如何構建高校檔案工作新模式

文/濰坊學院 修雪麗

如何構建高校檔案工作新模式

文/濰坊學院 修雪麗

在新課改環境下，傳統的檔案工作模式早已無法滿足現代高校對檔案工作的需求。因此，高校應該在傳統的檔案工作基礎上實行改革和創新，進而有效實現高校檔案工作新模式的構建。

高校檔案；工作；新模式；構建

伴隨科學技術的飛速發展，傳統的高校檔案工作已經發生了質的改變，在科技化與網絡化并存的當下，高校檔案工作不但面臨著機遇，同時也面臨著挑戰。將陳舊的、傳統的檔案管理進行操作模式、系統上的改進，是所有高校檔案工作者面臨的重要課題。那么，究竟如何構建高校檔案工作的新模式呢？作者通過查證大量資料，就構建高校檔案工作新模式展開探討，以期能為高校檔案工作提供幫助。

一、構建發展型高校檔案工作模式

（一）提高檔案工作人員的綜合素質。優秀的高校檔案工作人員要具備過硬的、專業的職業技能，同時還要具備良好的職業道德和職業素養。一方面，要兢兢業業、認真仔細地工作，對高校的檔案數據及時檢測和維護，提高自身的工作重視度，對自身工作要及時反思和改正，確保高校檔案工作的質量。另一方面，要積極學習和掌握現代化科技手段，實現高校檔案工作的網絡化管理，切實提高檔案工作的工作效率，同時，還要注重自身知識的時刻更新，并隨時關注檔案工作的創新和發展，使自己始終處于高校檔案工作的最前沿。

（二）注重檔案工作的集中式、統一化管理。集中式管理，就是要明確、細化檔案的分類，杜絕重復填寫和備案，落實檔案的歸類放置，進而降低工作難度和減輕工作量。而統一化管理，顧名思義，就是要統一標準，細化高校檔案工作的各項審核指標，實現各大高校間開展檔案工作時的無障礙交流，使檔案能夠跟隨人員的調動或升遷而轉調，并不需要在每一處都各備檔案。

二、構建可持續型高校檔案工作模式

（一）實現檔案管理制度的完善。高校要按照國家相關的檔案法律法規，并結合自身的發展需要，對檔案管理制度進行及時性修訂，建立健全高校檔案工作的各項管理規章制度和規范性文件，進而使高校檔案工作更加規范化、標準化、科學化。另外，高校還要加大對檔案工作的指導力度，并隨時關注檔案的開發和管理，有效避免分散管理的不足，同時積極探索更加有效的檔案管理新模式。

（二）確保檔案管理工作的依法開展。高校領導要始終支持學校檔案部門依法行使其管理職能，加大檔案部門對相關法律法規執行情況的監督力度和檢查力度，同時加強違反檔案部門相關法律法規現象的懲處力度。一是高校要主動、積極地參與實事工程、重要會議、科研項目、建設項目的前期指導工作和建檔工作。二是未通過檔案部門專項驗收的重大科研項目和重點建設項目，高校不能實行整體驗收操作，而要嚴格遵守相關的檔案專項驗收制度。三是高校可以構建完善的檔案事業發展綜合評估機制，并切實實行該評估制度，進而有效推動高校檔案工作的長期發展。

（三）強化檔案收集、征集工作。高校檔案部門要適應社會和學校的發展需求，打破檔案館藏傳統的封閉式結構，充分拓寬檔案的收集面。首先，注重對重要檔案材料形成、收集、歸檔工作的介入，以此保證其安全性和完整性。其次，針對學校重要考察、事件、活動、調研項目等形成的聲像或特殊載體資料，要及時收集和整理。再次，要做好隸屬高校收集范圍內的典型個體檔案、實物檔案的收集工作，并面向社會展開檔案征集活動，加大散存在校內外、國內外符合高校檔案征集范圍的征集力度。最后，要鼓勵個人、集體進行檔案寄存或捐贈。

（四）注重檔案資源的源頭建設與歸檔驗收。在高校檔案工作中，針對一些重要的檔案資源，尤其是電子文件材料，務必做好前置工作和延伸工作。首先，要采取跟進式的服務模式，在檔案形成之初就開始跟蹤指導，到文件歸檔之時還要參與結尾驗收工作，以此保證檔案資源的準確性和完整性。在此值得注意的是，無論是誰，都不能拒絕將職務范圍內形成的檔案資源歸檔，甚至是據為己有。

（五）優化檔案工作的干部隊伍。高校在檔案部門領導班子的建設上，要嚴格遵守專業能力強、政治素質優、文化水平高、思想作風硬的擇人標準。伴隨檔案藏量的日益增加，高校應該按照檔案部門的人員編制標準及時核定并增加人員編制。同時，高校要注重對檔案干部進行專業技術培訓和繼續教育工作，努力培養高素質、復合型的檔案人才，進而優化高校檔案干部隊伍的建設。此外，高校要加大對檔案干部日常工作、生活的關心程度，幫助他們解決工作、生活中的困難，進而讓他們全身心地投入到高校檔案工作中。

三、構建多功能的高校檔案工作模式

（一）拓寬服務工作領域。高校檔案部門要始終貫徹和落實科學發展觀，這樣才能夠在具有豐富內涵的服務工作領域進行自身服務的準確定位。一方面，服務要面向校園，為校內師生、學校教學、學校科研做好服務工作。另一方面，服務要面向社會，加大檔案信息的開發、加工、傳播和開放力度，為社會的進步和發展提供服務。

（二）舉辦檔案展覽。高校舉辦檔案展覽可以加大檔案信息的宣傳、交流，滿足社會大眾日益增長的信息需求。檔案展覽的形式可以是多樣化的，比如，可以運用自身館藏資源自辦展覽，也可以與校內其它部門一起開展；可以巡回展覽，也可以固定展覽場所等。總之，展覽所展出的載體要形象生動、資料翔實，符合社會大眾的視聽需要。不但要包含傳統的校史展覽，還要包括具有啟迪、昭示意義的新信息，從而賦予檔案信息鮮活的生命力。

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