醫院檔案管理工作現狀分析及對策

文/成都市新都區人民醫院 李莉

醫院檔案管理工作現狀分析及對策

文/成都市新都區人民醫院 李莉

醫院檔案是醫院廣大職工在從事各項醫療管理活動中凝聚而成的具有一定保存價值或參考價值的檔案資料，是從事醫療管理活動或醫療科研工作中必須利用的資料。本文就醫院檔案管理現狀進行分析，并就如何做好醫院檔案管理工作談些看法。

醫院檔案；管理現狀；分析；對策

一、醫院檔案管理工作的重要性

（一）醫院檔案管理現狀及對策。檔案是醫院廣大工作者在從事醫療管理活動中凝聚而成具有保存或參考價值的資料，它能反映醫院在各個歷史時期的醫療工作情況，在醫院工作中起著承前啟后的作用，分析利用醫院檔案能有效的幫助提高醫療管理和醫療科研水平。如何做好醫院檔案管理對醫療管理以及科研等方面起著十分重要的作用。

（二）醫院檔案是醫院的歷史永久記錄，是醫療管理不可缺少的載體之一。包括文件資料管理、醫療文化建設、職工履歷管理、科教研究、基建、設備、財務等方面產生的文字材料、聲像、電子資料，記載著全院職工的德、能、勤、績等，匯集著最原始最可靠的大量信息。真實客觀地記錄了醫院發展歷程的重要信息資源，管理好醫院檔案對醫院具有重要的推進作用。

（三）醫院檔案是醫院各方面匯集具有知識成果和奮斗的沉積寶鑒，具有很大的開發利用價值。對醫院檔案進行綜合分析可以全面掌握醫院各個方面工作和變革情況，為新時期醫院建設提供借鑒和依據，推動醫院自身形象和價值觀的發展。

二、醫院檔案管理工作的現狀分析

現階段很多醫院對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現在以下幾方面：

（一）檔案管理意識淡薄利用率不高。長期以來，由于人們對檔案工作意識不強，認識不到檔案工作在醫院建設中的重要性和必要性，是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

（二）檔案管理人員業務素質不高，檔案管理工作開展難度大。一般基礎醫院沒有設定專職檔案管理人員，檔案管理人員多數是辦公室人員兼管，另外，有些檔案管理人員不是檔案專業出身或者沒經過檔案培訓就上崗，缺乏系統培訓，檔案管理手段落后，嚴重制約醫院檔案管理工作的發展。

（三）硬件設施不達標。醫院檔案應客觀完整記錄醫院各方面的工作，為醫院發展留下真實的軌跡。但目前很多醫院普通存在的現象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件，檔案容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全，規格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的隨意歸檔、錯歸錯放、資料不全的現象也使得醫院檔案管理工作的開展進一步加大難度。

三、加強醫院檔案管理工作的對策

（一）領導應重視完善檔案管理工作體系。醫院領導要高度重視檔案管理工作，成立以分管院長為組長、科室負責人參與檔案管理工作的領導小組，建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》《檔案管理工作規定》《檔案利用制度》等工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進醫院檔案管理工作的發展。

（二）強化檔案管理工作基礎。檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養，還必須做到業務精通，加強檔案人員自身業務素質建設，一方面積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業理論知識，另一方面建立檔案工作網絡，運用現代化管理技術和先進技術設備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

（三）增強檔案管理工作意識。通過向全院職工宣傳檔案管理工作的重要性，定期舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽來提高全院職工的檔案意識，促使各科室人員都要重視并支持醫院檔案管理工作。各科室設兼職檔案人員，積極參與配合醫院檔案管理工作，積極開展醫院檔案的收集、整理、歸檔工作，從組織上保證檔案工作的順利開展。

（四）硬件支柱是保證檔案管理工作質量、查找使用更方便的最佳手段，是管理提高檔案水平的有力保障。要專門設立綜合檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

（五）豐富檔案管理工作內容，是檔案管理工作的一項積累性工作。首先需要檔案管理工作者在日常工作中要注重醫院各類材料的收集和整理，全方位收集相關檔案資料，倡導全院職工支持醫院管理的檔案收集工作，積極提供有保存價值的檔案資料，要努力拓寬檔案收集范圍、挖掘檔案資源，比如：收集分散在各科有保存價值的資料，使室藏檔案內容豐富充實起來。

（六）實現管理現代化，拓寬服務領域。隨著社會科技的進步，檔案管理現代化、信息化已是檔案事業發展的重要方向，一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給院領導及全院利用者，為查閱提供便利，提高利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

（七）醫院檔案是展示全院自身形象和價值觀建設成果的重要載體。與時俱進，努力與醫療服務建設相結合，因此醫院檔案工作要站在廣闊的醫療文化服務背景之下，努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的醫療文化氛圍，努力與醫療服務及各類活動相結合，使檔案管理成為醫院建設的重要基地，最大范圍反映醫院管理風貌和歷史面貌。

總之，醫院檔案管理工作是醫院基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，應主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作及管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現，進一步推進醫療事業更健康發展。