醫(yī)院基建檔案的重要性及管理策略探討

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

醫(yī)院基建檔案的重要性及管理策略探討

文/鄭州市第七人民醫(yī)院 王雨

基建檔案是醫(yī)院檔案管理工作中的重要組成部分，與醫(yī)院各基建項(xiàng)目開展具有直接相關(guān)性。當(dāng)前，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對基建檔案管理工作具備清晰認(rèn)知，逐漸改變了以往檔案管理方式，采用新型管理模式，使基建檔案管理更具科學(xué)性和合理性，便于醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展。

醫(yī)院；基建檔案；重要性；管理策略

近年來，受衛(wèi)生規(guī)劃政策影響，各地政府都很重視醫(yī)療單位建設(shè)工作，并對其進(jìn)行扶持，使醫(yī)院服務(wù)工作更具惠民性，而人民群眾看病難、看病貴的問題也得到了解決，有助于區(qū)域醫(yī)療服務(wù)水平的提升。新基建項(xiàng)目越來越多，老基建項(xiàng)目也需要修繕和擴(kuò)建，使基建檔案歸類增多，管理難度也隨之增加，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院基建檔案的重要性

（一）基建檔案內(nèi)容。為滿足醫(yī)療服務(wù)要求，醫(yī)院中涉及到的基建項(xiàng)目比較多，既有新項(xiàng)目實(shí)施，又有老項(xiàng)目改建等。具體工程實(shí)踐中，需要有全面可靠的信息資料，為項(xiàng)目工程實(shí)施提供數(shù)據(jù)和技術(shù)支撐。作為醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中最原始的信息資料，基建檔案非常重要。其涉及到的相關(guān)內(nèi)容比較多，包括立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等全過程，有文字、圖表、視頻及音頻資料等。基建檔案中也有很多與基建項(xiàng)目裝修、改建和設(shè)備安裝等相關(guān)的內(nèi)容。醫(yī)院各項(xiàng)決策及戰(zhàn)略制定都以基建檔案為依據(jù)，為后期各基建工作開展提供參考。

（二）基建檔案作用。1.無論是醫(yī)院建設(shè)規(guī)劃，還是日常經(jīng)營管理，都將基建檔案作為參考和依據(jù)。基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院建設(shè)工程具體實(shí)施及管理情況進(jìn)行直觀反映，并準(zhǔn)確記錄項(xiàng)目建設(shè)過程中的質(zhì)量情況，包含項(xiàng)目投資和建設(shè)階段的諸多內(nèi)容。而項(xiàng)目研究過程中，涉及到的相關(guān)記錄也比較多，用以作為后期基建項(xiàng)目實(shí)施過程中的參考。2.基建檔案能夠?qū)︶t(yī)院基建工程項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督，核查該過程中是否存在貪污受賄、挪用公款等現(xiàn)象，為審計(jì)部門執(zhí)行監(jiān)督核查工作提供便利，減少不必要的資金浪費(fèi)問題，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本控制。

二、醫(yī)院基建檔案管理策略探討

（一）宣傳基建檔案，提高管理意識。對管理人員進(jìn)行思想教育，提高他們的思想覺悟，使醫(yī)院基建檔案管理更加科學(xué)、有效。結(jié)合醫(yī)院日常運(yùn)營及發(fā)展背景，對檔案人員實(shí)施培訓(xùn)，使其具備較高的管理技能。借助醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄、報(bào)紙等，加大基建檔案管理工作宣傳力度，提高醫(yī)院職工的基建檔案管理工作認(rèn)知。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也要重視該項(xiàng)工作，在醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中對其進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，宣傳基建檔案管理，使管理過程更加完整、安全、準(zhǔn)確，提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量及效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）優(yōu)化基建檔案管理制度及方式。醫(yī)院相關(guān)部門要與施工、監(jiān)理單位等建立良好的溝通互動關(guān)系，以檔案分管方式，確保其真實(shí)性和可靠性，實(shí)施基建檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，明確具體檔案管理任務(wù)。依據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況，將具體管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，為后期基建檔案的收集、整理和匯總奠定良好的基礎(chǔ)，并核查原始資料，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)勒令修改。管理人員也要結(jié)合具體情況，對竣工文件進(jìn)行編制，交由上級部門進(jìn)行審批。確保竣工圖規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，要有竣工圖章和完整的簽字手續(xù)，以免出現(xiàn)疏漏。實(shí)施崗位責(zé)任制建設(shè)，以定期考核方式，使檔案管理人員在日常工作中更加積極，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案管理工作目標(biāo)。

（三）采用先進(jìn)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化管理。開展醫(yī)院基建檔案管理工作時(shí)，可將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到該過程中，充分借助技術(shù)優(yōu)勢，在基建檔案管理工作中，對大數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用，提高檔案管理工作質(zhì)量及效率，達(dá)到良好的基建檔案管理效果，確保在醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，能夠依據(jù)實(shí)際要求，隨時(shí)進(jìn)行檔案查詢。結(jié)合醫(yī)院基建項(xiàng)目背景，與相關(guān)技術(shù)企業(yè)進(jìn)行合作，改變以往檔案管理方式，對醫(yī)院基建檔案管理過程及方法等實(shí)施創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用。具體檔案管理工作中，注重細(xì)節(jié)把控，如果醫(yī)院已經(jīng)有制定的基建檔案管理規(guī)章制度，一定要嚴(yán)格遵守，使醫(yī)院基建檔案處于有序的管理狀態(tài)。并對基建檔案管理人員進(jìn)行引導(dǎo)和鼓勵(lì)，使其積極參與到醫(yī)院基建檔案管理工作中，對檔案管理過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，使該項(xiàng)工作質(zhì)量與效率兼?zhèn)洌岣哚t(yī)院檔案管理工作質(zhì)量，為各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施及工程建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院日常經(jīng)營及發(fā)展中，基建檔案管理工作尤為重要。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對醫(yī)院檔案管理工作提出了很高的要求。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員要改變傳統(tǒng)的基建檔案管理思維及觀念，認(rèn)識到該項(xiàng)工作的重要性，加大基建檔案管理工作宣傳力度，具備較強(qiáng)的工作意識和責(zé)任感，依據(jù)具體項(xiàng)目實(shí)施情況，對基建檔案管理制度和方法進(jìn)行優(yōu)化。在該過程中，應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，提高醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量，使其更具智能化特征，確保醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。

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