服務意識下高校檔案管理工作思考

文/江蘇經貿職業技術學院 李靜

服務意識下高校檔案管理工作思考

文/江蘇經貿職業技術學院 李靜

隨著社會經濟的快速發展，我國逐漸進入信息化社會，人們對信息的需求不斷加大。而對于高校檔案管理來說，是體系構建及其自身穩定發展的重要內容，但當前高校檔案管理工作存在較多的問題，其中最突出的問題就是缺少服務研究、服務方式、服務管理以及服務意識等，這會在一定程度上阻礙高校檔案管理工作效率和質量的提升。本文對高校檔案管理以及在服務意識下加強檔案管理的有效措施兩個方面進行分析和研究，這對高校檔案管理工作的順利開展提供了參考依據。

高校；檔案管理工作；服務意識；存在問題；有效措施

目前在我國的檔案事業中，檔案管理工作是其中的基本內容之一，管理的對象主要是檔案信息、檔案實體等，同時還需要為需要了解相關檔案內容的團體或個人提供相應的服務，以便其能夠找出有效信息。這樣一來，在高校檔案管理的工作中，必須提高對服務意識的充分認識，在促進檔案整理和收集工作進一步強化的同時，還需要轉變和改進服務觀念，服務設施需要進一步完善，這也就表示服務質量會有所提高。針對當前我國高校檔案管理的實際情況，其問題主要體現在服務意識、服務管理、服務方式以及相關研究工作方面，導致整體的管理服務效果還比較差。因此，針對這種情況，必須提高對高校檔案管理服務的重視，無論是從領導者來說，還是管理人員自身以及服務需求者來說，都需要形成服務意識，管理人員在實際工作中需要將各項服務意識落到實處，保證檔案管理工作能夠更好地開展。

一、高校檔案管理概述

在高校的檔案管理中包括高校管理信息、建設信息以及學生檔案管理等多個方面，管理的類型和容量都比較復雜、多樣，并隨著不斷發展的科學技術，提高了對高校檔案管理的要求，管理的思維和模式都需要根據時代的發展做出適當的改進和完善，有效發揮出檔案的積極作用，加強高校的經濟建設。

（一）高校檔案管理的特點。高校檔案管理的特點主要體現在以下幾個方面：一是科學化。如果在高校檔案管理中缺少統一性、協調性，也沒有規范的工作制度的話，管理的科學性是難以得到保障的。相較于文書處理部門來說，高校檔案管理涉及到的數量和內容更多，如果在管理中沒有進行科學分類的話，檔案的利用效率就會比較低，管理目標難以實現。二是專業化。高校檔案管理的專業化特征是由其自身屬性決定的，高校作為培養各種專業人才的主要平臺，在人才培養計劃中的作用是不可替代的，因此教學管理工作的重要性是需要著重突出的，能夠更加準確把握高校專業設置、教學質量以及學科建設，提高其針對性。三是規范化。在檔案管理的工作中，其保障是相關的規章制度，確保日常工作能夠順利實施。因此各高校需要促進檔案管理制度體系的進一步完善，并在管理過程中嚴格落實。四是現代化。隨著科學技術的發展，在各個領域中都逐漸開始廣泛應用各項現代化的管理手段，這在檔案管理發展中發揮了積極的促進作用。在具體管理的過程中，高校需要根據自身的實際情況，加強對檔案管理工作特點的把握，促進其良性發展。

（二）當前高校檔案管理在服務方面存在的問題。1.缺乏服務意識。目前我國高校的方案管理工作主要集中在“自找自查”的模式當中，即教師或學生需要了解檔案信息的話，需要自行在檔案室中進行查找，這樣不僅僅浪費教師或學生的時間和精力，同時檔案管理工作人員的崗位責任和工作價值也不能得到體現。導致這一問題出現的原因主要體現在以下幾個方面：一是對于高校的檔案管理人員來說，各方面的意識都還缺乏，如服務意識等，這樣在實際工作的過程中也就不能主動為需求者提供服務。二是沒有明確認識到檔案管理工作的服務要求，在提供服務的時候不知道該怎么做。三是教師或學生在使用的過程中沒有針對當前的現象提出建議或意見，導致管理工作人員安于現狀，不求改進和優化。2.服務管理不太到位。服務管理指的是管理人員為服務需求者提供了服務質量和服務效率管理，而在高校檔案管理中，由于管理者沒有認識到檔案管理的重要性，導致在服務管理方面還存在著較為明顯的問題，難以提供到位的服務。首先，高校檔案管理的服務質量和服務方式的管理還缺少一定的針對性，導致目的性不強。其次，很多高校的檔案管理流于形式，只有在上級檢查的時候做一下“應付”工作。最后，在實際工作的過程中，沒有嚴格落實各項規章制度，也沒有進行正確的服務管理指導。這樣一來，必定會造成服務管理不到位的問題，降低服務質量。3.服務方式單一。在當前高校檔案管理中，其方式主要是人工服務，部分工作使用計算機進行信息查詢。但是就大多數高校來說，服務方式還是較為單一，并且以人工為主。對于高校中的檔案信息來說，無論是數量還是種類都比較多，而人工的能力是有限的，很難為服務需求者提供針對性的服務。即使有些高校已經使用計算機設備，但是輸出量也較為有限，一般只能進行簡單的內容檢索、目錄制定、信息錄入與編輯服務，對被服務者的幫助也受到一定限制。4.沒有全面展開服務研究工作。導致高校檔案管理工作的服務效率和質量難以有效提升的原因主要就是由于沒有具體落實相關服務研究工作導致的，高校領導還沒有認識到檔案管理服務工作的重要性，有些檔案管理工作人員由于自身的綜合素質不高，導致在工作的過程中不會主動為需求者提供服務。在高校檔案管理服務研究工作中，需要服務提供者和需求者共同努力，進一步完善服務方式和服務理念，提升其服務意識，并加強對先進網絡技術、信息技術的應用，為服務需求者提供更加細致、全面的服務。

二、在服務意識下加強高校檔案管理工作的措施

（一）提高管理工作人員的綜合素質。如果想提高高校檔案管理工作的效率，最關鍵的是進一步提高管理工作人員的綜合素質，充分認識到自身工作在檔案管理中的重要性和作用，才會更加積極、主動地為服務需求者提供服務。同時，逐步改進和優化自身的工作方式，提高管理效率和質量，為需求者提供高質量的服務，將自身的崗位責任和工作價值更好地展現出來。

（二）促進高校檔案管理工作制度的進一步完善。高校檔案管理工作制度會涉及到多方面的內容，并且在實際管理的過程中，根據不同的情況來實行差異化的制度模式，保證檔案管理工作的順序性和層次性，全面提升其服務質量。同時還需要進一步加強檔案管理的監管力度，規范管理人員的工作行為，將原先忽視的內容加強重視，通過有效的管理來促進高校檔案管理工作效率的提升。

（三）創新服務方式和服務思路。如果想更好地提高高校檔案管理質量和效率，為需求者提供更好的服務，還需要逐步創新和完善原先的服務方式與思路。首先，需要促進工作人員對檔案管理服務工作理解的進一步強化，并加強對較為先進、成熟的服務形式的借鑒和參考，保證高校檔案管理工作更加合理、科學。其次，需要在服務理念下，加強改進檔案管理工作，全面完善檔案管理人員的服務思路。最后，需要創新服務方式，豐富服務方式，注重對網絡信息技術和計算機技術的應用，同時還可以提供宣傳教育、檔案資料共享等服務，吸引更多的人使用，提高檔案的利用效率。

（四）加強與其他高校之間的合作與交流。目前對于我國經濟水平較高的城市，以及國外發達國家來說，在檔案管理工作中都已經逐漸建立較為成熟的體系，在日常工作中也鼓勵教師和學生積極參與到檔案收集和查閱的工作當中來，這樣不僅能夠增加檔案信息的數量，同時也會有更多的人主動參與到資源共享、信息輸入、指引查閱、分類排列、檔案管理的工作當中來。因此，為了全面提升高校檔案管理工作的效率和質量，必須加強各高校之間的合作與交流，通過相互合作來取長補短，創新服務形式，促進高校檔案管理工作能夠順利、正常地開展。

（五）增加成本投入。在高校檔案管理中，硬件設施的齊全是所有工作順利開展的重要保障，如果缺少完善的服務設施的話，高校檔案管理工作效率和質量的提升都只是紙上談兵，基本上難以實現。因此各高校如果想提高自身檔案管理工作效率和質量的話，還需要加大資金投入，積極地引進和購買各項設備，配備良好的硬件設施。比如在建設檔案庫房的時候，可以加強對計算機設備等設備的應用，這樣硬性條件就能夠滿足管理需求，進而才能夠更好地應用理論化的服務思路，提高服務質量。

三、結語

總的來說，隨著社會經濟的發展，人們對信息的需求不斷加大，高校中的檔案信息是所有科研、教學工作順利開展的基礎和前提，因此必須加強對檔案資料的利用，這就需要在管理的工作中加強服務意識。在服務意識下，如果想提高高校檔案管理工作效率和質量的話，首先需要提高管理工作人員的責任意識和工作意識，確保管理人員能夠主動、積極地為需求者提供服務。其次，需要促進高校檔案管理工作制度的進一步完善，這是后續所有管理服務工作順利開展的重要保障。再次，需要創新服務方式和服務思路，引導各項服務工作更好地開展。最后，加強與其他兄弟學校之間的合作與交流，共同學習、共同進步。另外還需要注意的是，需要加大資金投入，提高硬件水平，這為高校檔案管理服務工作的順利開展提供技術支撐。

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