淺析事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

文/赤峰市紅山區人力資源和社會保障局 白楊

淺析事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

文/赤峰市紅山區人力資源和社會保障局 白楊

做好人事檔案的管理工作不僅有助于個人自身的發展，還對事業單位的長遠發展起著重要的影響。隨著我國事業單位改革的逐步深入，在人事檔案管理方面的問題越來越突出。本文通過對我國在認識檔案管理的方面現存的問題進行了詳盡的分析比較，并針對存在的問題提出了有針對性的改進對策，對從事人事檔案管理的工作人員具有一定的指導意義。

事業單位；人事檔案；問題與對策

人事檔案中記錄著一個人成長的主要經歷、政治面貌、思想品德等個人的具體情況，在個人的學習和工作中起著參考、依據的作用，在個人升學、升職、職稱評定、辦理養老保險等過程都要用到人事檔案。人事檔案管理也是對人事檔案中的各類資料進行有序地收集、整理以及保管等各項工作，為每個人提供一份完整真實具有參考價值的個人檔案資料。事業單位人事檔案管理工作進行的好壞與否，不僅對個人自身的發展具有重要的影響，還對事業單位各項工作的正常運行以及長遠發展具有重要的影響。我國事業單位目前檔案管理的總體情況并不樂觀，在其發展過程中出現了各種各樣的問題，嚴重阻礙了人事檔案管理工作的健康發展。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）不重視人事檔案的管理工作。人事檔案的管理是一項最基礎的工作，管理工作不會取得太大的成績，讓領導充分重視，是最容易被人忽略的工作。某些領導干部想當然地認為，人事檔案的管理工作就是對人事檔案進行分離保管的工作，只要對檔案進行適當的保存就可以將工作做好。在管理過程中，只要不發生丟失、損壞、遺漏等情況即可，能提供檔案查詢、調走等服務即可。正是由于對檔案管理工作沒有一個清楚的認識，某些事業單位的檔案管理工作就是敷衍應付，長期處于管理不足的狀態，嚴重的影響了事業單位檔案管理工作的健康發展。

（二）人事檔案管理人員整體素質不高。人事檔案的管理是一項十分繁瑣、專業性高、連續性強的工作，這就需要檔案管理人員自身具有較高的素質，以適應管理工作中的各項要求，更好地進行檔案管理工作，促進其健康發展。由于事業單位進行了較大程度的改革，縮減了大量的編制，檔案管理部門更是大受沖擊，削減了大部分的專業管理人才，檔案管理工作則由其他人員兼任，某些單位則雇傭了臨時人員來進行檔案的管理工作。這些人員對于檔案管理工作并不熟悉也不專業，在進行檔案的管理過程中會造成很多的問題，嚴重妨礙了檔案管理工作的正常進行。

（三）人事檔案管理信息化程度較低。現在我國事業單位的人事檔案管理仍以紙質材料為主，沒有對檔案資料進行適當的信息化管理，雖然很多事業單位已經按照要求安裝了各類人事檔案管理系統，但是在實際工作中的使用狀況卻不盡人意。人事檔案管理系統在平時只是用來收集、整理、查閱員工的個人基本信息，對其在工作生活中的各類資料并沒有進行收集整理，嚴重缺失重要的數據資料，造成了人事檔案管理系統形同虛設，大部分管理工作仍舊是依靠手工操作，這樣不僅不利于人事檔案的長期保存，還對其工作效率造成了嚴重的影響。

二、人事檔案管理對策

（一）重視人事檔案管理工作。在事業單位中對檔案管理的重要性進行充分的學習，從思想上進行轉變，重視單位的人事檔案管理工作。單位領導要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的各項投入，做好檔案管理這個基礎性的工作，才能為各項工作的順利進行提供強有力的保障。單位員工也要對檔案管理工作有一個端正的態度，充分了解學習檔案管理工作的重要性，樹立一個正確的檔案管理態度。

（二）進行檔案管理的專業培訓。通過進行檔案管理的專業培訓，不斷提高檔案管理人員的整體素質，從而提高事業單位的人事檔案管理水平。隨著我國事業單位改革的不斷深化，人事檔案的管理人員也需要具備相應的素質、水平、專業技能等，將人事檔案的管理工作做到完美，為事業單位的改革起到促進的作用。人事檔案管理部門要根據本單位檔案管理工作的需要，設置適當的培訓課程，定期組織檔案管理人員進行培訓，培訓的形式可以多種多樣，例如，邀請著名的檔案管理專家進行檔案管理講座、組織檔案管理知識競賽、檔案管理“一帶一路”活動等。

（三）加強檔案管理的信息化建設。人事檔案管理單位要加強檔案的信息化轉換，將紙質的檔案進行信息化的轉化，以便于檔案的儲存和查詢工作。檔案的信息化管理要從日常的資料收集整理做起，逐步將紙質的檔案轉變為電子版的，同時各個部門也要配合檔案管理部門的信息化轉換工作，共同完成事業單位的人事檔案管理信息化建設。

三、結語

綜上所述，事業單位的人事檔案管理工作是一項綜合性強、專業技術要求非常高的基礎性管理工作，想做好檔案管理工作，要從各個方面加以改進，進而推動我國的人事檔案管理工作的順利開展。本文針對事業單位人事檔案管理中存在的各類問題，提出了有針對性的整改措施，對于從事檔案管理的工作人員具有一定的啟示，進而做好自身的檔案管理工作，促進我國檔案管理工作的健康發展。

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