創新醫院檔案管理提高檔案工作水平

文/漢川市人民醫院 鄒曉春

創新醫院檔案管理提高檔案工作水平

文/漢川市人民醫院 鄒曉春

隨著醫院管理現代化進程的推進，醫院復雜的檔案管理工作也要與時俱進，進行管理創新和服務創新。管理上的創新，不僅能夠提升檔案管理的水平和效率，而且能夠更好地為醫療和科研服務。本文主要從醫院檔案的管理環境、管理系統以及服務工作幾個方面的創新工作進行簡要介紹。

醫院檔案；創新管理；服務工作；工作水平

醫院檔案的管理環境和管理系統是檔案管理工作中最重要的部分。檔案的服務工作是檔案資源價值的體現；醫院的檔案種類和數量都是比較繁多的；紙質的檔案容易損壞，對儲存環境的要求比較高。傳統的檔案管理醫院只做簡單的分類，對于檔案的信息的準確提取比較困難；給醫院檔案共享服務工作的開展增加了難度。醫院管理服務的現代化，對檔案管理也提出了較高的要求，必須通過不斷對管理進行創新，提升檔案管理水平和服務工作質量。

一、創新管理環境

檔案管理人員的管理理念以及檔案存放的硬件設施都是檔案管理的環境影響因素；醫院管理的現代化，需要不斷地對傳統的管理理念進行改變，并加強管理硬件設施的安裝；為檔案的管理創造良好的管理環境。

（一）傳統的檔案管理沒有特別的強調和重視。對管理員的素質要求也不高，能夠做好簡單的分類整理工作就可以；顯然不能滿足現代化管理的需求。培養管理員的現代化管理意識，并對管理員的管理水平進行培訓，提高檔案管理的水準；充分將創新管理的觀念應用于實際的檔案管理工作中，實現檔案資源的優勢利用。另外，對于其他的醫務人員也要培養檔案創新管理的意識。

（二）檔案管理的硬件設施要有保障。必須能夠為紙質檔案的存儲提供干燥安全的環境。同時，引入電子化的基礎設施，實現檔案管理的自動化，提高工作效率，并且也保證檔案管理工作的質量。

二、創新管理系統

檔案的創新管理不僅需要良好的外部環境，還要有相配套的管理系統；在原有的管理系統基礎上進行改革創新，引入權威的質量管理體系，制定健全的管理制度，采用創新的管理手段來實現檔案管理的簡便高效。1.ISO 9000是我國最權威的質量管理體系，將這個體系應用到醫院檔案管理工作中，一方面要將顧客作為焦點；另一方面是要不斷地改進以滿足顧客的需要。管理工作也要明確目標，責任落實到個人，定期進行評審；實現科學創新的檔案管理。2.傳統的檔案管理比較隨性，沒有完整的管理制度，不能夠保證檔案管理的可持續進行。因此，完善檔案管理制度，能夠增加管理的規范性，促進管理工作的良性發展。網絡信息技術的快速發展，使得檔案管理制度需要不斷地修訂，涵蓋檔案的規制存放、檢查驗收等各項工作；在實際的檔案管理工作中嚴格按照制定的管理制度進行，進行科學性、規范性地管理。3.網絡技術的普及，可以應用于檔案的創新管理中，實施網絡化、科學化對醫院檔案進行管理；是檔案現代化管理的主要手段。醫院檔案管理的現代化，必須將檔案系統化管理，采用網絡技術實現檔案的科學化管理，能夠實現更加快捷的檢索服務和更加高效的工作效率。

三、創新服務工作

創新醫院檔案管理最終目的是將檔案進行充分利用，實現內在的價值。傳統的醫院檔案服務主要是被動方式，當需要的時候才查找檔案，服務的范圍小，方式較為單一，不能將檔案的價值呈現出來。這就需要對服務工作進行創新，將服務范圍擴展開來，并開展新型的服務方式，大大提高利用價值。

（一）網絡信息化實現了信息資源的多途徑、高傳輸。通過網絡技術手段將醫院的檔案資源進行開發，能夠很大程度上延伸管理范圍，全面對有價值的檔案信息進行歸檔，開展檔案資源的網絡化服務。檔案的網絡信息化，存在著檔案信息泄露的風險，所有必須要嚴格把關，杜絕一切可能泄密個人隱私的檔案資料公開。醫院內部公開檔案資料共享，能夠促進醫院服務的快速發展，滿足群眾更多的醫療需求。另外醫院檔案的管理也要適應醫院管理現代化的需要，將檔案資源適當擴大共享，改變傳統單一的服務觀念，實現檔案資源更高效地利用，并將服務的領域和對象進行擴展。

（二）服務范圍的擴大化，需要對相應的服務方式進行創新。醫院管理現代化的發展，使得經濟和歷史等占據主導地位，檔案資源需要進一步加工整理。由于不同需求者對檔案信息的需求不一，醫院的檔案管理工作可以從資源的歸納整理分類，按照不同的需求進行組合，為需求者提供多方位的咨詢服務。網絡化咨詢服務是檔案服務的發展主流，通過建立網絡化的文件閱覽和資源共享服務，突破了傳統狹窄的服務范圍，推動了檔案信息資源的高效利用，服務了更多的群眾。醫院的檔案服務管理工作，除了要向醫院提供信息支撐外，還應該針對檔案資源進行研究，能夠為臨床和科研提供豐富的參考資料。另外，對資源利用現狀進行調查分析，及時做好調整，完善服務的方式。

四、總結

醫院的檔案是重要的資源；然而傳統的管理方式和服務工作很大程度上限制了檔案資源的利用效率。醫院現代化的進程，需要創新管理醫院檔案。醫院檔案的管理創新，不僅要培養管理人員的創新管理意識，增強檔案存放的硬件設施。還要對管理系統進行創新，制定科學合理的管理制度，采用先進的網絡化管理。另外，擴大檔案的服務范圍和創新服務形式，充分利用檔案資源，能為醫院帶來更大的經濟和社會效益。

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