建筑施工企業工程檔案管理工作現狀與對策

文/中鐵九局五公司 劉元春

建筑施工企業工程檔案管理工作現狀與對策

文/中鐵九局五公司 劉元春

在進行建筑施工企業管理的過程中，工程檔案的管理是十分重要的一點，在行業競爭當中是非常突出的一個因素。另外也對建筑企業進行施工生產、人員進行管理、質量監管和控制等每一個方面都有重要作用。

建筑施工企業；工程檔案；管理工作；現狀；對策

一、分析建筑施工企業工程檔案管理工作現狀

(一)檔案管理人員隊伍建設不到位。許多工程項目的相關管理人員（資料員）沒有進行過相關的檔案培訓，許多是通過一些非專業的人員來兼職。單位為了節約成本，并沒有對專業的管理人員進行聘用。這種情況的發生在對日后查詢產生影響的同時也給企業發展造成一定的潛在危險，對企業的健康有效發展非常不利。

（二）檔案管理方法比較陳舊。從當前的角度分析，從建筑施工企業的工程檔案內容上面來分析，主要還是一些建筑施工的基本工程概況以及各個階段需要進行的施工工作、總結等。然而在檔案里面記載的語言十分抽象，無法科學、系統地對工程信息進步表達，有的信息資料無法完整、有效地對建筑工程的真實情況進行反映，同樣也無法對一個建筑施工企業進行準確評價。

(三)檔案保管工作不到位。許多建筑施工單位在檔案保管方面只是管的方法，沒有充分重視這個工作，檔案在建筑施工中完全無法起到需要的作用。而且從當前的角度上分析，有許多建筑施工單位在檔案整理的方面沒有很好的觀念，對檔案保管工作的開展有嚴重影響，甚至有很多單位單單認為檔案保管的工作只需要人事檔案，而忽略自身的真正體現價值的主體檔案，這樣就對建筑施工單位的發展產生了直接影響。這些情況造成檔案工作者在單位當中地位低下，處于可有可無的地位。

（四）信息化建設發展滯后。加強檔案管理工作的信息化水平可以在很大層面上推動企業科學發展的步伐，在檔案管理工作發展過程中非常重要。然而從實際的效果來進行分析，企業的檔案管理沒有很高的信息化水平。導致信息化管理水平非常滯后的主要原因在以下幾個方面:1.性能比較落后的設施，硬件無法符合工作的需求，軟件必須要加強升級工作。2.在以往保持過的檔案里，圖紙、圖像不能及時有效地提供給建筑工程相關人員進行查閱。

二、加強建筑施工企業工程檔案管理工作的對策

(一)深化檔案管理意識。檔案管理工作涉及的內容繁雜，單純依靠個人和單獨部門是無法順利完成的，需要組建一支專門的檔案管理團隊，對人員進行小組劃分和任務分配，由檔案主管對各小組的工作進行指導，層層落實責任，并加強和其他部門的交流合作，為檔案資料的收集提供便利。

（二）強化檔案管理人員的培訓。我國在現階段的發展過程中，很多企業所發生的問題就在于檔案管理方面的人員整體素養非常低下。本單位將檔案管理工作納入2017年公司業務培訓計劃，確保公司各單位兼職檔案管理人員熟悉業務流程、掌握基本工作方法，為逐步完善檔案管理工作奠定基礎。

（三）加強領導，健全制度。檔案管理工作在開展的過程中與施工企業進行日常運營的管理有非常密切的關系，相關的企業管理者需要對管理工作的開展工作進行重視，并且將檔案管理工作提升到整個企業發展戰略的層面當中。本單位根據相關工作管理制度和要求對單位原有的檔案管理制度進行了修訂和完善，在制度中對檔案工作相關的機構、職責、人員進行了相應的明確，對企業文件材料歸檔時間、歸檔范圍及文書檔案保管期限作了相應的規定，對會計檔案、科技檔案的移交工作進行了明確和規范，對歸檔材料的借閱復制、鑒定銷毀、安全保密提出具體要求。

（四）運用多種檔案管理基本手段。建筑施工企業的檔案在內容方面具有多樣性。我們需要采取多種方法相結合進行綜合收集。其一，需要定期進行收集，就需要每一個管理部門和檔案管理的相關工作人員根據建筑施工的時間段進行定期收集的工作，并加強整理分類，還需要定期移交給管理部門。其次是需要進行隨時收集，做好現有資料的收集歸檔工作。本單位根據相關的規定與制度來嚴格控制歸檔的時間、范圍和保管期限，積極做好各個方面的檔案收集、整理、歸檔工作。

（五）提高檔案服務能力。要提高檔案信息服務。檔案信息服務對于檔案整體服務模式的意義重大，企業應該加強檔案信息資源的開發力度，對檔案服務項目和專題服務進行預先設計和超前規劃，明確檔案信息服務的方向和屬性，加大對企業檔案信息服務窗口工作人員的培訓力度，培養員工的積極主動態度和專業技能服務水平，滿足查詢用戶的各項需求。

（六）加強分級管理，深化層次編研。加強原始資料的分類整理，建立起各資料信息之間的相互連接和互通，從而達成邏輯上的連貫性，形成一個統一的數據資料系統，便于查詢。首先，檔案管理人員在歸檔前要對所有收集到的資料進行編排；其次，對歸檔的材料進行科學、細致的分類和排序；最后，根據整合后的信息的利用價值大小以及檔案性質對資料進行入庫保管，對尚未歸檔的資料進行價值鑒定。

三、結束語

綜上所述，檔案管理工作在進行企業管理工作的時候是十分重要的部分。在當前競爭日趨激烈的時候，相關企業應該更加對檔案工作在自身發展過程中所具有的重要意義進行了解，并予以重視，積極整理、收集、開發檔案，可以逐步建立起一個基礎設施相對完備、服務的功能更加齊全、信息化水平更先進的具有數字化和現代化的檔案管理體系，只有這樣才可以讓相關的企業實現可持續的發展。

[1]樓頁新.現階段電力企業檔案管理及其創新[J].建筑工程技術與設計,2016(2):29-30.

[2]俞翌輝.建筑施工企業的工程檔案管理對策探析[J].辦公室業務,2016(08):123+126.