強化事業單位人事檔案電子化管理的策略與思考

文/長春市南湖公園 鄒麗敏

強化事業單位人事檔案電子化管理的策略與思考

文/長春市南湖公園 鄒麗敏

隨著社會經濟的發展，事業單位在飛速擴張的同時，人事檔案管理也變得愈發重要起來。當今時代是個數字化的時代，因此事業單位的人事檔案也應打破傳統的紙質形式，走向人事檔案電子化管理之路。本文將對事業單位使用人事檔案電子化管理的好處進行簡要的分析，并對加強事業單位人事檔案電子化管理的策略加以闡述。

事業單位；人事檔案；電子化管理；策略與思考

檔案是信息資源的重要組成部分，它聯系著過去、現在和未來。并且現代化的人事檔案有極大的高效性和便民性，可以不受時間、空間、大小的限制，通通經過網絡技術儲存在計算機當中，方面后期的查找工作，使人事檔案電子化管理人員的工作時間得到極大的縮短，工作效率得到顯著的提升。

一、事業單位人事檔案電子化管理的好處

隨著科學技術的迅猛發展，信息技術水平逐漸提高，被社會中的各行各業廣泛地應用于生產生活當中，事業單位的檔案管理方面也自然不能例外，要加強自身與新型信息技術的融合，將信息技術充分應用到事業單位的人事檔案管理當中，注重應用創新手段，完善管理方式，實現人事檔案電子化的管理。

人事檔案電子化的好處諸多，其中比較顯著的就是方便、快捷、高效的特點。在檔案管理中融入電子化的技術手段，能夠大大減輕檔案工作人員的工作強度，并且使其對檔案的管理效率有顯著的提升。此外，應用電子化檔案能夠極大地減少單位在檔案方面的成本，電子化的檔案打破了傳統紙質檔案的紙張限制，都存儲于計算機當中，并且進行檔案的傳遞時，電子化檔案更加方便快捷，省時省力。

此外，在檔案信息的利用率方面，電子化檔案與傳統的紙質檔案相比對信息的利用率也有極大的提高。傳統的紙質檔案將信息都呈現在紙張當中，如果想要查找借閱是十分不便的，需要在龐大的信息量中進行查找，費時費力。而電子化的檔案則可以使信息的查找做到方面快捷，它利用互聯網信息技術，能夠在海量的信息中快速找出所想查找的一項，并且遺漏率極低。因此，電子化檔案能夠在現代化的事業單位中得到廣泛的應用。

二、加強事業單位人事檔案電子化管理的策略

（一）事業單位必須完善人事檔案電子化的管理制度。事業單位檔案管理實質上是一件比較復雜的工作，完善對事業單位人事檔案管理機制是保障事業單位人事檔案電子化工作順利開展的基礎。事業單位應根據國家的有關規定，完善人事檔案管理機制，明確檔案的儲存標準和管理方法。

隨著經濟的發展，事業單位的壯大，事業單位中各部門也呈多元化的發展趨勢。因此，人事檔案管理部門也應該與時俱進，各部門之間各司其職，各管其是，對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒人事檔案時，應做到及時登記注明，以免發生電子信息錯亂或者丟失的現象。此外，事業單位不要盲目借鑒其他事業單位的管理方法，要針對自己單位的特點，建立一套屬于本單位特有的事業單位人事檔案管理機制。

（二）事業單位必須加強對人事檔案管理的重視。對于人事檔案管理部門，事業單位必須要加大重視程度。事業單位領導者應該轉變思維理念，如果高層領導都不重視這個理念，那么即使人事檔案員有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現合理的管理。此外，人事檔案管理人員的意識對人事檔案工作有著極其重要的影響力。人事檔案管理看似是一份輕松的工作，但人事檔案的信息錄入需要管理人員有一定的耐心與責任心，否則容易引發工作者的懶惰心理。因此，事業單位領導應該建立明確的賞罰機制，對人事檔案管理者起到激勵作用，避免人事檔案管理者出現消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個事業單位帶來不利影響。所以要引發人事檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對事業單位的發展起著重要作用的。事業單位人事檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合事業單位標準的復合型人才，要熟練掌握自己的本職工作，在各部門來進行信息查找時，能夠迅速找到。在工作出現問題時能夠及時修復和改正，并給出建設性意見。

（三）事業單位必須加強對人事檔案管理的科技創新。對人事檔案管理進行科技創新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行人事檔案管理，將事業單位內部資料采用數字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷地使用。這樣做也可以避免傳統紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現象，還可以節約儲存空間、便于快速查找等，使得事業單位資料與事業單位發展的步調一致。在運用新科技進行人事檔案管理的同時，人事檔案管理部門應注意人事檔案管理系統的后期維護工作，要定期更新軟件系統、做好硬件設備的維修工作等，使人事檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。

三、結束語

在社會經濟的不斷發展之下，科技信息化時代已經到來。事業單位檔案管理應該緊跟新時代的步伐。人事檔案管理部門需要高素質綜合型人才，事業單位領導者更應該對人事檔案管理部門加以關注，積極迎合新時代背景下的總體發展趨勢，創新改革，才能使人事檔案管理部門為事業單位的發展奉獻出自己的一份力量。

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