高校檔案管理工作中的電子檔案管理

文/青島大學綜合檔案館 于健

高校檔案管理工作中的電子檔案管理

文/青島大學綜合檔案館 于健

隨著高校文檔中的電子文檔越來越多，給保存檔案的管理者們帶來了不小的挑戰，在了解電子檔案管理意義的同時，也要先從其原則入手，從而分析高校檔案管理工作中的電子檔案管理給我們帶來的問題，然后對問題進行策略分析，確使高校的電子檔案管理更加完善且具有有效性。

電子檔案；方案管理；管理

在高校的檔案管理工作中，其中的電子文檔是通過電腦里的磁盤等設備來進行儲存的，在高校的檔案管理工作中，電子檔案的管理是有很大意義的，不僅可以很好地保護紙質質量，也可以有效真實地體現出學生檔案和證書情況，但是電子檔案管理也存在一些自身的管理問題，所以我們要在這篇文章中對這些問題進行研究與分析，這樣可以使電子文檔管理體系越來越完善。

一、高校對電子檔案管理的意義及原則

（一）意義。電子檔案管理不僅可以提升工作質量，也可以促進工作效率，它有著容易掌握且看書方便的益處。對于高校的師生來說，電子文檔的存儲和閱讀與紙質相比確實方便了許多。創立電子檔案管理的意義還有一個是，杜絕假文憑的出現——因為近幾年有越來越多的假學歷出現，為了抵制不法分子的偽造，教育部門經過嚴格的審核，再進行實名電子注冊，從而維護了真學歷的權益。

（二）原則。電子文檔的原則理念，是建設管理原則的依據。第一，根據文檔電子時代的周期理念。其根據紙質文件的特征進行總體概述，同時也根據文件所發展的規律中進行研究，如果要實現有效夯實理念基礎，就要在其基礎上客觀清晰展示文件的運動規律。第二，對于文檔的電子時代的來源理念。對于電子時代的新發現來說，它是指西方檔案界對其態度發生新的改變。因為新發現就代表的新的創新，它的創新就表示了對來源理念的新延伸。

二、從電子檔案中發現有效的治理問題

（一）缺少完善的管理體系。如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高校現在還未跟上網絡信息化時代的腳步，還未創建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高校現在慢慢建立了較完善的管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準備。

（二）歸檔存有分散性。高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現出歸檔的分散性。也大大體現了學校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設備不齊全導致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。

（三）電子文檔丟失現象。如今這個信息化的時代，高校很容易出現文檔丟失的現象，因為在一個身為整體學校中，所有的電子文檔都是由各個部門匯總而成的，但是，恰恰因為各個部門都各行其是才致使電子文件的丟失或重復存儲，雖然現在社會是信息化時代，很多高校都不斷提高了辦公信息化，從而加強辦公軟件在教學和工作中的應用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設備也不健全，所以導致了很多文檔的丟失以及不能及時歸檔。

三、根據電子文檔里出現的問題進行策略分析

（一）創立完善的高校電子文檔體系。在一所高校里，創建完善的電子文檔體系是一個重要舉措。它有著很重要的意義，也有著很嚴格的原則，學校所有的檔案都是寶貴的，這些不僅影響著學生們的未來，也象征學校的信息化建設。根據相關文件當作依據，以高校自身特點來看，首先要制定一個完善的管理體系，解決不完善問題。

（二）加強對電子文檔進行監督。對于高校的電子文檔存在丟失、晚歸現象進行監督，把學校當作一個整體，每個月固定一個時段進行匯總，這個可以避免文檔晚歸的現象。告誡高校管理層對文檔的收集、整理、歸檔中的過程進行監督，這可避免文檔丟失現象。在此同時，高校對保管文檔的態度要端正，進行統一管理和協調檔案的使用，才可確保電子文檔的安全性共享性，從而發揮它們的價值。

（三）提升對部門硬件設施的管理。對電子檔案所存在的問題進行策略分析除了創立完善的高校電子文檔體系和加強對電子文檔進行監督以外，還可以加強對部門硬件設備的治理。電子文檔的儲存和歸檔離不開計算機的網絡應用和設備，所以，想要更完善地進行文件歸檔，就要加大對計算機硬件設備的要求，不僅要保證計算機的安全儲存，也要對電子文檔有效進行利用。如想保證電子文檔在較安全可靠的環境中使用，首先得勤換或者更新殺毒軟件和防火裝置。如想加強對使用期限的管理和審核，首先要在計算機上隨時備份，從而防止不良分子對文檔進行訪問及修改。其次要加強對有訪問權限的人進行審核管理，并且創建安全措施。

四、結論

電子檔案管理的建設與發展，是高等學校檔案管理工作中的重中之重。本文針對電子檔案管理提出的問題進行策略分析，首先是完善一個高校的管理體系，可以保障電子檔案的安全與有效。其次是加強對文檔進行監督，可以保障電子文檔的真實完整性。最后是加強設備的理念，可以創造高效率的辦公成效，還可以延長計算機的壽命，避免減少電子文檔的丟失等。我們要跟上新時代的步伐，接受新事物，從而提升我們的管理水平，更好去服務我國高等教育事業。

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