人事檔案管理保管的方法探究

文/吉林省延邊疾病預防控制中心 樸敏姬

人事檔案管理保管的方法探究

文/吉林省延邊疾病預防控制中心 樸敏姬

人事檔案管理工作是推動人才的合理配置、合理流動和使用、確保人才整體水平的重要舉措，是合理考察、正確評價、合理使用人才的一項重要依據。

人事；檔案；方法

一、人事檔案的整理

（一）人事檔案整理的范圍。人事檔案整理的范圍包括兩個方面：一是新建檔案的整理；二是因增減材料而進行重新整理。1.新建檔案的整理，主要指對那些新吸收的人員的檔案材料的整理，這部分檔案材料原來沒有完全整理，或者沒有進行有規則的整理，材料零亂、龐雜，整理起來工作量大，比較復雜，而且隨著各行業各單位新老人員的交替，這部分檔案的整理工作將是連續不斷的，因此必須從思想上提高對這一工作的重視程度，將其列入議事日程，及時地做好新吸收人員人事檔案的整理工作，以適應人事工作的需要。2.已整理檔案的重新調整。對于每一個已經整理好的人事檔案來說，其整理工作也不是一勞永逸的，已整理好的人事檔案有時需要增加或剔除一定數量的材料，這就有必要重新整理這部分檔案材料，這種整理實際上是一種調整，因此工作量比較小一些。對于那些零散材料的歸檔，只需隨時補充，不必重新登記目錄，只在原有目錄上補登即可。

（二）人事檔案的正本和副本。根據人事檔案管理和利用需要，一個人的全部人事檔案材料可分別建立正本和副本。正本是由全面反映一個人的歷史和現實情況的材料構成的；副本是正本的濃縮，由正本中的部分材料構成，為重份材料或復制件。正本有的材料，副本中不一定有，但副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部門保管，副本由協管部門保管。人事檔案分建正本和副本，可以方便其利用，提高人事管理工作的效率。此外，由于正本和副本分別保管在不同地方，有利于人事檔案的保護。目前，中央管理的干部、中央各部委和省、自治區、直轄市黨委管理的干部，都分別建立了正本和副本，而一般干部和工人檔案等則只建正本。

（三）人事檔案的歸類。1.按文件材料的名稱歸類。凡是文件材料上有準確名稱的就可以按名稱歸入所屬的類別中。比如履歷表、簡歷表歸入第一類，自傳歸入第二類，鑒定表歸入第三類。2.按內容分類。對于只看名稱而無法確定類目歸屬的材料應當根據其內容歸入相應的類別。如果材料內容涉及幾個類目時就應當根據主要內容歸入相應類目。

（四）人事檔案材料的排列。在人事檔案歸類后，每類中的檔案材料應當按一定的順序排列起來，排列的原則是依據人事檔案在了解人、使用人的過程中相互之間固有的聯系，必須保持材料本身的系統性、連貫性，以便于使用和不斷補充新的檔案材料。

二、人事檔案的保管

（一）人事檔案保管的范圍。1.分級管理的人員，其全套人事檔案應由主管部門保管，主要協管的部門只保管檔案副本，非主要協管和監管的單位不保管人事檔案，根據工作需要可以建立卡片。2.軍隊和地方互兼職務的人員，主要職務在軍隊的，其人事檔案則由軍隊保管；主要職務在地方的，其人事檔案則由地方保管。3.人員離休、退休和退職后，就地安置的，由原管理單位或工作單位保管；易地安置的，則可以轉至負責管理該人員的組織、人事部門保管。4.人員被開除公職以后，其檔案轉至該人員所在地方人事部門或管理部門保管，其中干部必須由當地縣或相當縣級的人事部門保管。5.人員在受刑事處分或勞動教養期間，其檔案由原單位保管。刑滿釋放和解除勞教后，重新安置的，其檔案應當轉至主管單位保管。

（二）人事檔案保管的期限。1.看成就或貢獻。凡是對黨和國家或某一地區及某一學科研究作出了貢獻的人員，包括發明創造者、新學科的創始人、領導人、某運動的首倡者，發表過重要論文和著作、作品者，以及具有一技之長的人，或者某一著名建筑工程的設計者等作出了各種貢獻的人員，死亡之后，他們的檔案應當由原管理單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案移交給同級檔案館保存。2.看威望。人事檔案管理部門應當對在社會上有一定威望的著名政治家、社會活動家、企業家、民主黨派人土、作家、詩人、藝術家、專家、學者、各方面的英雄模范人物及其他社會名流的檔案材料重點進行保管；死亡以后，在原單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案移交給同級檔案館保存。3.看影響力。影響力指的是在某一地區有重大影響的人員的影響能力。這些人的檔案材料在其死亡后由原單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案向同級檔案館移交。4.看職務級別。也就是看該人在生前擔任過何種職務。一般說來，職務較高的，其人事檔案材料的保存價值就大，保管期限就長一些。例如，《干部檔案工作條例》規定，中央和國務院管理干部死亡后，其干部檔案由原管理單位保存5年后，移交中央檔案館永久保存。5.看技術職稱、學位和學銜。技術職稱、學位和學銜是一個人在學術界的地位和專業上的造詣的突出表現。一般地說，副教授、副研究員或博士以上的人員死亡后，其人事檔案由原單位保存若干年以后移交本機關檔案部門，隨同到期的其他檔案移交同級檔案館保存。

（三）人事檔案保管設施與要求。根據安全保密、便于查找的原則要求。對人事檔案應嚴密、科學地保管。人事檔案部門應建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜。庫房面積每千卷需20至30平方米。庫房內應設立空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度（要求；溫度14C—24℃，相對濕度45—65%）；人事檔案管理部門，要設置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、查檔室和檔案人員辦公室應三室分開。