淺議數(shù)字檔案資源建設原則

文/河北大學管理學院 許云龍

淺議數(shù)字檔案資源建設原則

文/河北大學管理學院 許云龍

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速擴張，數(shù)字檔案資源建設的重要性日益顯現(xiàn)。本文梳理我國數(shù)字檔案資源建設現(xiàn)狀，指出現(xiàn)階段存在的問題，并提出數(shù)字檔案資源建設過程中的基本原則。

數(shù)字檔案；資源建設；原則

一、我國數(shù)字檔案資源建設歷程概述

我國的數(shù)字檔案資源建設起步于2001年檔案信息化建設，從基礎(chǔ)設施、規(guī)范化管理到多元數(shù)據(jù)庫建設，全面推進數(shù)字檔案資源建設；同時中央檔案館及多省市展開試點工作，推動館藏資源的數(shù)字化；在全國檔案事業(yè)十一五、十二五、十三五規(guī)劃中，不斷豐富數(shù)字檔案資源建設的內(nèi)容和范圍。同時，我國還從管理規(guī)范和技術(shù)標準上發(fā)力，圍繞數(shù)字檔案資源建設出臺眾多規(guī)范標準；從2003年開始，出臺6項管理規(guī)范，15項技術(shù)標準，為其建設提供管理依據(jù)和標準指引。在數(shù)字檔案資源的積累方面，國家提出“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，取得一定成效。在近10年的數(shù)字檔案資源建設過程中，檔案部門始終堅持以人為本，優(yōu)先安排民生檔案的數(shù)字化工作；另外將建設工作分解到基層，要求各級檔案館必須提供數(shù)字化副本，從源頭嚴抓數(shù)字資源建設。

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)及新媒體等新技術(shù)的出現(xiàn)，信息傳播節(jié)點呈幾何級增長，信息傳播范圍無限延展，檔案用戶利用習慣多元化，使得數(shù)字檔案資源開放路徑、編研方法、利用模式以及構(gòu)建策略都發(fā)生了巨大改變，數(shù)字檔案資源建設進行參與式管理、共享式利用和交互式服務已是大勢所趨。

二、我國數(shù)字檔案資源建設現(xiàn)狀分析

（一）建設效果。從數(shù)字檔案資源建設效果上看，不同地域、類型的檔案資源建設差異較大。一方面，由于我國各地在經(jīng)濟發(fā)展、管理水平上存在差異，數(shù)字檔案資源建設也有不平衡現(xiàn)象，這種不平衡不僅體現(xiàn)在東、西部的橫向?qū)Ρ壬希搀w現(xiàn)在省市縣三級的縱向?qū)Ρ戎小Ａ硪环矫妫煌愋蜋n案資源在數(shù)字化過程中建設效果差異較大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于紙張損毀、字跡潦草等原因，加之數(shù)字化掃描、影印、高清翻拍等技術(shù)差異，導致公眾利用時無法進行OCR識別，沒有達到預期的建設效果；電子文件由于格式繁多，沒有進行相應的轉(zhuǎn)換機制，讓公眾只能望之興嘆。因此，在數(shù)字檔案資源建設過程中，要對不同地域、類型的檔案差異化對待。

（二）建設質(zhì)量。我國數(shù)字化建設過程中，整體質(zhì)量堪憂；據(jù)實地走訪發(fā)現(xiàn)，外包的數(shù)字化建設出現(xiàn)大量空白頁、無效頁；數(shù)字系統(tǒng)存在兼容性、數(shù)據(jù)互斥等質(zhì)量不過關(guān)現(xiàn)象。一方面，操作人員業(yè)務素質(zhì)較低、全程缺乏實時監(jiān)督、抽檢不嚴格都影響著建設質(zhì)量；另一方面，檔案資源建設范圍廣泛，眾多部門各自為政也容易造成質(zhì)量不一的情況。國家數(shù)字檔案資源主要電子政務、檔案網(wǎng)站、LAM三方面，由于缺乏統(tǒng)一建設規(guī)劃、質(zhì)量標準及合作基礎(chǔ)，形成多元異構(gòu)，質(zhì)量參差不齊的特點，造成部門業(yè)務無法有效聯(lián)通，制約數(shù)字檔案資源建設的良性發(fā)展。

（三）建設內(nèi)容。檔案部門數(shù)字化的最大瓶頸是資金短缺，而內(nèi)容重復建設更讓我們“囊中羞澀”。某市檔案局在重要檔案數(shù)字化加工過程中對重復件進行了一次抽樣性清查，發(fā)現(xiàn)重復件比例竟高達44.3%。同時，館際之間檔案數(shù)字化重復件比率也居高不下，這是由于檔案部門缺乏業(yè)務交流、建設規(guī)劃以及內(nèi)容比對，數(shù)字化過程應當前置檔案清查工作，強調(diào)全程化管理與服務，讓數(shù)字化專項資金發(fā)揮最大效能。

三、我國數(shù)字檔案資源建設的基本原則

（一）區(qū)別對待原則。區(qū)別對待是數(shù)字檔案資源建設的首要原則。區(qū)別對待有兩個方面：一是不同地區(qū)之間區(qū)別對待。檔案資源建設必須在符合國家統(tǒng)一標準的前提下，與當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展和公眾需求相適應，過于超前造成浪費，過于落后則無法滿足現(xiàn)實需求。二是不同種類之間區(qū)別對待。檔案資源包含傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子文件兩種類型，其來源較為廣泛，從政務活動、民間征集到網(wǎng)絡信息，因而其數(shù)字化建設的標準難以統(tǒng)一，需要區(qū)別對待，分開建設，并通過共享平臺進行整合提供給公眾利用。

（二）質(zhì)量控制原則。質(zhì)量控制是數(shù)字檔案資源建設優(yōu)劣程度的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。質(zhì)量控制主要包含兩方面：一是控制檔案資源數(shù)字化的質(zhì)量。檔案資源是數(shù)字檔案資源建設的核心，數(shù)字檔案資源建設各環(huán)節(jié)工作都圍繞其展開；紙質(zhì)檔案強調(diào)其數(shù)字轉(zhuǎn)化、OCR識別的成功率，電子文件強調(diào)其原生性、真實性，通過元數(shù)據(jù)控制其檢索效果。二是控制數(shù)字檔案系統(tǒng)及平臺的質(zhì)量。數(shù)字檔案系統(tǒng)及共享平臺是數(shù)字檔案資源建設質(zhì)量的直觀體現(xiàn)，是檔案資源價值外化的重要途徑；各級檔案部門在建設數(shù)字檔案資源的過程中，一定要重視數(shù)字檔案系統(tǒng)及共享平臺的美觀性、易用性和關(guān)聯(lián)性，注意系統(tǒng)兼容性，及時更新維護；同時針對網(wǎng)站、APP等不同終端采用適宜的開發(fā)技術(shù)，力求展現(xiàn)效果與數(shù)字系統(tǒng)平臺完美契合。

（三）共享利用原則。共享是數(shù)字檔案資源建設的重要目標，也是貫穿于數(shù)字檔案資源建設全程的指導理念。2015年國家層面大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略，各級檔案館在新媒體環(huán)境下逐步增加互聯(lián)網(wǎng)應用的數(shù)量，將檔案信息服務嵌入互聯(lián)網(wǎng)公共服務體系中，數(shù)字檔案資源建設也呈現(xiàn)出面向公眾共享利用的趨勢。建設過程中要把握以下幾項：第一，優(yōu)先數(shù)字化那些與公眾直接相關(guān)的、價值和利用率較高的檔案。第二，強調(diào)數(shù)字檔案建設的易用性，通過高精度識別、細節(jié)處理方便用戶利用。第三，強調(diào)檔案館、政務系統(tǒng)和其他文化部門的跨界共享，要構(gòu)建合作機制，以資源共享為核心，消除信息壁壘，拓寬信息利用渠道。

【本文為2017年河北省檔案局科技項目“新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案資源構(gòu)建機制研究”（項目編號：2017-R-12）的研究成果之一】

[1]李明華.中國的數(shù)字檔案資源建設[J].中國檔案,2016(10):14-15.

[2]肖崇厚.館藏檔案重復問題的成因及對策[J].檔案與建設,2005(09):11-12.