新形勢下國有企業電子光盤管理的相關問題

文/中建三局三公司 袁紅

新形勢下國有企業電子光盤管理的相關問題

文/中建三局三公司 袁紅

隨著信息化時代的到來，企業的諸多方面都受到大數據的影響，特別是在檔案管理這一方面，國有企業也開始使用電子光盤來進行數據信息的保存與檢索利用，以確保企業工作的高效性與與時俱進。但是由于目前國有企業運用電子光盤管理尚不成熟，所以存在諸多的問題。本文對國有企業電子光盤管理的相關問題進行研究，并提出解決策略以實現國有企業檔案管理電子化，為其信息系統的發展提供有效的借鑒。

新形勢；國有企業；電子光盤；檔案管理

一、國有企業電子光盤管理的現狀

檔案是企業各種信息的綜合，包括人力信息、會計信息等各種文件資料的綜合。以前依靠傳統的紙質辦法管理檔案，存在著諸多的漏洞，包括文件存放與查找困難。現今電子信息化時代使得諸多企業采用電子光盤進行檔案管理。而這些工作的進行往往涉及公司生產、技術、經營的全過程與核心內容，為確保信息化工作連續性，必須對其歸檔、保管和使用實行全過程管理。

目前國有企業基本上實現了檔案管理的信息化。電子光盤是信息社會的產物，是企業進行檔案管理未來發展的方向，也是企業管理體制改革的突破口。對于國有企業來說，運用現代技術進行檔案管理的起步較晚，但是隨著一段時間的發展，各類系統也在不斷更新升級。電子光盤管理是管理企業檔案的有效支撐，它有助于實現數據與企業的融合，最終實現單位價值創造的目標。隨著新技術和信息技術公司的影響，信息化會促進檔案管理人員的解放，使他們有更多的精力和時間為企業服務，這也將擴大管理的空間。

二、國有企業電子光盤管理存在的問題

（一）對光盤軟功能認識不足。在目前的大數據時代背景下，很多檔案業務忽視對電子光盤軟功能的認識，導致在企業的檔案管理工作中存在效率低下、管理混亂等問題。同時還存在一些國有企業即使在使用電子光盤的時候也會存在一些誤區。包括將電子光盤完全等同于檔案的數字化，沒有把電子光盤同企業的檔案管理進行連接，導致電子光盤系統與國有企業的整體管理之間存在著銜接不當，對于光盤的軟功能認識不足，缺乏系統性的整合。

（二）電子光盤管理不規范。相比傳統的檔案管理方式來說，現今的電子光盤有著信息儲存多元化、多樣化的優點，但同時也存在著管理不規范的問題。例如，很多電子光盤應用軟件在研制過程中沒有嚴格遵循標準，大部分具有單一的功能、較低的標準化水平和不完整的數據，從而導致部分檔案缺少主題標引，達不到資源共享。除此之外，在信息安全管理方面管理的不規范也導致出現的漏洞較多，勒索病毒以及其他黑客技術的侵入，給企業電子光盤管理和數據安全維護帶來前所未有的挑戰。

（三）電子光盤管理人員素質參差不齊。電子光盤管理的特點決定了相應配備的人員需要具備一定的高素質和技能。為了能夠穩定高效地完成檔案管理工作，需要嚴格要求檔案管理人員。在檔案管理工作中，有些員工玩忽職守，沒有在崗位上認真地履職，導致很多問題出現在檔案管理工作中，這就需要不斷提高檔案管理人員的專業素質和道德素質，從而進一步推動檔案管理工作的可持續發展。

三、推動國有企業電子光盤管理的策略

（一）樹立企業檔案管理電子化意識，實現管理標準化。在現今大數據時代，國有企業建立數字化檔案進行管理是必然趨勢。運用電子光盤進行數字化管理時需要樹立現代化意識。對于國有企業來說，需要緊跟時代發展潮流，積極學習現代化科學技術，并將其結合國有企業的檔案管理，完善電子光盤系統，使檔案管理工作的邊緣化格局徹底打破，進而使檔案管理工作在社會上的地位得到進一步提高。與此同時，電子光盤管理需要有一個標準化制度，以實現檔案現代化管理。首先檔案管理部門需要與其他的部門之間通力合作，將檔案信息及時在企業內部進行傳送，實現電子光盤對國有企業信息的全方位掌控，并落實統一的標準化規范。其次在信息安全管理方面，要遏制網絡威脅發展的勢頭，信息安全的發展必須從傳統框架下不協調的靜態點產品，演進到以為基礎、能應對動態威脅環境挑戰的高級安全系統。

（二）培養復合型檔案管理人才。加快信息技術在檔案管理中的運用，一方面，檔案管理人員要做到不斷更新自己的知識，了解檔案管理知識和信息技術發展的新趨勢。另一方面，也要注意擴大自己的專業視野，提高實踐的標準，使知識結構趨于合理化，提高個人的整體素質。電子光盤的建立不僅提高了信息處理的效率，同時也減少了大量的工作量，同時也能及時得到更全面的業務數據，為檔案管理的發展創造條件。企業應定期開辦人員培訓班，學習相關法規制度，更新知識結構，使企業檔案管理人員適應企業工作發展的要求。其次，在后續教育中，為了提高工作人員對電子光盤管理的認識，運用管理知識加強人員素質。此外，最重要的是通過信息技術提高企業的管理效率。

四、結語

綜上所述，企業檔案管理是一項繁瑣的系統工程，它具有艱巨性和長期性的特點，在信息化的大趨勢下，需要國有企業正確對待電子光盤這一制度，進行標準化和現代化管理，從而為企業決策和進一步發展提供依據和借鑒。

[1]劉玲玲.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].信息技術與信息化,2014(6).

[2]何惠云.新形勢下我國國企檔案管理途徑探討[J].經貿實踐,2015(1).