如何做好基層單位文書檔案歸檔前鑒定工作

文/國家新聞出版廣電總局六四一臺 潘建宇

如何做好基層單位文書檔案歸檔前鑒定工作

文/國家新聞出版廣電總局六四一臺 潘建宇

檔案鑒定是檔案管理工作的核心環節，它關系到檔案的存毀、館藏的優化以及檔案質量與檔案效益的發揮。

基層單位；檔案歸檔；鑒定

文書檔案是各基層單位檔案類別中最重要的一類，做好此類檔案歸檔前鑒定工作尤為重要。當前，各基層單位對收集而來的文書檔案基本是照單全收，缺乏有效的鑒定，造成有限的檔案庫房被擠占、無保存價值檔案過多等一系列問題。因此，采取針對性的措施，提高文書檔案歸檔前鑒定工作效率很有必要，對于基層單位文書檔案的后續歸檔、整理、開發利用具有十分重要意義。

一、檔案歸檔前鑒定工作存在的問題

（一）重視程度不夠，缺乏工作計劃。當前，基層單位大部分沒有獨立的檔案部門，檔案工作更多是“附屬”于辦公室，檔案人員基本為辦公室兼職人員。檔案工作在辦公室會議、新聞宣傳、文字撰寫等日常主要事務性工作中所占比重小，因此，基層單位往往忽視了對檔案鑒定工作的組織領導，更別談制訂年度具體、周密的文書檔案鑒定工作計劃。另一方面，文書檔案歸檔前鑒定工作具有一定的風險，如果鑒定不準確、不合理，極易導致有用的檔案未存檔或被銷毀，因此，基層檔案人員為避免風險和承擔責任，更多的滿足于做好檔案收集、整理、管理等工作，導致文書檔案鑒定工作不充分、草草收場的局面。

（二）鑒定標準模糊，實際操作不強。保管期限表是檔案鑒定工作的主要依據和標準。2006年12月18日，國家檔案局發布8號令，即《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，對文件材料檔案的歸檔范圍、保管期限做了具體明確的規定。新規定第十二條“各機關可根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表……”。但是當前不少基層單位只是照抄或簡單地照抄、套用上級主管機關的有關規定，忽視、缺乏對本單位實際工作和職能的研究，實際制定的文件材料歸檔范圍和保管期籠統、簡略、抽象，缺乏足夠嚴謹、有序、合理，讓檔案人員難以客觀把握、準確劃定，實際可操作性差，造成本應該歸檔的文件材料反被剔除的嚴重后果。

（三）業務能力不足，鑒定無法開展。文書檔案價值鑒定具有不可逆性，因此，檔案人員不僅需要極高的專業水準和知識儲備，更需要具備較高的辯證思維能力、較強的責任心和嚴謹細致的工作作風。當前，各基層單位的檔案人員大多是辦公室兼職人員，不具備實際上崗工作資格，日常業務培訓更多是集中在公文、信息、攝影等方面，缺乏充足的文書檔案價值鑒定知識、技能和相關學科知識，檔案鑒定標準不熟悉。同時，基層單位兼職檔案人員由于身兼數職，在鑒定工作方面難免不夠嚴謹細致，責任心不強，這些都影響文件檔案鑒定工作的順利開展。

二、檔案歸檔前鑒定的對策和措施

（一）加強組織領導，健全工作機制。文書檔案歸檔前鑒定工作是檔案工作的重要環節。基層各單位要充分認識鑒定工作的重要性，要逐步建立主要領導親自抓、分管領導具體抓、部門科室共同抓、層層抓落實的管理體制機制，制定切實可行、符合工作實際的鑒定工作計劃，工作計劃要涵蓋鑒定依據、標準、內容、日常安排、責任者等；成立專門的文書檔案鑒定工作小組，成員以檔案管理部門人員為主，同時吸納相關業務部門，鑒定工作小組成員要具備高度的責任感、嚴謹細致的工作作風，切實承擔起本單位文書檔案鑒定工作，形成文書檔案鑒定工作合力，鑒定工作合理、規范、準確。

（二）制定工作標準，提供鑒定依據。文件材料保管范圍和保管期限表是開展檔案鑒定工作的標準和依據。各基層單位要在遵守國家檔案局8號令的前提下，立足于本單位的各項職能活動，制定出符合自身實際的鑒定標準，尤其是保管期限表，盡量做到內容豐富精煉、條款清晰、明確具體、用語準確、科學性、可操作性強，盡量避免因檔案管理人員主觀性的局限而對文書檔案造成損害，最大限度地實現鑒定工作的科學性及鑒定結果的準確性。

（三）加強教育培訓，提升鑒定水平。在文書檔案鑒定工作中，制訂標準和依據固然是至關重要的，但更為關鍵的是實際從事檔案鑒定工作的人員，他們的業務素質才是決定鑒定工作質量的關鍵所在。基層單位要將檔案鑒定工作納入崗位年度培訓工作計劃，采取網絡遠程學習、專業技術人員繼續教育、崗位培訓、微信等多種形式，定期或不定期開展檔案鑒定知識培訓,未經培訓不得上崗，使檔案鑒定小組成員能系統掌握鑒定原理和方法，努力培養、造就一支政治素質高、業務能力精的復合型檔案工作人才隊伍。另一方面，要加強鑒定人員心理、正確職業觀教育，要依托單位道德講堂、文化講壇等憑條，增強鑒定人員的事業心和責任感，培養、增強鑒定人員高度的工作責任感和嚴謹細致的工作作風，保證文書檔案鑒定工作不因“人”的因素而無法有序開展。

文書檔案歸檔前鑒定工作是一項“去粗取精”提高檔案價值和效益的重要工作，它不僅為檔案保管保護條件提供了依據，也使文書檔案更加精煉，對于文書檔案后續的立卷歸檔、開發利用具有十分重要的意義。各基層單位只有進一步加強對文書檔案歸檔前鑒定工作的組織和領導，制訂、完善符合本單位實際、具有較強操作性的鑒定標準和依據，同時配備一支經驗豐富、理論業務水平高、責任心強的鑒定隊伍，文書檔案資料才能得到最客觀公正的鑒定和最安全穩妥的、合理有序的保管。

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[5]國家檔案局.機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定，2006.