在新形勢下企業加強檔案管理的幾點思考

文/陜西省交通規劃設計研究院 王娟

在新形勢下企業加強檔案管理的幾點思考

文/陜西省交通規劃設計研究院 王娟

檔案管理在促進經濟發展方面的作用是不可替代的。快速地發現檔案管理的相關問題，科學合理地提升檔案管理工作的質量和效率，為檔案管理工作的優質發展奠定良好的基礎。本文對新形勢下企業加強檔案管理的措施進行了分析。

新形勢；企業；檔案管理

一、企業檔案管理現狀

縱觀我國當前各行業企業檔案管理現狀不難看出，工作人員技術水平普遍不高。由于深受較多因素的影響，當前企業檔案管理人員專業能力以及工作業務水平并不高，加之企業不重視檔案管理，導致崗位人員無法快速更新專業知識，參與技能培訓的機會少之又少。檔案管理人員通常是兼職或是承擔多項職能。長久以來，負責檔案管理的企業領導，并沒能形成正確的工作觀念，部分人員認為檔案管理可有可無，無法將該項工作看成是企業管理的重要部分。一些領導認為檔案管理僅僅是保管好重要的檔案信息便可，該項工作無法同生產崗位相比，后者才能夠創造出可觀的經濟效益，前者無法對企業創新、創造性發展發揮太大影響。

上述現象充分表明企業部分員工欠缺對檔案管理的科學認識，導致該項工作無法符合現代企業管理的真正需要。當前，較大比例的企業檔案管理員工并沒有接受過專項業務技能培訓，欠缺豐富的檔案管理知識，針對企業檔案信息的重要性、分類、收集、整理、歸納、裝卷等并不熟悉，無法形成標準化意識。一些企業檔案管理崗位普遍存在減值現象，員工無法投入更多的精力在檔案管理上，進而阻礙了檔案管理工作水平的全面提升。

二、新形勢下企業加強檔案管理的措施

（一）檔案管理信息化。企業檔案管理中采用電子信息化模式極為重要，首先可將企業檔案依照專業技術、科技員工、財務工作、生產報表等類別做細化分配，進而完成不同載體的集成化管控。另外，采用電子信息化技術管理企業檔案可全面提升工作效率，滿足企業各部門、相關工作人員快速高效查詢檔案信息的豐富需要，同時還可明顯降低檔案工作人員的任務量，令查閱檔案的質量與效率均有所提升。再者，利用電子化技術模式可完全將企業重要檔案的原貌保存下來，大大提升了企業檔案信息的可用性、可信性以及精準性。通過電子信息化管理，員工在查詢檔案過程中便可不接觸原件，進而大大提升了對企業檔案信息原件的完好保存度。利用網絡系統、電子信息技術管理企業檔案還可突破由于地域限制而造成的查詢應用障礙，真正達到異地、跨時空查詢檔案的目標。

在檔案管理工作方面，新時期檔案管理工作的重要發展方向是全面實現信息化。在信息化發展的大環境下，檔案文件的全部備案、檔案信息資料的整理分析全部可以運用現代化計算機信息技術作為基礎技術來完成。這不僅僅在某種意義上提升了檔案資料的安全性，還最大限度節省了檔案信息鑒別及整理時要付出的時間。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以為企業集團或者是國家政府事業單位的重大決策提供最可靠的根據和支持，還可以讓使用人員無障礙、跨區域查找檔案資料，全面實現檔案信息智能交換以及資源共享，進而最大程度促進各相關部門的穩定發展。

（二）檔案管理一體化。檔案管理每個階段的整合就是檔案管理一體化的具體表現，其完全去除了檔案管理的每個相對獨立的流程，全面徹底提升了檔案管理的效率。古老傳統的檔案管理大致可以分為四個方面，主要是檔案的長期保存、檔案的整理備案、檔案的保存、檔案的使用。因為檔案和文檔的具體管理方法以及所用標準都不一樣，所以檔案管理的效率就受了較大的影響。因此檔案管理慢慢的向一體化方面改進，在檔案管理工作之中，要完全知道檔案管理一體化的基本流程以及關鍵操作，全面提升檔案管理的工作質量。

（三）檔案管理多元化。在公眾慢慢地認知檔案管理的作用后，檔案管理的工作重點定位于服務眾眾。檔案管理的實際數量是由于社會市場經濟飛速發展而不斷豐富的，無論是國家政府事業單位以及學術調查研究的發展，還是人民群眾的生活以及國家信息，檔案管理的作用都是意義重大的。因此，檔案管理一定要向多元化方向發展，向社會全體人員提供相關檔案信息的查詢業務，從而最大限度地發揮檔案管理所具有的作用。同時，在信息查詢方面一定不要局限于紙質檔案古老的查詢方式，還可以運用現代化信息技術手段來進行相關的查詢服務。

（四）加強檔案管理人員職業道德建設。加強思想政治教育，夯實職業道德根基。尤其要解決其思想問題，強化檔案管理人員馬克思主義的思想教育，核心與靈魂即是全心全意為人民服務。加強檔案管理人員全心全意為人民服務的宗旨引導，開展學習和自我學習，批評與自我批評，最重要的就是加強其服務意識的教育。道德，是維系社會良性發展所必須的，要貫徹敬業、誠實守信、奉獻社會的服務精神，克服那種認為勞動只是一種差事的看法，為人民謀取利益，為人民做好事，做實事。

三、結束語

隨著社會的日益進步和發展，檔案管理工作的創新與發展得到社會各界越來越多的關注。檔案管理工作在企業的發展中，起到了非常重要的作用，是一項比較基礎的工作。本文對新形勢下企業加強檔案管理的措施進行如上分析，希望得到同行的認可。

【參考資料】

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