工程檔案收集、移交中的問題及對策

文/東莞市城建工程管理局 施建俠 詹穎琪

工程檔案收集、移交中的問題及對策

文/東莞市城建工程管理局 施建俠 詹穎琪

工程檔案對以后的城市規(guī)劃和工程擴(kuò)、改、修建都具有重要的參考意義。但在實(shí)際的檔案管理工作中，工程檔案的收集與移交工作存在很多問題，本文對這些問題進(jìn)行了詳盡的分析研究，并提出了具有針對性的改進(jìn)對策，對提高工程檔案的管理水平具有一定的實(shí)際意義。

工程檔案；收集；移交

工程檔案是在工程的建設(shè)過程中形成的原始記錄，從工程的立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工直到竣工驗(yàn)收、結(jié)算的全過程形成的文字、圖紙、電子文件等各種載體形式的資料都是工程檔案，是工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必備條件，也是對工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、審計、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。住建部與各省市建設(shè)部門對工程資料管理工作都非常重視，多次強(qiáng)調(diào)要做好工程資料工作，明確指出：任何一項(xiàng)工程如果工程資料不符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，則判定該項(xiàng)工程不合格，對工程質(zhì)量具有否決權(quán)，因此，一定要做好工程檔案的收集、移交工作，保障工程檔案真實(shí)完整。但是在工程檔案的實(shí)際管理工作中，會遇到多種不良因素的干擾，影響了檔案資料的收集與移交工作。

一、工程檔案收集工作中的問題及對策

（一）工程檔案收集問題。檔案收集工作是工程檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)和前提，影響到以后整個檔案管理的水平及效果，但是現(xiàn)實(shí)收集工作中存在很多問題：

1.檔案收集制度不完善。一是很多單位缺乏規(guī)范的檔案收集制度，造成了檔案收集過程中無據(jù)可循，過度依賴收集人員的主觀性。由于缺乏相關(guān)制度的約束，導(dǎo)致檔案的整個收集工作處于比較隨意甚至混亂的狀態(tài)，收集工作進(jìn)行的效果可想而知。二是沒有完善的檔案交接制度，由于有的工程耗時較長，檔案人員不穩(wěn)定，流動性大，等到最后需要?dú)w集整理的時候有的已經(jīng)換了幾任檔案管理員，造成“人走檔丟”的情況。

2.對檔案收集工作不夠重視。一是工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對檔案收集工作不夠重視，認(rèn)為抓好工程質(zhì)量就可以了，不重視資料管理，領(lǐng)導(dǎo)不重視的結(jié)果就是工程檔案散落在各處、殘缺不全。二是工程檔案人員素質(zhì)參差不齊，很多檔案管理人員是非專業(yè)出身，還有些屬臨時招募，導(dǎo)致專業(yè)水平參差不齊，對收集工作的重要性認(rèn)識不足，不能積極主動收集，由于某些工序的特殊性，造成這類工序的工程檔案以后很難進(jìn)行再次收集，影響了工程檔案的完整性。

（二）工程檔案收集對策。主要由以下幾點(diǎn)：

1.健全檔案收集制度。首先，各個單位要按照國家相關(guān)的檔案收集規(guī)章制度，并結(jié)合單位自身的實(shí)際情況，健全檔案資料的收集制度，從而為檔案資料的完整收集提供制度上的保障；同時，還要建立一定的監(jiān)督管理機(jī)制，安排專人對檔案收集制度的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查；第三，要建立穩(wěn)定的檔案管理隊伍，對于離職人員，要做好資料的交接工作。

2.提高項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員的主動意識。好的制度要具體的人來執(zhí)行，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要從思想上認(rèn)識到檔案工作的重要性，上行下效，配合檔案管理人員做好檔案的收集工作；通過培訓(xùn)使檔案管理人員改變落后被動的檔案管理思想，積極主動收集檔案。例如檔案因辦理主體不同而存放在不同的地方，前期工程準(zhǔn)備階段的檔案在建設(shè)單位，后期的施工、監(jiān)理檔案在施工、監(jiān)理公司，檔案管理人員需要跟隨工程的進(jìn)展實(shí)時收集，保障檔案資料能夠收集完整。

二、工程檔案移交工作中的問題及對策

（一）工程檔案移交問題。主要由以下幾點(diǎn)：

1.檔案資料移交不及時。《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范GB/T205325-2014》規(guī)定“工程竣工驗(yàn)收后3個月內(nèi)，應(yīng)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案”，在實(shí)際的檔案管理工作中，工程檔案的移交工作受到多方面的影響，造成了檔案資料移交不及時的問題。主要是因?yàn)楣こ虣n案資料不齊全、不規(guī)范無法按時進(jìn)行移交，被工程檔案的接收單位拒絕接收。

2.檔案管理人員不重視檔案的移交工作。某些檔案管理意識不強(qiáng)的人員，對檔案的移交工作不重視，工程檔案觀念不強(qiáng)，導(dǎo)致了工程檔案移交工作不能順利開展。很多單位只注重工程檔案資料的收集整理，而對工程檔案資料的移交工作卻沒有給予足夠的重視，工程檔案的管理人員也就很難進(jìn)行良好的工程檔案移交工作。

（二）工程檔案移交對策。在實(shí)際工作中，我們認(rèn)為有如下幾點(diǎn)：

1.強(qiáng)化檔案移交的時間概念。首先，要在檔案管理人員中強(qiáng)化檔案移交的時間概念，促使檔案管理人員有一種時間上的緊迫感，從而能夠保障檔案管理人員的工作具有較高的效率。其次，要求檔案管理人員檔案資料的收集、整理過程中更加認(rèn)真，確保資料一次性收集齊全，從而避免由于資料不齊被拒收，影響檔案資料的按時移交。

2.培養(yǎng)檔案管理人員的移交意識。通過對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)全面的檔案管理培訓(xùn)，培養(yǎng)其檔案移交意識，即檔案整理完成后，要立即進(jìn)行移交。只有培養(yǎng)了檔案的移交意識，檔案管理人員才會對檔案的移交工作重視起來，才能按照要求進(jìn)行檔案資料的移交。

三、結(jié)語

綜上所述，在實(shí)際的檔案管理工作中，工程檔案的收集、移交是一項(xiàng)復(fù)雜程度高、工作量大、非常繁瑣的系統(tǒng)工作，這就對從事工程檔案管理的工作人員提出了較高的要求。本文對工程檔案收集、移交中存在的問題進(jìn)行了詳盡的分析研究，根據(jù)存在的問題提出了具有針對性的改進(jìn)對策，希望對從事工程檔案管理的相關(guān)人員有一定的啟發(fā)，進(jìn)而促進(jìn)工程檔案管理水平的不斷提高。

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[5]《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014),中國建筑工業(yè)出版社.