關于做好事業單位登記檔案管理工作的探討

文/福建省南平市浦城縣行政審批制度改革服務中心 曾曉燕

關于做好事業單位登記檔案管理工作的探討

文/福建省南平市浦城縣行政審批制度改革服務中心 曾曉燕

在我國現階段事業單位登記管理制度中，事業單位登記管理是一項重要的中心任務，所以事業單位工作人員要明確登記檔案的重要性，切實做好檔案管理這項工作，提高到關系事業單位未來發展、工作效能提升的高度，以工作措施方法的完善來推動事業單位檔案管理工作順利進行。

事業單位；登記檔案；管理；工作；策略

事業單位開展登記檔案管理工作的根本要求是立足于我國頒布實施的《檔案法》，對自身單位內部登記管理與優化，并為其他工作需求提供服務。故而只有對事業單位登記管理工作進行優化，才能夠更好地發揮職務效能。事業單位登記檔案服務的前提條件是登記檔案管理，而在我國現階段的檔案登記管理工作中還存在著很多問題，這些因素不利于日常工作效率的提高，所以為了促進事業單位檔案管理的健康發展，就必須先采取合理的措施來深化改革、完善工作。

一、基于理論依據，分析檔案登記管理工作的基本概念

目前，我國的事業單位有數以萬計的種類，其中的門類是非常復雜多樣的，包括了很多的經費渠道，國家在管理的過程中，必須采取科學的管理措施來對機構各類事業單位的布局、機構設置、職責任務等進行合理的安排，而事業單位登記檔案管理這個方法就能夠在現階段事業單位的管理工作中起到很顯著的作用，它通過對年齡進行登記，依據法律法規和事業單位的歷史沿革、現實情況來對每個事業單位的職責任務和服務范圍進行重新的核定，并依據每個事業單位的機構編制、固定資產、營業登記情況等來對每個單位承擔民事責任的能力進行確定，進而確保單位負責人的事業法人資格，對事業單位登記檔案管理部門每個工作人員的工作行為進行規范?？梢栽O置一個專門管理檔案的部門，讓事業單位在對檔案登記之后，能夠有專門的工作人員負責管理檔案，這樣就可以保證事業單位順利開展檔案登記管理工作。必須要對保管檔案的必要物質條件進行滿足，事業單位可以設置一處專門放置檔案的場所，建立專門的檔案庫房或者閱卷室，讓工作人員能夠及時、快速地獲取檔案信息，并有效保證檔案的完整性。事業單位登記檔案管理工作隨著事業單位改革的不斷深化，變得越來越社會化、多元化，為了對事業單位登記檔案管理工作的水平進行強化，登記管理機關要對檔案信息進行全面的了解，再對相關社會活動進行引用，及時對管理措施進行調整，從而實現事業單位開展高效的登記檔案管理工作。

二、聯系實際經驗，總結檔案登記管理工作的優化原則

統一與靈活兼顧的原則是事業單位在開展登記檔案管理工作過程中要遵循的原則之一，在嚴格遵守國家在檔案管理方面相關標準的基礎下，推動事業單位檔案管理工作的規范化、標準化發展是事業單位檔案管理工作制定過程中首先需要考慮的一個問題，雖然工作制度的規范對事業單位順利開展工作的意義是非常重大的，可是并不是每個事業單位的工作管理制度都是一樣的。每個單位在開展登記檔案管理工作的過程中，需要依據事業單位的性質和特點來對工作制度進行設計，所以不同規模和性質的單位之間自然而然就會存在不同的管理制度，因此，事業單位在設計工作管理制度的過程中，要統一依據國家規定來開展工作，也要結合本身的實際情況，設置合理的工作制度。其次，事業單位在開展登記檔案管理工作的過程中，還要對執行和制定的并重進行強調，檔案管理工作實現規范化的基礎是檔案管理制度的制定，如果一個事業單位只是簡單地對一些規章制度進行制定，而沒有要求工作人員嚴格執行規定，那么這個單位的工作效率是得不到提高的，所以事業單位在對檔案登記管理工作進行開展的過程中，在落實制度的設置過程中，強調工作的執行力度，充分調動工作人員的自律性。最后，開展檔案管理工作的主體是檔案管理人員，事業單位在組織檔案管理工作的時候，要對檔案管理工作人員的權益和職責統一與明確，在工作過程中充分保障檔案管理工作人員的權益，還要讓工作人員對自己的工作職責進行明確。可以建立一些意見反饋渠道，給工作人員們提供一個表達觀點的平臺，充分調動工作人員的工作熱情。

三、科學推動發展，探索檔案登記管理工作的優化途徑

（一）增強社會人員檔案意識，完善各項制度設施。雖然單位檔案管理工作已經得到了廣大部門的重視，可是在現階段事業單位的登記檔案管理工作中，還存在著很多方面的問題，阻礙著檔案部門工作人員工作效率的提高。目前事業單位在登記檔案的過程中，大多都只包含了單位組建負責人簽署的登記申請書、法定文件等，這些材料類型過于簡單，并沒有太高的利用價值，而且還有很多殘缺不齊的可行性論證材料，造成這些問題的主要原因就是社會的檔案意識還比較低，所以現階段的事業單位在組織檔案管理工作的過程中，要對社會人員的檔案意識進行增強。對各項制度和設施進行完善是現階段事業單位必須要做的一個事情。例如，為了讓社會上更多的人對事業單位登記管理檔案的作用進行了解，事業單位可以設置一個專門的宣傳部門，對檔案管理工作相關內容的宣傳力度進行強化，其次就是強化各級機構編制部門領導的檔案管理意識，構建一個完整的登記檔案管理工作體系，保證事業單位能夠順利對檔案管理工作進行開展。

（二）建立健全相關管理制度，強化檔案登記力度。建立健全相關檔案管理工作的制度也是事業單位在開展工作的過程中需要注意的一個方面，只有對制度進行完善，才能夠確保工作人員工作的規范性，在現階段的事業單位管理工作中，大部分機關不重視制度的建立，所以導致工作人員產生懈怠心理，不及時認真地進行檔案整理，工作效率自然就比較低下，因此，現階段的事業單位負責人必須嚴格依據國家法律法規，制定相應的管理制度，對檔案的保密工作進行強化，制度化、規范化檔案管理工作。比如說，事業單位在開展檔案管理工作的過程中，可以對事業單位的登記檔案制度進行完善，要在《事業單位登記管理暫行條例》《檔案法》的規定下，依據本單位的實際情況，對單位內部檔案管理工作的制度進行設立，以此規范工作人員的工作，讓工作人員能夠根據規則對檔案進行收集整理、保管存檔，提高單位檔案登記管理的工作質量，形成一個長效的機制。

（三）電子化登記檔案管理工作，提高檔案管理水平。在這個信息化不斷發展的時代背景下，我國事業單位檔案管理工作也面臨著新的要求，強化電子政務是事業單位實現登記檔案管理信息化的基本要求。各縣（區）在開展檔案管理工作的過程中，為了及時尋找檔案，形成檔案共享，可以對電子政務進行科學的建設，設置一個專門的網絡系統，按照不同單位的性質和規模來分類，對網上登記電子檔案進行完整化處理，實現事業單位的檔案現代化管理，能夠推動事業單位的高效發展。事業單位開展網上登記工作的基本需求是登記檔案數字化，舉個例子來說，事業單位要想高水平開展檔案管理工作，就必須對歸檔文件格式進行設計，手工的完成會耗時耗力，而利用電子文檔來制作就會比較快速方便，工作人員可以依據以往的工作經驗，對紙質的檔案進行分類管理，并根據設立、變更、年檢、公告等內容具體的制作成電子文件夾，有效對檔案進行歸檔。通過這樣的方式，檔案的利用率能夠得到很好的提高，而且不易保存的紙質檔案信息也能夠永久保存在電腦里，提高了登記檔案管理的工作水平。

四、結語

綜上所述，登記時間是事業單位登記檔案管理工作的主要途徑，工作人員在開展工作的過程中，要根據相關的制度法規和事業單位歷史進程及實際情況來對工作內容進行設計，認真、全面地對事業單位責任權限與具體服務領域進行核定，并且有機地對事業單位機構編制、固定資產等各類狀況進行結合，對單位的民事責任承擔能力進行明確，通過開展這樣一系列科學有效的工作內容，系統化地開展檔案登記管理工作，在提高單位管理水平的同時，有效推動經濟社會的發展。