淺析信息時代的電子檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局八七一臺 高金寶

淺析信息時代的電子檔案安全管理問題

文/國家新聞出版廣電總局八七一臺 高金寶

本文結合信息時代下電子檔案的發展情況，從多個角度探討了信息時代電子檔案的安全隱患問題，并據此提出具有針對性的信息時代電子檔案的管理策略，希望對于今后的電子檔案安全管理發展具有一定幫助。

信息時代；電子檔案；安全管理；管理策略

對于電子檔案來說，就是利用計算機信息系統，來處理和保存相關社會實踐過程中具有一定保存價值的材料。相比于紙質檔案管理，電子檔案具有其自身的獨特特點，這無疑也會帶給檔案管理工作不小的挑戰。當前的信息技術發展非常之快，呈現出大量信息共享的特點，在檔案信息公開的背景下，電子檔案安全管理問題成為各方關注的焦點問題，應該引起足夠的重視。

一、信息時代電子檔案的安全隱患

（一）電子檔案的信息安全隱患。由于電子檔案不受時間、空間的限制，并不具備傳統的紙質檔案的物理特性，很難擺脫計算機的依附性。所以說，脫離計算機系統的電子檔案則不現實，主要表現在物理性實體狀態的缺失方面，所以，電子檔案則具有更為嚴峻的信息安全管理方面的問題。比如，互聯網中的黑客入侵、病毒攻擊，這些都給電子檔案的傳輸、獲取、共享帶來了很大的風險。同時，電子檔案還存在容易被篡改的問題，使得信息完整性、真實性受到挑戰，互聯網所具備的共享特點也不利于實現電子檔案的保密性要求，當出現網絡癱瘓或者故障的情況下，則面臨著很大的危機。

（二）電子檔案的載體安全隱患。分析信息時代電子檔案管理，其正朝著實體控制向智能控制的發展趨勢，增加了電子檔案管理中的載體安全性問題。計算機數字技術則是電子檔案出現的基礎，只有保證依存環境下的智能載體安全，才可能實現電子檔案的可利用性。同時，部分電子檔案管理的環節還存在一定的安全隱患問題，比如，相關的辦公環境、計算機機房、檔案信息庫房等場所，沒有按照國家電子檔案管理的要求進行配置，缺乏相應的監控系統，具有不完善的防火防水設備，特別是沒有配置電磁信息輻射泄漏防護設備、抗電磁干擾保護設備等，這些都會造成電子檔案安全性受到很大影響。另外，部分管理人員并不了解電子檔案光盤材質性能，不能為其提供良好的保存環境，產生氧化反應則會影響其使用壽命。

（三）電子檔案的制度安全隱患。電子檔案的社會化服務具有比較廣泛的內容，具體包括，檔案外借制度，檔案信息瀏覽制度以及檔案復制制度等方面。當前，針對電子檔案管理的對外服務方面還存在很多不完善的內容，服務制度還有待于進一步完善，比如，電子檔案的使用權限、電子檔案借閱權限，相應的內容加密處理、嚴禁拷貝措施等方面，存在較為模糊的管理分類問題。同時，內部管理人員的檔案應用權限也存在一定的問題，沒有全面的控制和監督體系結構，主要表現為：一是，內部人員非法外傳電子文檔的問責落實不到位。二是，在進行調用電子檔案的過程中，無法有效實施有效的監督管理。

二、信息時代電子檔案的管理策略

（一）進一步提升電子檔案存儲保管工作，確保電子檔案載體的安全性，應將核心工作落實在電子檔案的存儲保護中。

一方面，應該重視電子檔案的外部存儲環境的保護問題，并根據規范標準要求，做好相關的有害物質檢測分析工作，調試適宜的溫度濕度，重視磁場電場的干擾問題，防止電子檔案由于機械沖擊力而受到損壞的可能，結合國家標準條件來規范儲存條件。另一方面，從存儲光盤材質本身考慮，管理人員應該具有高度的責任感，為避免意外擦傷情況出現，或者造成不必要的觸摸與擠壓痕跡，應及時檢測和拷貝電子檔案信息，以期實現其長期可讀性要求。

（二）進一步加強管理人員專業信息素養的提升。為了保障電子檔案信息安全，管理人員應該具有足夠的信息化專業素養，應該有處理必要的信息技術的能力，結合實際的管理要求，應該重視以下幾各方面：一是信息數據備份，這是電子檔案安全管理的重要環節，對于防止信息失真、丟失則是非常關鍵的環節。二是信息加密，結合非授權用戶的竊聽和破壞行為情況，在非公開檔案的傳輸過程中，應該應用必要的加密處理。三是訪問權限控制問題，獲得有效的控制訪問權限也是網絡安全的重要策略方針，保證實現具有權限的用戶的合法操作。四是重視病毒防護，管理人員應該重視網絡病毒的發展情況，積極采用有效的殺毒防毒措施，保證檔案信息庫不受病毒侵害。

（三）結合實際逐步完善電子檔案使用監督體制。在檔案信息化管理的背景下，由于其管理職能向社會服務職能過渡中存在安全隱患問題，應進一步完善電子檔案的監督體制。首先，對于電子檔案的密級劃分標準進一步完善，結合不同密級要求采用相應數據庫進行存儲，保證其滿足規范化、秩序化的要求。其次，結合電子檔案的內部管理人員、外部應用人員的不同使用情況，設置不同的安全密級保護，這樣能獨立監控他們操作的合法性。再次，結合檔案的保密登記情況，對于系統開放情況以及用戶范圍進行明確，杜絕出現跨級服務情況。最后，實施電子檔案管理則是為了進一步提升電子檔案的應用率，提升電子檔案信息交流的便捷性、高效性。

三、結語

結合快速發展的信息技術背景，電子檔案管理工作中，應符合電子檔案自身的特點，一方面，應充分利用好計算機和網絡技術，重視系統的硬件化建設，還應該從實際出發，做好系統的軟件建設，進一步完善電子文件及電子資料管理制度，提升管理人員的綜合素養，進一步做好各個環節的管理和溝通工作。

[1]崔俊杰,吳志英.淺談電子檔案安全管理與防范措施[J].北京檔案,2011(5).

[2]喬振濤.從風險管理視角加強電子檔案安全管理[J].檔案管理,2011(5).