度重視，積極轉變檔案業務指導方法，盡快更新思想觀念，確保跟上時代發展步伐，促進檔案事業的進一步發展。

二、做好檔案業務指導工作的對策

（一）注重檔案業務指導監管工作。以前檔案業務指導工作未履行好已有權利，導致出現了不確定性與軟弱性等問題，讓指導人員出現了畏難情緒。面對著檔案工作發展現狀，需要做好檔案業務指導監管工作，將相關法規政策落到實處，通過有效的措施，為檔案資源建設、檔案信息化建設以及檔案基礎業務建設創造良好的條件。要能夠通過指導找出問題，第一時間進行反饋，讓檔案法規與規范更加完善，同時不僅要做好一般單位與業務的指導工作，還要重視重點單位與工作，集中力量開展檔案業務指導工作。如要注意反映時代特點的檔案，主要有突發事件、領導人視察以及大型文藝演出等。通過不斷提升服務水平，促進社會的快速發展，讓檔案業務指導工作更具超前性。

（二）轉變檔案業務指導工作形式。在檔案業務指導工作中，要注重合理選用工作形式，確保工作質量與效率得到提升。一是明確規則。要結合上級制定的規章制度，制定有較強操作性的實施細則，出臺業務性文件，確保檔案管理工作有法可依。二是以點帶面。開展檔案業務指導工作的時候要注重積累經驗，擴大推廣范圍，特別是在新的檔案工作開始時，缺乏經驗，存在著眾多問題。面對這種情況，要在部分檔案室做試點，在業務成熟以后，逐步擴大推廣應用范圍，提升指導工作效果。三是集中培訓。對檔案管理中需要改進、技術成熟和具備一定操作性的業務，要以集中培訓與全員培訓的方式，加強交流、溝通和指導。采取這種方法，可以讓檔案管理人員盡快接受新業務。

（三）設立檔案工作QQ交流群。要盡快設立檔案工作Q Q群，實時與基層單位檔案管理人員做好交流工作，對于工作中發現的實際問題，及時提供業務指導。Q Q群類型主要包括機關部門檔案交流群、企業檔案交流群和行政村檔案工作Q Q交流群等，在將檔案Q Q交流平臺建設起來以后，能夠讓檔案業務交流形式得到豐富，實現了對檔案工作服務的創新。以往檔案服務工作一般以上門指導為主，受到檔案部門人力和物力等限制，日常工作中很少與基層檔案人員溝通，在采用檔案工作Q Q交流群后，有效突破了時間和空間的限制，增加了檔案局業務人員和檔案員的距離，讓交流和咨詢更為主動與直接，有效提升了檔案業務咨詢量。各機關單位能夠主動參與到檔案工作Q Q群里面，逐步拓展了檔案工作延伸范圍，能夠涉及更多的領域，讓基層單位在檔案業務中遇到的問題得到妥善解決。

（四）加快檔案業務指導信息化建設。當前檔案事業發展速度很快，檔案工作服務領域也逐步拓寬，指導人員不足的問題日益凸顯，不能滿足檔案業務指導工作需求。在檔案信息化建設過程中，也要加快檔案業務指導信息化建設步伐，這是解決以往檔案業務指導方式局限的重要手段，不僅可以保證檔案業務指導效率不斷提升，還能減少資金投入。要采取網絡解疑答惑的方式，避免指導人員陷入到重復性指導工作中，逐步取代電話答疑，避免浪費時間與資金。這樣指導人員可以將主要時間與精力放在典型性問題上，讓提供優質檔案業務指導服務空間得到拓寬。此外，利用網絡開展檔案業務指導工作時，讓其他單位能夠得到相關參考，真正讓資源得到共享。

（五）加強對檔案業務指導的監管。從傳統檔案業務指導工作來看，未能實現依法指導，未將法律法規賦予的部分權利履行到位，這樣對于檔案業務指導工作而言，存在著很大的不確定性與軟弱性，也讓檔案業務指導人員出現了畏難情緒。要從檔案工作最新動態出發，加大依法指導檔案業務工作的監管力度，將相關法律法規和政策真正落到實處，通過各種有效的方法，加快檔案資源建設步伐，提升檔案信息化建設水平，夯實檔案業務基礎。要在檔案業務指導工作中及時查找出存在的問題，認真進行反饋與研究，逐步對檔案法規與規范進行完善。除了要開展一般單位與一般業務的指導工作以外，還要抓住重點單位與重點力量，將力量集中起來開展指導工作。要跟上時代發展步伐，將側重點放在社會重大事件、活動與工程中產生的檔案資料，將活動中的重點、難點與熱點問題查找出來，確保主動、超前地開展檔案業務指導工作。特別是可以將時代特點的檔案反映出來，包括突發事件、領導人視察和大型的文體演出等，通過提升服務水平，讓社會發展需求得到滿足。

（六）提升檔案管理人員綜合素質。為有效提升檔案業務指導工作水平，需要檔案管理人員具備多方面的專業知識，主要包括會計檔案、基建和聲像檔案等，只有充分熟悉這些檔案業務知識，才能保證工作的正常開展，提升指導的正確性。一是增強認識，在檔案業務指導工作中保持高度責任心。二是要注重學習，熟悉法規政策，不斷提升業務能力。三是形成優良作風，提升檔案業務指導工作的針對性與實效性。應從實際情況出發，做好調查與研究工作，全面了解被指導單位的實際狀況，找出其中的亮點，做好先進經驗的推廣工作。應注重將出現的新問題和新情況整理起來，將其中的重點與難點抓住，從各單位性質出發，突出檔案業務指導工作的針對性，做到抓住重點，避免出現面面俱到的情況。要注重提升具備較高參考與保存價值檔案的質量，將被指導單位工作特點體現出來。四是應不斷進行創新，積極改進檔案業務指導工作的方法，能夠在傳統工作方式上尋求突破，跟上時代發展步伐，提升檔案指導工作水平，促進檔案事業發展再上新臺階。

三、結語

總之，檔案業務指導工作有著復雜、細致和繁瑣等特點，不僅工作量很大，任務也非常繁重，這對指導人員提出了極高的要求。檔案業務指導人員除了要了解法規政策以外，還要在工作中保持高度的責任感，能夠善于在工作中總結經驗，從被指導單位實際情況出發，合理采取指導方法。同時還要用好各種信息化技術，確保圓滿完成檔案業務指導工作，為檔案進館創造良好的條件。

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