新形勢下高校檔案管理應注意的問題分析

文/延安職業技術學院 高煒

新形勢下高校檔案管理應注意的問題分析

文/延安職業技術學院 高煒

高校檔案的有效管理，可以為高校開展教學活動、強化高校管理意識、推動高校健康穩定發展具有重要的意義。隨著信息技術的不斷發展，對高校檔案管理事業提出了更高的要求，高校檔案管理部門須立足檔案管理的現狀，結合檔案管理發展的現實要求，針對性地開展相應的檔案管理活動，全面提高高校檔案管理成效。筆者就當前高校檔案管理中存在的一些問題，結合信息技術下的發展思維，談談新形勢下高校檔案管理的發展。

高校；檔案管理；問題；信息技術；發展

各高校依據《普通高等學校檔案管理辦法》規定了本校檔案管理辦法，一般包括：檔案管理責任制、檔案立卷歸檔制度、庫房管理制度、查閱檔案資料制度、保密制度、鑒定與銷毀制度、登記與統計制度、檔案工作人員守則、檔案移交制度等規章制度。從部分高校的《檔案實體分類方案》《檔案歸檔范圍及保管期限》中可以看出，各高校基建檔案的歸檔范圍和保管期限都依據《基本建設項目資料管理暫行規定》，基本建設項目資料是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成使用的全過程形成的、應當保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘探、設計、施工、竣工、改建、擴建等各階段形成的文字材料、圖表、計算材料、聲像材料等。保管期限分為短期、長期、永久三種。

一、高校檔案管理的重要性和意義

檔案管理在高校發展中具有重要價值和意義，主要體現在以下幾個方面：一是領導決策的參謀。檔案記錄了前人的認識，包括教學、黨政管理等方面的信息。學校領導要作科學的決策，就要對檔案進行研究，以檔案作為重要依據。二是處理各種問題的憑證。學校處理好各種問題，必須切實掌握有關檔案材料，才能提高辦事效率。檔案是過去學校工作的原始記錄，可為學校處理各種問題提供憑證。

二、當前高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員的工作意識不強。當前在高校檔案管理中，存在一部分檔案管理人員自身的管理意識不強，工作上缺乏兢兢業業的精神，還沒有牢固樹立檔案管理的職業意識。

（二）信息化程度不高。雖然這幾年信息技術在不斷發展，但是在很多高校中檔案管理的過程和模式，依然是傳統檔案管理“紙上談兵”的過程，沒有切實應用數字檔案和電子檔案，檔案管理成效相對較低。

（三）相關的檔案管理制度需要進一步完善。雖然高校在檔案管理的過程中，已經具備了相應的檔案管理制度和規范，但是在崗位職責和職能的細化上，還需要進一步完善和落實。

三、提高高校檔案管理成效的幾點思考

（一）細化管理制度，完善崗位規范。想要提高高校檔案管理的成效，最重要就是要從崗位制度和規范入手，提高每一個檔案管理人員的思想認識，充分發揮其主觀能動性。只有從思想上有正確的管理意識和認識，才可能真正落實到具體的管理行為中去。此外，高校檔案管理部門還應該切實重視對制度的細化和完善，堅持用制度管人、用規范約束人，形成有制度可以依靠、有規范必須依靠、違反制度必須處理、處理過程必須規范的體系，全面的提高崗位的有效性和職能性。

（二）重視檔案管理的信息化投入。信息化檔案管理的模式是未來高校檔案管理的重要方向。高校相關職能部門應該切實認識到信息化檔案管理發展中的資金投入和配套設施的建設。俗話說：好馬配好鞍。現代化的辦公設施是提高檔案管理成效的重要保障。

（三）加強高校檔案管理隊伍的建設。人是管理中最重要的因素。在高校檔案管理中，管理人員自身的管理能力和素養是決定高校檔案管理的重要內容。所以，作為高校檔案管理部門，應該切實的重視對每一個檔案管理人員自身的管理能力和專業素質進行再教育和培養，定期或者不定期組織各類檔案管理的活動，拓展檔案管理人員自身的視野，取長補短，切實提高每一個檔案管理人員自身的工作能力和素養。

（四）科學地對每一個檔案管理人員進行考核和評價。科學地考核和評價體制，是衡量高校檔案管理成效的重要標準。新形勢下，隨著檔案管理事業的不斷發展，高校檔案管理部門應該科學地對每一個檔案管理人員進行考核和評價，把每一個檔案管理人員的工作作風、工作狀態、工作過程、思想認識、行為規范等等，都納入考核和評價的體系中，形成一個客觀、公正的考核生態圈，并且把考核的結果與相關人員的職稱、福利、待遇等有機結合在一起，激勵檔案管理人員積極有效地投入到高校檔案管理工作中去。

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