論新時期城建檔案館的館藏建設

文/湖北省宜昌市城市建設檔案館 韓凌

論新時期城建檔案館的館藏建設

文/湖北省宜昌市城市建設檔案館 韓凌

館藏建設是一個檔案館功能建設和功能發揮的核心。城建檔案工作亦隨著城市建設步伐的加快呈現出強勁發展勢頭，如何加強館藏建設，合理利用館藏，成為今后城建檔案工作的重點。

城建檔案工作；館藏；數字化

在城市建設高速發展的背景下，城建檔案工作呈現出強勁發展勢頭，城建檔案工作已成為檔案事業重要的組成部分。我們都知道，一個城建檔案館的價值首先在于其館藏的價值，離開了城建檔案，城建檔案館存在的意義以及城建檔案工作都無從談起。因此，館藏建設實際上是一個城建檔案館功能建設和功能發揮的核心。但是，在城建檔案工作迅猛發展的背后，城建檔案館藏建設方面出現了諸多不利因素，需要引起我們足夠的重視。

一、當前城建檔案館藏建設中存在的問題

（一）對檔案工作及檔案信息資源的重要性認識不足。由于受傳統觀念束縛，人們在相當長的時間里，對檔案工作的重視程度不夠，檔案工作者往往被認為是可有可無的群體，檔案館的檔案信息資源開發工作僅局限于檔案館內的編研人員，所以檔案開發利用工作經常處于一種尷尬的境地，這在很大程度上影響了檔案人員的工作積極性。

（二）對館藏檔案的現實作用缺乏客觀認識，缺乏面對現實，敢于創新的觀念。大多數檔案館館藏不夠，品種單一，存在重量輕質、重藏輕用等問題。因為重點工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結構日益不合理，其結果是城建檔案信息資源的保存價值和利用率迅速下降。

（三）政府重視程度不夠，資金投入不足。在硬件和軟件方面不能滿足檔案開發利用的需要，各單位各部門往往只重視經濟建設，輕視文化建設，對檔案館室的投入不夠，有的館早就建立了機構、配備了人員、落實了經費，但工作只停留在發發文、開開會、搞搞接待參觀、搞搞業務檢查，對收集檔案、豐富館藏沒有實質動作，導致檔案館虛擬化、空心化，城市建設得很快，城建檔案管理卻乏力。

二、抓好三個結合，促進館藏建設發展

（一）將“業務指導”與“檔案接收”相結合，加強城建檔案歸集。在新形勢下，城建檔案工作者必須努力克服城建檔案收集難的畏難思想，樹立主動服務意識，不斷提高服務質量，努力改善自身形象，增強工作的主動性與靈活性，把“業務指導”和“檔案接收”結合起來。業務指導是方法、是手段，檔案收集是目標，是結果。

在業務指導上，堅持項目追蹤，勤跑工地，收集信息，了解情況，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案進館之前，確保檔案收集完整、全面。

在檔案接收方面，我們應充分利用建設行政程序把關，建立建設工程檔案預驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。建設工程竣工驗收后一定要進行工程檔案專項驗收，檔案合格后，一定要對工程檔案進行移交，驗收并移交后，再發放認可文件，才能進行備案許可，工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施，把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序，使檔案歸集不再虛弱，做到了應收盡收，將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合，拓展了歸檔渠道。

城建檔案涉及部門、單位有幾十家，內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來說，建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小，歸集率較高；而非建設系統的建設工程檔案種類多，數量大，收集矛盾多，難度大。這就要運用行政、經濟、法律等各種手段，突出重點、以點帶面、不斷拓展，積極做好收集工作。

1.城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通，采取有力措施，加強地下管線檔案的接收和收集，開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。2.開發區的檔案。開發區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則，依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導，定期接收城建檔案。

（二）將“依法治檔”和“行業管理”相結合，提高城建檔案法律意識。城建檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程。建設系統以外的單位產生的城建檔案，工作情況復雜，接收難度大。應該充分運用法律法規賦予的權力，大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業管理的職責，主動開展工作。

1.加強檔案法規宣傳，提高檔案法律意識。多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》《建設工程質量管理條例》《城市建設檔案管理規定》等法律法規，使之深入人心。通過大力開展城建檔案管理員培訓，向建設、施工、監理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規和技術規范，提高他們的業務素質和工作技能。2.建立目標管理考核機制。通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理進行考核，將檔案接收和館藏建設列為量化指標，強化行政管理和工作責任意識。3.充分利用法律法規，依法治檔。嚴格按城建檔案管理法律法規的有關規定，加強法制建設，開展執法檢查，對不按規定執行的建設單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍拒不移交構成違法事實的，上報建設行政主管部門立案，依法予以處罰。

（三）將“庫房管理”與“檔案利用”相結合，突出城建檔案利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的目的，在做好檔案庫房管理，確保檔案安全的同時，應進一步突出檔案利用工作，充分發揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經濟社會發展服務的作用。

1．充分搞好檔案日常查閱利用。加強檔案利用情況統計分析，即對某一時期檔案利用側重點做出判斷，區分出哪類檔案利用率高，哪類檔案利用率低。對利用頻率高的檔案要及時開發檔案信息資源，不斷完善各種檢索工具，為用戶提供查閱捷徑。2．積極打造新的服務平臺，提高社會城建檔案利用率。現階段我們要把服務工作的重點轉向對信息資源的開發利用上來，打造一個切實可行的新的服務平臺，方便社會查找、利用城建檔案。同時深化檔案信息資源加工手段，將城建檔案管理部門從文獻資料的收藏、提供者，轉變為信息產品的生產、開發和提供者。只有社會利用城建檔案方便、快捷了，社會各界才更愿意利用城建檔案更好地為城市建設服務，從而讓社會效益最大化。3.充分發掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研，開展電視專題片制作，承辦展覽、畫冊，建立愛國主義教育基地都是發掘城建檔案潛在利用價值，提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。

總之，館藏建設問題是檔案工作的一個核心問題，對城建檔案工作來說，城市建設發展越快，對城建檔案館藏建設的要求就越高，也越緊迫。只要我們認識到位，思路明確，措施有力，城建檔案館藏建設一定能克服困難，持續取得進步，取得創新和突破。