優化企業檔案數字化工作探究

文/神華準能集團檔案館 牛華

優化企業檔案數字化工作探究

文/神華準能集團檔案館 牛華

在信息時代，企業檔案數字化工作成為組成企業管理工作的重要部分，企業必須克服各種難題快速推動檔案數字化工作進程，有效促進企業發展。本文從優化企業檔案數字化工作的重要性入手，探究提出若干具體措施，以促進企業提高檔案數字化工作水平，為企業發展貢獻力量。

企業；檔案管理；數字化；工作措施

隨著計算機與信息技術的普及應用，企業的生產經營過程形成大量電子文件，收集、整理、利用好電子檔案，并把大量紙質檔案轉化成電子檔案，促進檔案工作的數字化進程，這就成為企業檔案管理的主要工作，任重而道遠。

一、優化企業檔案數字化工作的重要性

一方面，檔案數字化能使企業檔案原件得到有效的保護。數字化檔案可以替代檔案原件被使用，原件得到保護，且數字化檔案副本能實現異地保存，有效預防因保管條件較差或自然災害等而發生霉變、潮濕以及蟲蛀等問題，威脅檔案安全，即便損壞檔案原件，只要存在電子文件，就能替代原件，避免檔案受到毀滅性破壞。另一方面，檔案數字化能優化企業檔案利用方式。數字化檔案能同時供多人使用，不再面臨孤本問題的制約，且數字文件能通過計算機在企業局域網實施異地傳輸，實現異地調閱利用，擴大利用企業檔案的空間，提高檔案利用率。如今，檔案數字化已經成為企業從傳統檔案管理走向數字檔案管理的必由之路，優化企業檔案數字化工作至關重要。

二、優化企業檔案數字化工作的具體措施

（一）堅持優化企業檔案管理基礎工作。一是企業在優化檔案數字化工作時務必要有所選擇，沒有必要不加選擇地針對全部的檔案資源實施數字化處理。所以企業在檔案工作實踐中要按照自身生產經營實際，明確所收藏的哪些檔案資源需要數字化或優先數字化，哪些無需數字化。二是科學選擇掃描企業紙質檔案的參數，這對掃描數字影像的質量有重要影響，尤其是掃描分辨率，它和掃描文件的還原效果、清晰度等有直接關系，選擇的掃描分辨率參數值越大，掃描出的紙質檔案就越清晰，此時必須增加掃描的時間以及存儲的空間，反之紙質檔案掃描質量就會降低。所以在選擇分辨率時務必要綜合考慮實際需求，涵蓋掃描文件的存儲空間、可閱讀性以及輸出打印質量等。三是全程控制企業檔案數字化工作的優化，即在優化檔案數字化工作的整個過程均要重視檢查質量。具體包括：在數字化之前嚴格檢查檔案整理情況，保證需要數字化的企業檔案原件有序、完整，預先整理、修復對掃描質量有影響的檔案原件；在數字化之后要做好檢查數據質量的工作，即在掃描文件圖像之后要保持企業檔案原貌，正確擺放幅面、字跡清晰而真實、亮度適當，避免發生漏掃、錯掃等問題，如果文件圖像質量不過關必須重新掃描；檢查數據連接情況，依托機讀目錄數據庫連接已經掃描的企業檔案數字文件，保持一一對應。

（二）圍繞企業發展豐富檔案管理內容。為提高管理水平，適應時代發展需要，企業檔案管理需增添對現代企業發展有利的檔案工作新內涵、新內容。在企業檔案數字化工作中，依賴高科技對影像、數字資料等進行歸檔管理，檔案載體因此變得豐富多樣，包括電子圖表、電子合同以及電子檔案等，它通過數據庫的形式貯存電子文本，方便使用者及時調閱、查找大量信息。所以建立檔案數據庫是優化檔案數字化工作和管理現代信息檔案較為先進的方法，能使企業的發展獲得有效而翔實的原始資料。在建立檔案數據庫時應圍繞企業發展要求科學分類，持續增設新的內容。在企業實現對檔案的數字化集中管理之后，案卷質量得到保證，促進檔案的規范化管理，同時提高企業檔案管理工作效率。但企業要依托最新的管理信息化軟件盡快實行文書檔案的文件級錄入、其他檔案的案卷級錄入以及技術類、員工人事等檔案的兩級錄入，形成企業紙質檔案、電子檔案管理的并存共用機制。另外，要及時建立科學的、合理的數據庫檢索方式，對檔案管理工作實施數字化、信息化管理，提高管理效果。

（三）保證企業檔案信息利用的安全性。較圖書館面向普通公眾公開信息不同，企業檔案信息對于使用者有限定條件，面臨相當嚴格的保密要求，保證安全性。所以企業在優化檔案數字化工作時要重視檔案信息的安全與保密，形成健全的保密制度與安全技術保障。企業要完善利用檔案信息的保密制度，禁止攜帶攝像設備、移動通信設備、移動介質等進入檔案閱覽室等場所；加大對檔案信息安全管理的力度，在信息管理系統里標識涉密電子檔案的密級，通過安全傳輸協議傳輸文件，存儲在服務器上的涉密檔案信息也要使用加密設備，做好加密處理；依托統一身份認證系統認證進入信息管理系統查閱企業數字化檔案用戶的身份，保證用戶身份的唯一性、合法性以及真實性；控制系統的訪問權限，設置訪問檔案信息管理系統的訪問控制策略，控制不同用戶利用檔案信息的權限，同時嚴格控制用戶閱讀、打印或復制加密檔案信息，保證檔案信息不被非法訪問、違法使用，切實保證企業檔案信息利用的安全性，從而進一步優化企業檔案數字化工作。

三、結語

科技在不斷發展和進步，檔案數字化是企業的必然選擇，企業在新的時代背景下務必要進一步提高對企業檔案數字化工作的重視度，積極探索檔案數字化工作的新思路、新方法，大力優化檔案數字化工作，達到企業檔案日常管理與數字化工作的協調統一發展，從而顯著提高企業檔案管理水平，夯實發展企業的基礎。

[1]于靜.公司檔案數字化建設的創新探索[J].中國管理信息化,2016(19):191-192.

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