PDCA循環法在醫院辦公室管理中的應用

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

PDCA循環法在醫院辦公室管理中的應用

文/湖南省婦幼保健院 吳良建

醫院辦公室是醫院行政工作中的一個重要部門，其既要服務于醫院領導班子，還需要溝通協調部門之間、職能部門之間各方面的工作。所以需要對醫院辦公室工作特點進行分析，并以此為基礎對醫院辦公室的工作現狀以及其中存在的問題進行分析，采取有效的辦公室管理方法來開展醫院辦公室管理工作。本文對醫院辦公室管理中PDCA循環法的應用進行探討分析。

PDCA循環法；醫院辦公室管理；應用

PDCA循環法是由PDS循環演化來的，也稱之為戴明環，因為其是美國質量管理專家戴明對PDS循環進行改進產生的模式。PDCA循環法是指計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）、處置（Act）。將檢查結果進行總結并處理，對失敗的教訓進行總結，將沒有解決好的問題規劃到下一個PDCA循環中；同時給予成功的經驗以肯定，并對其進行合理的推廣和標準化。計劃、執行、檢查、處置這幾個過程并不是只運行一次就結束，而是要周而復始地不斷運行。在一個循環完成之后，將其中存在的一部分問題進行解決，沒有解決的問題需要放入下一個循環中，成階梯式上升模式。所以有必要對在醫院辦公室中應用PDCA循環法進行進一步的探討分析。

一、醫院辦公室管理工作的特點

在醫療改革不斷深入的當下，醫院全面滿足社會需求，并且能跟上醫療改革的發展步伐，需要做好科學管理，并且從各種角度以及層面學習來對國外的績效管理法、目標管理法等先進的工作方法以及理念進行借鑒和學習。醫院積極引入具體的先進管理理念和管理工具的同時，醫院辦公室的協助工作則是較為重要的環節。在醫院管理實踐中引入先進管理理念，醫院辦公室需要對醫院的發展戰略、科學管理方法等的推行等進行制定和參謀。在市場競爭力不斷增強的當下，醫院領導者還需要對新的發展趨勢進行研究，并且積極適應。但是，當前的醫院領導班子因為受到原有干部選拔培養機制的影響，很多成員都是從臨床一線提拔而來的，所以欠缺先進管理理念以及先進管理方法的認識，也不能對其進行較好的應用。這樣的情況下，作為醫院領導班子參謀的醫院辦公室，應該突破視野格局，改變以往簡單的辦文、辦事以及辦會等辦公模式，需要加強對形勢信息的收集和獲取，對改革趨勢以及同行工作情況進行了解，以此提供給醫院領導可靠的參謀信息，并對領導的決策進行參謀。

二、辦公室管理工作中PDCA循環法的應用分析

（一）對管理目標、管理方針以及管理活動進行計劃。計劃（Plan）階段在醫院辦公室管理中處于制定管理目標以及管理方針的階段。所以，醫院辦公室需要成立一個辦公室管理提升小組，在這一小組中的直接負責人是醫院辦公室主任，而首要責任人是醫院辦公室的每個工作人員。以辦公室之前的實際工作和工作安排為基礎，進行近期、中期和遠期辦公室所要實現的目標以及活動計劃的制定，同時將總體的工作目標以及活動計劃進行細化，將其細化為每個人的工作內容，并對各個工作中的直接負責人以及具體操作人進行確定，以此保證能順利開展實際操作。比如，在進行近期規劃的時候，其具體的工作目標主要涉及到收文處理及時率、發文處理及時率以及印章管理差錯率、辦會流程化、宣傳見刊率以及危機事件處理。其中收文處理及時率需要高于等于95%，需要對醫院收文進行及時處理，并且向上級領導及時傳送文件，然后根據領導的批示結果將其按時傳導給各個相關部門，每份文件在醫院辦公室的流通時間不應該超過3天；發文處理及時率，要求其及時率也要高于等于95%，對各個科室需要發文的文件進行發文，文件的辦結不能超過3天；印章管理差錯率需要低于1%，在進行醫院印章管理的時候，需要嚴格根據登記、留底的原則來使用；辦會流程化，主要是對醫院回憶的計劃、組織、執行以及反饋等進行梳理，然后將各個流程告知醫院的相關部門，以此來促使各部門會議開展效率得到提高；院刊出版率需要以1期/月的頻率來出版；宣傳見刊率，需要在當地的主流媒體以2篇/月的幾率進行醫院宣傳稿件的刊登；危機事件處理，需要直接負責人來對危機進行處理，并對其做出快速的反映，提高工作效率。

（二）執行階段。在執行階段需要做的工作就是對上一階段的技術進行執行的過程，全體辦公室工作人員在醫院辦公室管理提升小組的帶領下，需要對計劃進行認真的執行，并其執行情況向辦公室負責人進行定期匯報。主要涉及到收發文管理、印章管理、會議管理以及宣傳管理。其中，收發文管理，需要對收發文流程進行整理，然后總結收發文過程中所存在的錯漏以及貽誤等各種現象，將其中存在的問題找出來，并且根據問題，提出有針對性的流程修改，對日常收發文管理進行改進；印章管理，主要是對印章管理的相關制度進行修訂，并且向全院的工作人員傳達所修改的制度，讓各個部門都能在使用印章的時候嚴格按照相關制度來進行。當印章和全院的O A系統聯合使用的時候，需要流程化和信息化印章的申請、引導審批、印章加蓋等所有的過程；會議管理，主要是將醫院的辦會流程劃分為會前申請和準備、會中協作以及會后總結等階段，并且規定專門的負責人來舉行會議，做到責任到人。另外，通過全院的O A系統，能規范化和程序化醫院會議的組織流程，同時公示醫院會議室的使用情況，這對醫院辦公室的使用情況以及會議室的使用情況能更好地掌握，進而合理安排會議舉辦時間和地點；醫院辦公室宣傳管理工作，主要涉及院內宣傳和大眾媒體宣傳兩個部分。如院刊、內部網站以及宣傳欄等都屬于內部宣傳，需要對相關內容進行及時更新，同時緊跟時代主題，進行職工文體生活的展示。另外，電視、傳統媒體以及網絡等都屬于大眾媒體宣傳，能使醫院的知名度在一定范圍之內得到擴大，并且幫助人們群眾對疾病的防治信息進行了解和掌握。宣傳工作需要專門的負責人來進行，并且收集和整理各種稿件，做到按時出刊和周期化宣傳。

（三）檢查階段。在檢查階段主要是根據第一階段所指定的相關方針、目標等，對具體的落實情況進行檢查，然后在執行過程中將各項制度所存在的問題進行及時總結。對反饋階段進行檢查，然后科主任和相關的工作人員需要根據檢查結果，對其中存在的問題進行溝通，在達成共識的基礎之上，對產生問題的根本原因進行總結，以此采取更加有效可行的管理措施。首先，辦公室負責人應該組織科室內部員工定期召開工作討論會，并且對辦公室內工作人員的工作意見和建議進行篩選采納。其次，辦公室中每個月的工作完成計劃，需要辦公室各項工作的具體執行人員來進行總結整理，并劃分領導對相關情況進行監督，在每次的內部工作討論會上對工作完成情況進行公布，同時共同討論相關問題。第三，在每個月月底，都需要整理和計算這個月每項工作的完成率，然后將其匯編成工作計劃來完成報表，對收發文及時處理率，院刊出刊情況，印章管理差錯率以及宣傳見刊率等有沒有達到目標進行檢查，同時需要與上月的工作完成情況進行對比，對工作的改進程度進行分析。

（四）處置階段。在醫院辦公室管理工作中的處置階段，主要是處理檢查階段的結果。提取和推廣成功的管理經驗，及時總結其中存在的問題，然后提出相應的整改措施以及整改方案，做到持續優化。如果在這一階段中存在沒有解決的問題，可以將其放入下一PDCA循環中去進行解決。

三、總結

醫院辦公室是醫院行政工作中的一個重要部門，醫院辦公室需要對醫院的發展戰略、科學管理方法等的推行等進行制定和參謀。將PDCA循環法應用在醫院辦公室管理中，能有效改進和優化醫院辦公室工作，使醫院辦公室的管理水平得到提高。

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