論高校干部檔案歸檔材料的管理

李紅菊

論高校干部檔案歸檔材料的管理

李紅菊

本文擬從歸檔材料源頭的管理角度，發(fā)現(xiàn)干部檔案歸檔材料出現(xiàn)問(wèn)題原因，找到保證干部檔案材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性的解決問(wèn)題辦法，進(jìn)而在干部檔案管理的工作實(shí)踐中發(fā)揮積極有效的作用。

干部檔案 歸檔材料 管理

一、干部檔案中專項(xiàng)審核后每年補(bǔ)充的主要?dú)w檔材料及來(lái)源

（1）年度考核表。根據(jù)目前的考核辦法，高校每年都要對(duì)教職工的年度工作進(jìn)行考核，書(shū)面的材料就是每人都要填寫(xiě)的年度考核表。考核表除一些簡(jiǎn)單的個(gè)人信息外，還包括個(gè)人的工作總結(jié)及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的考核意見(jiàn)、學(xué)校的考核意見(jiàn)，個(gè)人簽字等。此項(xiàng)材料一般由個(gè)人填寫(xiě)、部門(mén)填寫(xiě)考核意見(jiàn)、經(jīng)學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)定后由人事管理部門(mén)統(tǒng)一收集，蓋章后歸檔。

（2）工資審批表。2006年工資制度改革以后，每年會(huì)根據(jù)上一年的年度考核結(jié)果，為考核結(jié)果合格及以上的人員增加一級(jí)薪級(jí)工資。增加工資的審批表每人一份作為工資檔案材料歸檔。此項(xiàng)材料一般是由單位的人事部門(mén)統(tǒng)一來(lái)調(diào)整工資，根據(jù)管理權(quán)限審批蓋章后歸檔。

（3）干部任免表和干部登記表。干部任免表是干部任免時(shí)填寫(xiě)的重要材料，個(gè)人填寫(xiě)后交單位的組織部門(mén)審核。同干部任免表一同歸檔的還有相關(guān)的任命文件復(fù)印件。干部登記表則是新錄用人員轉(zhuǎn)正后填寫(xiě)的登記表，由個(gè)人填寫(xiě)后交人事管理部門(mén)。前項(xiàng)材料由單位的組織部門(mén)統(tǒng)一審核完成后交干部檔案管理部門(mén)歸檔，后者一般由人事管理部門(mén)組織轉(zhuǎn)正人員填寫(xiě)后交干部檔案管理部門(mén)歸檔。

（4）職稱評(píng)審表。高校一年一度的職稱評(píng)審是高校教職工關(guān)注的焦點(diǎn)，每年職稱評(píng)審工作完成后，數(shù)量不少的職稱評(píng)審表都需要?dú)w檔。職稱評(píng)審一般由人事部門(mén)負(fù)責(zé)組織，此項(xiàng)材料一般個(gè)人填寫(xiě)打印裝訂好后在職稱評(píng)審前交人事部門(mén)，人事部門(mén)在職稱評(píng)定后根據(jù)管理權(quán)限補(bǔ)充完整評(píng)定結(jié)果后歸檔。

二、干部檔案中專項(xiàng)審核后每年補(bǔ)充的主要?dú)w檔材料產(chǎn)生問(wèn)題的原因

（一）個(gè)人填寫(xiě)的材料中存在的問(wèn)題

歸檔材料中相當(dāng)一部分內(nèi)容都是由個(gè)人填寫(xiě)形成。在干部檔案專項(xiàng)審核中，相當(dāng)一部分人的“三齡兩歷一身份”內(nèi)容經(jīng)審核后重新進(jìn)行了認(rèn)定，但這部分人在填寫(xiě)相關(guān)表格（例如職稱評(píng)審表）時(shí)，并沒(méi)有按認(rèn)定的內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)，使新的檔案材料“錯(cuò)誤依舊”。還有部分人員對(duì)個(gè)人填寫(xiě)的材料態(tài)度不認(rèn)真，對(duì)自己的工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等填寫(xiě)一次一個(gè)樣，造成檔案中的相同材料不一致，也影響了檔案的準(zhǔn)確性，使我們下了大力氣整理的檔案在使用時(shí)并不好用。

（二）干部檔案歸檔材料的收集部門(mén)無(wú)法一一審核

干部檔案歸檔材料來(lái)源五花八門(mén)，從上述我們列舉的幾個(gè)每年幾乎都要更新的材料就來(lái)源于幾個(gè)地方。年度考核表和干部登記表來(lái)源于人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)人事的科室、工資審批表來(lái)源于人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)勞動(dòng)工資的科室、干部任免表來(lái)源于組織部門(mén)、職稱評(píng)審表來(lái)源于人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)職稱評(píng)定的部門(mén)。而這些部門(mén)的管理人員是不可能根據(jù)檔案的審核結(jié)果一一去核實(shí)每個(gè)人的材料的，尤其是個(gè)人的“三齡兩歷一出身”。因此又使我們的歸檔材料與檔案審核結(jié)果可以不一致。

（三）干部檔案歸檔材料來(lái)源五花八門(mén)，不能保證“應(yīng)歸盡歸”

干部檔案歸檔材料分別由不同的人來(lái)管理形成，而這些管理人員可能并不了解哪些材料應(yīng)該歸檔、哪些材料不應(yīng)該歸檔。不僅是本單位內(nèi)部形式的材料難以保證“應(yīng)歸盡歸”，外單位形成的材料就更難保證了。

三、提高干部檔案補(bǔ)充的主要?dú)w檔材料質(zhì)量的途徑

（一）建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，提高信息共享的水平

人事管理部門(mén)可以建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)并負(fù)責(zé)日常平臺(tái)信息的更新維護(hù)工作。在需要個(gè)人填寫(xiě)年度考核表、干部任免表、干部登記表、職稱評(píng)審表時(shí)，相關(guān)個(gè)人信息部分只能通過(guò)個(gè)人賬號(hào)登錄網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案專項(xiàng)審核中已經(jīng)認(rèn)定的事項(xiàng)由平臺(tái)自動(dòng)生成，不需要個(gè)人填寫(xiě)；在相關(guān)部門(mén)形成其他的歸檔材料時(shí)，例如工資審批表，審批表內(nèi)的所有的個(gè)人信息部門(mén)也都出自此平臺(tái)，這樣既保證了填寫(xiě)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、一致性，也避免了數(shù)據(jù)來(lái)源多樣，信息不一致的問(wèn)題，同時(shí)相關(guān)的職能部門(mén)也不必進(jìn)行重復(fù)的審核工作，可以有效提高后續(xù)更新進(jìn)去的歸檔材料的質(zhì)量。

（二）建立完善的內(nèi)部檔案歸檔材料形成的制度，用制度來(lái)保證歸檔材料的質(zhì)量

鑒于干部檔案中絕大部分的材料是單位內(nèi)部形成的，通過(guò)建立起完善的內(nèi)容檔案材料形成的制度，來(lái)保證歸檔材料的質(zhì)量。例如制度中應(yīng)包括哪些材料應(yīng)該歸檔、歸檔材料有哪些要求、應(yīng)該由哪些部門(mén)來(lái)形成、如何移交給檔案管理部門(mén)等等，從源頭上控制住歸檔材料的質(zhì)量。

（三）結(jié)合崗位聘任，將檔案歸檔材料形成列入相關(guān)崗位的崗位職責(zé)中去，加強(qiáng)對(duì)些部分職責(zé)的考核

崗位聘任中都要制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，在檔案歸檔材料形成的相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)中明確檔案歸檔材料同樣屬于這部分人的職責(zé)范圍，同時(shí)在年度考核中增加對(duì)此項(xiàng)工作的考核內(nèi)容。這樣可以提升檔案管理工作的地位，讓相關(guān)的管理人員充分認(rèn)識(shí)到這是崗位職責(zé)所在，不是可做可不做、與己無(wú)關(guān)的事情。

綜上所述，檔案歸檔材料的管理必須從源頭抓起，通過(guò)制度和技術(shù)手段來(lái)保證歸檔材料的質(zhì)量，讓干部檔案充分發(fā)揮其在干部的任免、考核中的重要作用。

[1]梁正銀.歸檔文件整理指南[M].湖北人民出版社,2003.

[2]李明華.歸檔文件整理規(guī)劃解讀[M].中國(guó)文史出版社,2016.

（作者單位：內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

李紅菊（1978-），女，漢族，遼寧沈陽(yáng)人，人事處勞動(dòng)工資科科長(zhǎng)，經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院副教授，研究方向：人力資源管理及應(yīng)用統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)教學(xué)研究。