檔案信息化管理之我見

文/新疆光源電力實業總公司 白媛 王萍

檔案信息化管理之我見

文/新疆光源電力實業總公司 白媛 王萍

信息化是當前時代發展的趨勢，檔案信息化管理是時代的必然要求，各個企業需要理解檔案信息化管理的內涵，在檔案管理工作過程中注重信息化建設，了解檔案信息化管理對于企業的重要作用，尋找存在于檔案信息化管理中的問題，保證檔案信息化管理的正常進行。

信息化；檔案管理；建議

一、檔案信息化管理的重要作用

對于各個企業而言，檔案信息化管理是一次重大變革，它意味著檔案管理方式以及相關工作模式的轉變。檔案管理信息化對各個企業提出了新的要求，各個企業需要正確理解檔案信息化管理，認識到檔案信息化管理的重要作用，保證檔案信息化管理的正常進行。

（一）提升企業檔案管理與應用效率。企業檔案數量會隨著時間的推移而逐漸增多，檔案管理工作難度與強度會逐漸提升，以往的收集、整理、保存等工作步驟已經無法滿足時代發展的需求以及檔案管理工作自身的需求，因此，企業需要選擇新型工作手段來進行檔案管理工作。計算機與網絡的應用讓檔案管理工作出現了新的工作方式，通過網絡對檔案信息進行收集、加工與傳輸，提升了檔案信息的管理效率，用戶可以直接通過網絡終端對相關檔案信息進行瀏覽，無需過去復雜的瀏覽工作步驟，檔案的應用效率也能夠得到提升，從整體上提升企業的檔案服務質量。

（二）保證企業的檔案安全。每個企業的檔案都屬于國家檔案，因此企業的檔案管理工作與國家利益息息相關。企業需要重視檔案的作用，保證檔案的安全與完整。檔案信息化管理是目前最為穩妥的檔案管理方式，它將原有的紙質檔案向電子化的方向發展，可以避免檔案因受潮、蟲蛀等遭到損毀。訪問企業檔案信息化管理系統需要一定權限，企業可以通過對用戶授權的方式降低檔案被訪問次數，從根本上保證檔案的安全。

（三）提高檔案管理人員專業素質。時代在不斷發展，社會以及企業對檔案的需求開始逐漸增多，這對于檔案管理人員的能力以及素質提出了新的要求。計算機以及網絡技術的普及讓企業的工作方式開始轉變，各類電子文件開始出現，并且在企業內部得到了較為廣泛的應用，紙質化檔案已經開始脫離時代，檔案信息化管理開始出現。這促進了企業檔案管理工作模式的改變。企業檔案管理人員需要認識到當前時代發展的趨勢，及時對自身工作方式、知識結構進行調整，提高自身專業素質，保證自身工作能夠符合當今時代特征，適應時代潮流。

二、檔案信息化管理的建議

（一）強化基礎設施建設。各個企業需要對檔案信息化管理工作保持高度重視，將這一工作列為企業工作計劃的一部分，強化與檔案信息化管理相關的基礎設施的建設，構造與檔案信息化管理相關的網絡系統與工作平臺。提升企業檔案管理部門的信息化水平，讓每個檔案管理人員都能夠對網絡和計算機進行應用，保證檔案管理部門能夠以信息化方式進行工作。企業需要建設內部局域網，保證檔案管理網絡與企業辦公室網絡的對接，讓企業的各個工作部門都有能力向檔案管理網絡提交檔案信息，保證檔案信息化管理工作的正常進行。

（二）實現檔案資源信息化。檔案資源信息化對于企業檔案信息化管理而言是十分重要的，它是檔案信息化管理的保證，實現檔案資源信息化，企業具有以下幾個方法：首先，企業各個部門需要將文件目錄輸入企業的檔案管理系統之中，讓檔案管理部門可以獲得有效的信息來源，對各類檔案信息進行及時的錄入，完善企業的檔案庫，促進企業檔案信息化管理的進行。其次，企業需要依靠人力，將各類檔案信息以人工輸入的方式轉化為電子檔案，同時通過網絡技術對企業電子檔案的輸入、鑒定、歸檔等工作進行監督，保證檔案資源的真實性、安全性與有效性。企業可以將紙質檔案與電子檔案同時使用，逐漸實現檔案資源信息化以及檔案信息化管理。

（三）建設安全保障體系。首先，企業需要制定與檔案信息化管理相關的規章制度，其中需要根據企業檔案信息化管理的具體情況，制定一系列措施，對企業的檔案信息化管理行為進行規范，讓企業的檔案信息化管理更加標準與完善，保證企業檔案信息化管理工作的正常運行。其次，建設安全管理體制，提升與檔案管理系統相關的管理力度，為檔案信息的安全提供保障，降低網絡黑客、網絡病毒的惡意入侵給企業檔案信息化管理帶來的影響。企業應針對網絡安全進行網絡安全系統的建設，對檔案信息進行數據備份，對各個用戶的來訪設置權限，限制他們對檔案信息的瀏覽，同時，建設防火墻，阻止網絡黑客的入侵，降低各類網絡病毒帶來的危害，讓企業的檔案信息管理系統處于安全狀態，保證檔案信息化管理的正常進行。

三、結語

對于企業而言，檔案是十分重要的，它記錄著企業的發展歷程和各個重大事件，能夠為企業決策提供幫助，因此，企業應重視檔案管理工作。信息時代的到來給求檔案管理帶來了諸多變化，企業需要適應時代發展潮流，對檔案進行信息化管理，保證檔案的有效性，讓檔案為企業發展提供幫助。

[1]王建宇.淺析檔案信息化管理的優勢及安全問題[J].蘭臺世界,2011(24):63-64.

[2]庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技,2013(09):50-51.