建筑工程檔案管理的問題與解決辦法探析

文/淄博建魯工程建設項目管理公司 李玉菡

建筑工程檔案管理的問題與解決辦法探析

文/淄博建魯工程建設項目管理公司 李玉菡

檔案管理的最高目標是實現管理現代化、規范化。建筑工程檔案管理是建筑施工企業生產經營活動中的重要組成部分，工程檔案是工程建設的真實記錄，對工程質量監控、工程基礎設施維修、查明事故原因、追究事故責任以及日常管理都發揮著不可替代的作用。基于此，本文就建筑工程檔案管理的問題與解決辦法進行了探討。

建筑行業；檔案管理；方法

一、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）重建設，輕管理。工程建設中，對于檔案管理方面的意識淡薄，存在重工程建設，重經濟效益，檔案管理投入不足，尤其是檔案的信息化和電子化管理尚未普及，普遍存在檔案管理滯后于工程項目建設。工程檔案管理屬于一項基礎性、長期性工作，在整個建設中屬于非營利性的，不會直接產生巨大經濟效益，因此，工程建設部門和相關管理部門更多的把人力、物力投入項目建設的進度上，忽視了對工程檔案的管理，尤其是一些重要的歸檔資料未能及時收集歸檔，很多建筑工程項目的檔案歸檔率不足80%，等項目完工后才匆忙收集，容易造成施工圖紙、建設單位資質等重要檔案的遺失。工程檔案基礎工作如檔案的收集、整理、立卷、著錄、檢索等未按相應標準規范操作。

（二）檔案管理不規范。許多單位工程檔案的立卷、編目、檢索等未按國家標準規范操作。內業資料文字篇幅多，而影像圖片少，尤其是一些隱蔽工程沒有影像圖片而僅有文字記錄，難以令人信服，使內業資料不能真正反映建設項目的實際情況。部分項目的竣工圖歸檔不完整，竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符，竣工圖中相關項目及技術負責人簽名常常漏缺不全，有些竣工圖編制不規范、標識不統一，無設計與竣工數量對照表，由于變更執行程序的不規范，極易導致竣工圖誤差和失真。某些工程項目不重視平時的資料積累，資料內容制作缺乏真實性，施工中有些材料已經使用，而材料質量證明后來才到，造成質保資料與施工進度不同步，極易出現工程質量漏洞。

（三）管理人才缺乏。社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

二、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）革新管理意識。革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強對建筑檔案管理的重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下才行。

（二）加強人力物力和財力投入。加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。

（三）加強檔案管理的規范性、嚴謹性。在項目的幾個階段中，要加強檔案管理的規范性及嚴謹性，施工技術文件資料是形成于施工過程中的，因此需要施工單位明確責任，在施工過程的各個階段同步進行編制、收集、整理與保管。內容上要具備完整性、準確性、系統性；外觀上要字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，竣工圖及聲像材料要標注清楚，圖章、簽字要齊全，標準統一。

工程檔案的內容主要包括在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括決策立項文件、征地拆遷文件、勘測設計文件、承包合同、工程開工文件、監理管理資料、施工管理資料、施工技術資料、施工測量記錄、施工物資資料、施工記錄、試驗記錄、質量驗收記錄、竣工驗收資料及竣工圖等。在已經具有上述完備的紙質檔案的同時，還應有電子、圖片、影像等資料，隱蔽工程必須以圖片影像等作為佐證。明確規定編制工程檔案的份數，保證施工過程中文件的形成、積累、整理、歸檔，有據可依，職責明確。嚴格原始文件管理，確保法律責任明確無誤。為確保形成文件資料的真實性、準確性，就必須做到：要求必須由責任人簽字的一律由責任人本人簽字，絕不允許代簽，確因特殊原因，責任人必須出具委托授權書，由受托人代簽，授權委托書應連同竣工文件一并保存，這就明確了法律責任，提高了檔案管理的嚴肅性。如果因失誤造成的文字表達或數據錯誤，要求責任人必須對其進行修改，并在修改處加蓋修改人印章，確保檔案資料的真實性，使歸檔文件具有保存價值。

三、結束語

建筑工程檔案與工程質量之間的關系緊密，一方面，工程檔案是工程質量的重要依據和現實反映，另一方面，工程質量又是工程檔案的重要內容，二者相輔相成，互為補充和依存。要求把工程檔案作為工程質量管理放在同等重要的位置抓好落實，提高建筑工程檔案工作水平，更好地服務經濟社會發展。

[1]陸華.建筑施工企業檔案信息化管理中的問題及解決思路[J].中國管理信息化,2014(11):51-52.