醫院科研檔案的管理和應用探討

文/壽光市中醫醫院 王鈞

醫院科研檔案的管理和應用探討

文/壽光市中醫醫院 王鈞

醫院科研檔案具有十分重要的學術參考價值。目前存在醫院領導重視不夠，正規化、信息化程度低，利用率低等問題。通過建立高效的科研檔案管理部門，完善檔案管理制度，適時與醫院病案管理相結合等措施，將會促進醫院科研檔案管理及利用水平的整體提升。

醫院；科研檔案；管理；應用

醫院科研檔案是醫院科研活動的歷史記錄，記錄著醫院歷年完成的科研成果、新技術成就，具有十分重要的學術參考價值。而科研檔案的管理往往是醫院檔案管理中最薄弱的環節，因此加強和規范醫院的科研檔案管理顯得十分迫切和有必要，充分發揮醫院科研檔案的作用，對于推動醫院的科研和學術活動具有十分重要的意義。

一、醫院科研檔案管理目前存在的問題

（一）醫院領導對科研檔案的作用認識不足，重視程度不夠，配備的檔案管理人員素質不高，導致科研檔案管理水平不高。大多數醫院領導較為重視科研和學術活動給醫院帶來的影響，對于當時醫院開展的科研和學術活動往往比較重視和支持。但對于醫院科研和學術的積累并不重視甚至是忽視，科研檔案的管理得不到醫院領導的重視和支持，多數醫院沒有專門的科研檔案管理部門，科研活動結束后科研資料保存在個人手中，時間長了散落、流失現象嚴重，即使有的醫院有科研檔案管理部門，也是由醫務科或辦公室人員兼任，這部分人員沒有經過專門檔案管理培訓，檔案專業知識、實踐技能參差不齊，且大多兼任其他工作，沒有過多精力投入到檔案管理中去。同時，由于人員流動性比較大，思想觀念落后，很難適應現代醫院對科研檔案管理的要求。

（二）缺乏完善的檔案管理制度，科研檔案的管理呈現碎片化、分散化狀態，規范化、正規化、信息化程度較低。大多數醫院并沒有建立起完整的科研檔案管理制度，科研檔案的整理、歸檔、參閱沒有形成一套規范的流程，隨意性較大，工作環節之間的協調也不到位，嚴重影響了科研檔案的管理效果。由于科研檔案歸檔工作宣傳不到位，員工主動把自己手中的科研成果歸檔的很少，更由于部分員工對科研檔案集中管理的認識誤區，認為自己的科研成果在集中歸檔后可能被他人剽竊，因此不愿將自己的科研成果交醫院保管。由于沒有建立專門的科研檔案管理部門，科研檔案有的在科室存放，有的自己保管，有的在辦公室或醫務處（科）存放，檔案管理呈現分散化、碎片化的狀態，規范化、正規化程度較低，信息化更是無從談起。隨著醫院專業技術人員的流動及退休，許多科研成果沒有及時歸檔乃至流失，嚴重影響了醫院科研檔案的質量及使用效果。

（三）醫院科研檔案的利用率比較低，沒有充分發揮科研檔案在醫院科研工作中的價值。醫院進行科研檔案管理工作的主要目的是更好地利用科研檔案資料，為醫院的科研工作服務。科研檔案的價值在于應用。由于科研檔案的收集、整理、歸檔不到位，管理分散，員工對科研檔案管理存在一定的認識誤區，導致科研檔案的利用率較低，科研檔案在推動醫院整體科研水平的作用沒有得到充分發揮。

二、改進和加強醫院科研檔案的有效措施

（一）醫院領導要充分認識科研檔案在推動醫院整體科研水平中的作用，建立高效的科研檔案管理部門，安排經過專門培訓的素質較高的人員到科研檔案管理部門工作。要提高醫院科研檔案整體管理水平，領導重視是前提，只有領導重視，醫院才會為科研檔案管理部門配備素質較高的專業人員及現代化的檔案管理設施，將醫院的科研檔案管理提高到較高的水平。

（二）建立完善的科研檔案管理制度，做好科研檔案的收集、整理、歸檔工作。醫院科研檔案管理要取得良好的效果，完善的管理制度必不可少。科研檔案管理部門應分析研究檔案管理中存在的問題，建立起完善的科研檔案管理制度，并努力提高檔案管理人員的業務素質。由宣傳部門配合，大力宣傳科研檔案在醫院發展中起的重要作用，提高全體人員的科研檔案歸檔意識，能夠積極主動地配合好科研檔案的歸檔工作，對已完成的科研項目應歸檔盡歸檔，努力提高科研項目的歸檔率。科研成果耗費了科研人員大量的心血，因此部分科研人員不愿意自己的科研成果成為單位的公共資源，為鼓勵科研人員將自己的科研成果納入醫院科研檔案中來，醫院可考慮建立適當的激勵機制，針對不同級別的科研成果能在規定的時間內進行歸檔，可給予成果貢獻人員一定的物質及榮譽獎勵，以提高科研人員的科研成果歸檔積極性。醫院科研檔案管理部門要嚴格執行檔案管理制度，采取措施保證歸檔的科研成果的完整性、準確性。科研檔案管理人員要拓寬工作思路，有效挖掘醫療和科研成果檔案、專利項目檔案，拓展服務范圍，適時掌握醫院科研工作的動態，積極主動地開展工作，特別是做好醫院各學科帶頭人等重點人群的工作，讓他們在科研檔案歸檔工作中起模范帶頭作用。科研檔案管理人員還應根據制度要求和科研項目的實際特點對科研檔案進行及時的補充和完善，保證科研檔案信息的完整性，詳細記錄有關信息，保證重要信息不被遺漏。并根據科研檔案特點按照時間、類別進行分類管理，方便日后使用。

（三）科研檔案管理與醫院病案管理有機結合，提高科研檔案的利用率。任何檔案管理的最終目的都是為了更好地利用檔案，沒有利用價值的檔案毫無意義。科研檔案的最大價值在于滿足醫院的科研需要。如何科學、有效地利用科研檔案，最大限度地的發揮科研檔案的效果是擺在科研檔案管理部門面前最大的課題，要想更好地利用科研檔案，首先應做好科研檔案信息的收集、整理、歸檔工作，并利用現代化的信息技術手段進行規范的分類、歸納和查找，提高科研檔案管理的效率和質量。醫院的科研成果絕大多數是醫療科技成果，是醫務人員對醫療活動規律的總結和歸納，大多數來源于實際病例，科研成果與醫院住院病案關系密切，因此，建議醫院科研檔案管理部門與病案管理部門有機整合成一個部門，實行統一管理，更有利于科研檔案的開發利用。此外，對醫院內部人員查閱科研檔案不僅要放寬門檻，提供查閱的便利，還要積極鼓勵職工利用科研檔案開展科研活動，只有這樣，科研檔案的管理和利用才能形成一個良好的循環。

總之，科研活動是醫院最重要的日常工作之一，科研水平的高低在很大程度上代表了一個醫院的發展水平，建立并利用好醫院的科研檔案是提高醫院科研水平最重要的基礎工作之一，完善的科研檔案管理制度，積極高效的科研檔案利用效率，將會極大地促進醫院整體科研工作的深入和發展。

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