檔案在信息化背景下的服務策略轉變分析

文/廣東外語外貿大學南國商學院 連伊娜

檔案在信息化背景下的服務策略轉變分析

文/廣東外語外貿大學南國商學院 連伊娜

當前，信息技術的普及成為科技發展的必然趨勢。而對于檔案管理工作而言，需要順應當下時代背景，通過改變服務方式以及工作方式，以最大程度提升工作效率。此外，檔案管理工作方式的改變也要求更多高校根據自身特點進行分析，同時選擇科學的管理方式，從而保證管理的高效化、科學化。

檔案管理；信息化背景；服務策略

近年來，國內經濟的發展已經進入高速階段，這直接影響到企業的發展方向，而注重管理的質量，是當下企業發展戰略轉變的一個趨勢。特別是針對財務、信息等方面的管理。而檔案管理是信息管理的一種重要的途徑，傳統的紙質檔案管理雖然能夠保證管理的嚴謹性，但是在檔案調取方面往往存在較大的難度，因而探尋檔案信息化管理以及服務方向是十分重要的。筆者將通過本文，就檔案在信息化背景下的服務策略轉變方面入手，進行具體的分析和研究。

一、當前檔案管理信息化改革的趨勢

（一）信息的多樣化。對于多數檔案而言，往往包含多個類別，而且也關系到企業或者學校內部的關鍵信息，所以整體表現出復雜性，且信息內容多元化的趨勢，對于企業而言，檔案管理的方向不但需要分析當下企業改革的方向，同時需要注重針對一些關鍵數據以及材料的科學嚴格管控。

（二）內容的隱秘性。對于很多檔案信息而言，往往涉及到企業內部的信息、員工信息或者其他關鍵性的信息，而這些信息也與企業將來的進步與改革息息相關，所以對于檔案內容表現而言，更體現出明顯的隱蔽性，即很多檔案內容都是十分重要的，所以需要進行加密和屏蔽，以免關鍵信息泄露，導致企業蒙受不必要的損失。

（三）信息的實時性。由于信息化時代背景的影響，多數企業檔案管理的信息是通過相關市場調查或者分析取得的實時信息，所以信息本身具備時效性，而且信息也會隨著時間的推移發生價值的變化，即如價值的累積與發掘，所以對于檔案管理信息化改革而言，應當更加重視信息的實時性，同時強化檔案的信息管理。

二、當下檔案管理信息化服務轉變存在的問題

（一）缺乏管理關注度。對于多數檔案管理者而言，主要的問題體現在對于檔案資料的關注度不足，特別是無法了解管理流程的價值，而且檔案管理過程中為了避免出現問題，一昧妥協，從而導致管理工作無法達到具體的效果，而且對于信息化檔案數據管理缺乏精細化，這也導致很多企業與原先檔案管理服務效果不佳的問題，無法發揮信息化管理的優勢。

（二）缺少明確的標準。對于檔案信息化管理而言，往往需要相應的管理規則與標準。特別是在當前時代背景下，檔案信息化管理往往需要依賴于專業的管理軟件才能實現，但是軟件最終需要相應的硬件設備進行支持，而不同的企業或者學校，硬件設備也存在相應的差異性，所以需要制定統一的標準，如果檔案管理設備之間存在兼容、通用等方面的差異性，很難保證檔案信息資源的共享與傳輸，也很難保證檔案信息的一致性與科學性。此外，還有一些企業或者高校在檔案日常維護管理過程中，往往只是調整檔案的目錄信息，這也導致調用檔案過程中檔案目錄與內容不一致，只能逐字逐句查詢方能找到需要的信息，這也是檔案信息化管理存在的弊端。

（三）未能普及信息化。數字信息化已經是檔案管理的主流方向，特別是對于高校地區而言，檔案信息化、無紙化管理已經逐步普及，而且在一些企業或者高校內部，也已將電腦作為檔案信息化的重要工具，但是管理單純是調用了電腦的計算與儲存功能，對于電腦的分析、修改以及網絡共享功能往往缺少關注，這也是因為多數檔案信息改革者在管理過程中未能重視檔案專用管理軟件的研發，導致當下檔案管理融入的數字信息化技術僅僅是一種表面現象，技術普及還需要較長的周期。

三、信息化背景下檔案服務轉變策略

（一）強化檔案信息化管理的宣傳。要保證企業或者高校內部檔案管理的效果，則需要優先在其內部加大對檔案管理信息化改革的宣傳，而且需要根據時代特征開展。如通過宣傳講座、檔案信息化管理培訓等多種方式讓管理人員在提升自身工作水平的同時，強化對于檔案信息化管理的關注，從而保證檔案信息化管理宣傳深入人心。同時對于企業和高校自身，也需要落實推進檔案信息化管理改革的措施，如投入更多的資金引入更多檔案管理專業設備、軟件等，為檔案信息化管理改革奠定一定基礎。

（二）強化技術改革、創新及引入。要保證檔案信息化管理能夠落到實處，則應當強化當代檔案信息管理技術的改革、引入及創新，特別是針對性引入一些滿足時代背景技術，為檔案管理工作效果以及效率提升奠定基礎。而且回顧以往檔案管理方法，主要是以紙張作為檔案記錄憑據，通過手寫登記等方式進行管理，無論在管理效果以及管理速度方面都無法滿足當代多數企業的發展特點，而且隨著數據量的增大，檔案管理往往缺少廣闊的覆蓋面。而當下管理改革則可以從引入大數據分析管理入手，即管理過程獲取龐大的數據流，從而組建一個巨大的數據庫，而分析挖掘數據庫內的數據，方能獲取有用的管理信息。此外，要保證檔案管理與傳輸的效果，則可以利用網絡信息平臺作為媒介，實現檔案信息的傳輸與共享，同時能夠對于檔案本身有誤信息進行及時糾正，能夠保證管理的科學性與有效性。

（三）構建科學的管理體系與標準。就目前大部分院校或者企業而言，要保證檔案管理的信息化改革從而最大程度體現其服務職能，則需要對傳統的檔案管理體系以及標準進行界定，而通過明確的規則與管理方式，則可以保證管理流程的合理性，而且需要對于一些關鍵性檔案進行加密管理，從而避免因為檔案管理疏漏或者電腦中毒問題，而導致檔案信息的泄露。此外，管理過程中還應當明確管理流程以及標準，保證管理工作能夠按照規定進行，從而最大程度保證檔案管理的科學性與高效性。

（四）強化多元化檔案管理服務。對于檔案管理工作而言，往往是屬于院校或者企業本身的行政管理工作范疇，而且檔案本身包含的對象并不是單一的，因而對于院校或者企業的檔案信息化管理工作而言，則需要優先強化多元化的理念，而具體的管理方向可以包含以下幾點：1.促進高校加快自身科研技術，從而為管理改革帶來重要的意義。2.對于高校和企業而言，電子檔案本身也是內部各類評估流程的關鍵參考，而且根據相關的檔案信息或者數據開展評估，則有利于企業或者高校轉變自身需求。3.保證信息的價值，對于多數檔案信息而言，往往具有時效價值，而通過信息化手段，則可以實時更新檔案信息，從而保證信息的實時性，同時可以及時更新檔案信息，保證信息價值不會因為時間的流逝而降低，甚至失去，而且通過信息化途徑獲取的信息比較廣闊，對于檔案信息的完整化展示也將帶來關鍵性的作用。

四、結語

總體來說，信息化發展與改革是當下時代發展的主要特點，也是目前很多行業與工作改革的關鍵方向與依據，而對于檔案管理工作而言，提升管理的效果以及效率不僅僅是時代對于工作新的要求，更是社會發展的必然需求。而要保證檔案信息化管理服務的模式轉變，則應當強化檔案管理的信息化改革速度，不僅僅需要通過管理技術引入，管理方法轉變入手，還需要強化相關管理人員的職業素養與責任感，從而保證檔案管理信息化改革成為企業或者高校關注的焦點。

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